Bruk hjelpesystem

Det er ofte nødvendig og lovpålagt å ta i bruk ulike hjelpesystem, både for å kunne ta hand om kundane dine på ein god måte og for å ha eit godt forhold til viktige samarbeidspartnarar og det offentlege. Det vil til dømes vere skadeleg for næringsverksemda til ein lege om han ikkje klarer å halde orden på timeavtalane sine, eller om ein handverkar ikkje held orden på oppdraga sine. I tilfelle reklamasjon er det viktig å ha oversikt over kva som er avtalt og til dømes kor mange timar ein har brukt på ein jobb.

Uttak og sal til eigarar og deltakarar
Bokføringslova krev at uttak til eigarar, deltakarar og eiga verksemd skal spesifiserast. Det same gjeld sal til eigarar og deltakarar i føretak med færre enn 10 eigarar eller deltakarar. Uttak og kjøp skal spesifiserast per eigar eller deltakar eller på eiga verksemd i ei ordna rekkjefølgje med dokumentasjonsdato og dokumentasjonstilvisingar. Ved uttak skal det spesifiserast til verkeleg verdi.

For dokumentasjon av sal gjeld dei generelle reglane for innhaldet i salsdokumentet. Ved uttak skal desse reglane brukast så langt dei passar.

Dokumentasjon av tidsbruk
Bokføringspliktige som utfører tenester der prisen er basert på tidsbruk, må dokumentere utførte timar for kvar eigar og tilsett. Du skal då spesifisere timane per dag fordelt på intern tid og på einskilde kundar/oppdrag. Føresegnene gjeld òg i tilfelle der det er avtalt ein fast pris, men ikkje for eigarar og tilsette som berre utfører interne administrative oppgåver. Dokumentasjonen skal takast vare på i 3 år og 6 månader etter slutten på rekneskapsåret.

Dokumentasjon av løn
Ein skal lage dokumentasjon av løn for kvar einskild tilsett. For tilsette som heilt eller delvis får timeløn, skal desse opplysningane vere dokumenterte:

a) dato for utført arbeid
b) talet på timar den aktuelle datoen
c) timar totalt for den aktuelle perioden

Denne dokumentasjonen skal takast vare på i Noreg i 3 år og 6 månader etter slutten på rekneskapsåret.

Timebestillingar

Bokføringspliktige som utfører tenester etter timebestilling skal dokumentere timebestillingar med tidspunkt for utføring av tenesta og namnet på kunden. Det skal gå fram av dokumentasjonen kva for timar som ikkje blei gjennomførte. Dersom ein avbestilt time blir erstatta av ei ny bestilling, skal ein dokumentere dette. Dokumentasjonen skal takast vare på i 5 år.

Avtalar
Avtale- og bestillingssystem kan vere nødvendige når du har einskildleveransar. Du bør registrere både sal og større innkjøp i eit slikt system. Dersom du kjøper og sel dyre forbruksvarer, bør du registrere bestillingar og avtalar om leveransar med ein gong bestillinga blir gjort. Eit slikt system kan innehalde:

  • Avtaledato
  • Kven avtalepartane er
  • Kva som skal leverast (art og mengd)
  • Avtalt pris
  • Dato for levering
  • Referanse til dokumentasjon

Dersom du opprettar skriftlege avtalar med kundar, kan du lagre dei alfabetisk etter namnet på kunden. Du har såleis eit avtaleregister og treng ikkje gjere vidare registreringar.

Prosjektrekneskap
Dersom du har oppdrag i bygg- og anleggsbransjen der verdien på oppdraget er meir enn
300 000 kroner, skal du føre prosjektrekneskap. Ein prosjektrekneskap er ei oppstilling over inntekter og kostnader per oppdrag. Du kan få rekneskapsføraren din til å setje opp ein slik rekneskap, men rekneskapsføraren er avhengig av at du set opp ei oversikt over kva for prosjekt du arbeider med til ei kvar tid, og merkjer bilag med kva for prosjekt dei høyrer til.

Betaling av rekningar
Det er viktig å ha system for betaling av rekningar for å ha oversikt over kva for rekningar som til ei kvar tid skal betalast.

Sal på kreditt
Det er viktig å ha system for oppfølging av sal på kreditt for å sikre at du får inn dei pengane du har krav på snarast råd.

Lagersystem
Lagersystem er nødvendige i produksjonsbedrifter der ein vidaretilverkar/foredlar varer og for ein del verksemder som sel produkt som det er lagt særavgifter på. Dei er òg nyttige for andre handelsbedrifter. Eit lagersystem gjev oversikt over kor langt ei vare har kome i produksjonsprosessen, og kan gje desse opplysningane:

  • Tilgang, avgang og behaldning av ferdige varer, eventuelt råvarer og varer under arbeid
  • Type vare
  • Kvantum (med tydeleg spesifisering av måleeining)
  • Verdi av kvar einskild vare

Det skal vere mogleg å spesifisere varelageret på varegrupper. Varer som er fritekne for meirverdiavgift skal kunne skiljast ut og visast som ei eiga gruppe. Ukurante varer skal visast som ei eiga gruppe.

Vareteljingslister
Ein skal setje opp vareteljingslister kvart år. Behaldninga av varer må teljast opp og grupperast. Vareteljingslista skal innehalde desse opplysningane:

  • Type vare
  • Kvantum (med tydeleg spesifisering av måleeining)
  • Verdi av kvar einskild vare

Det bør vere mogleg å spesifisere varelageret på varegrupper. Varer som er fritekne for meirverdiavgift skal kunne skiljast ut og visast som ei eiga gruppe. Ukurante varer skal visast som ei eiga gruppe.