Kan ein ta ut kontantar frå kassaskuffen dersom uttaket ikkje blir registrert i kassaystemet? Kva med innbetalingar som ikkje gjeld kontantsal?

Ja, ein kan ta ut og ta imot kontantar sjølv om dette ikkje blir registrert på kassasystemet. Når ein ikkje har dokumentert uttak og innbetalingar via kassasystemet, må ein utferde særskild dokumentasjon. 

Kassasystemforskrifta § 2-8-2 andre ledd lyder slik (vår understreking):

Dersom det vert skrive ut kvitteringar for kredittsal frå kassapunktet, skal talet på kredittsal og beløp spesifiserast. Det same gjeld innbetalingar og returkvitteringar som gjeld kredittsal. Også talet på andre inn- og utbetalingar som blir registrert på kassapunktet, skal spesifiserast på type og beløp.

Føresegna krev at inn- og utbetalingar som blir registrerte på kassapunktet skal spesifiserast i X- og Z-rapport. Dette gjeld òg innbetalingar på kredittsal som er «fakturerte» frå kassapunktet. Det er dermed ikkje noko krav om at kassasystemet skal kunne registrere inn- og utbetalingar. Dersom ein tek ut kontantar av kassaskuffen skal dette dokumenterast etter bokføringsforskrifta § 5-3-8 (som tek til å gjelde 1. januar 2019), og dokumentasjonen skal oppbevarast i kassaskuffen:

§ 5-3-8. Registrering av vekselkasse og krav til dokumentasjon ved uttak av kontanter

Ved salgsdagens begynnelse skal vekselkassen registreres i kassasystemet.

Uttak av kontanter fra kassaskuffen i løpet av dagen skal dokumenteres særskilt.

Dokumentasjonen skal minst inneholde følgende opplysninger:

a)  dato og klokkeslett

b)  beløp

c)   hvem som har gjort uttaket.

Dokumentasjonen skal oppbevares i kassaskuffen.

Innbetalingar som ikkje gjeld kontantsal (dvs. som ikkje gjeld betaling for varer og tenester på salstidspunktet) skal òg dokumenterast. Ein viser til bokføringsforskrifta § 5-11:

Dokumentasjon av betalingstransaksjoner som ikke vedrører kontante kjøp og salg, skal vise betaler og mottaker av betalingen samt beløp og dokumentasjonsdato.

For innbetalingar som ikkje blir tilstrekkeleg registrerte og dokumenterte via kassasystemet, må ein utferde særskild dokumentasjon.

Når det gjeld tips spesielt, gjer vi merksam på at det ikkje er tillate å oppbevare tips i kassaskuffen, med mindre kassasystemet har ein funksjon for å registrere tips. Vi viser til bokføringsforskrifta § 5‑3‑2 siste ledd (som tek til å gjelde 1. januar 2019).