Ha oversikt over kontantar og dokumenter fortløpande endringar i kontantbehaldninga

I mange verksemder skjer mesteparten av salet ved at kunden betalar kontant. Gode rutinar for handsaming og dokumentasjon av kontantar er med på å sikre at pengar ikkje blir borte og at du på ein tillitvekkjande måte kan gjere greie for inntekta di for skattestyresmaktene.

To kontantkasser
Bruk to kontantkasser, ei der du har kontantomsetninga for dagen og ei som du bruker til å betale rekningar. Fastkassa (til rekningar) kan til dømes vere på 5 000 kroner, og då skal det alltid liggje kontantar eller betalte rekningar på til saman 5 000 kroner i denne kassa. Storleiken på beløpet ein treng å ha i fastkassa kjem an på kor mykje som blir kjøpt kontant. Fastkassa må minst gjerast opp for kvar rekneskapsperiode, slik at bilaga blir sende til rekneskapsføring i rett periode. Når kontantane er brukte, tek ein ut pengar frå banken slik at ein igjen har t.d. 5 000 kroner i fastkassa. Uttakskvitteringa og rekningar legg ein saman med andre bilag som skal rekneskapsførast.

Kontantomsetning må setjast i banken
Kontantane du får inn set du i banken med jamne mellomrom, t.d dagleg. Snakk med banken om nattsafeordningar eller liknande.

Registrer kvart sal på kassaapparatet
Det er eit krav at kontantsalet blir slege inn på kassaapparatet med ein gong salet skjer. Hugs at kunden skal ha kasselappen, og at du skal ha ein sladrerull i kassaapparatet. Bokføringspliktige som driv ambulerande eller sporadisk kontantsal som ikkje overstig tre gonger grunnbeløpet til folketrygda i løpet av eit rekneskapsår, er ikkje pliktige til å registrere omsetninga på eit kassaapparat. Dei kan i staden dokumentere kontantsalet fortløpande i ei innbunden bok med førehandsnummererte sider, eller med gjenpartar av daterte førehandsnummererte salsbilag. Ved oppsøkjande sal til publikum på idrettsarrangement, konsertar og liknande kan dagleg sal frå kvar einskild seljar registrerast som eitt beløp på kassaapparatet, og ein treng ikkje skrive ut kvittering til kunden.

Tel opp kassa

Tel opp kontantane i kassa ved slutten av dagen eller seinast før du opnar dagen etter. Avstem kontantbehaldninga i kassa mot salet som er registrert på kassaapparatet. Kassa skal avstemmast dagleg.

Alle kontante inn- og utbetalingar skal registrerast dagleg

Andre kontante inn- og utbetalingar skal òg registrerast dagleg dersom det let seg gjere. Slike inn- og utbetalingar kan vere løn til tilsette, uttak til privat forbruk, betaling til ein leverandør, tilbakebetaling av pengar du har lånt til ein tilsett osb.

Dokumenter kontante inn- og utbetalingar

Sørg for at du òg har bilag på inn- og utbetalingar i tillegg til omsetninga. Dersom transaksjonen er slik at du ikkje får noko bilag, skriv då eit internbilag, forklar kva beløpet gjeld og noter ned opplysningar som er viktige for rekneskapsføringa.