Rekneskap

Generelt om årsrekneskaps- og bokføringsplikt

Foreiningar som i året har hatt eigedelar med ein verdi over 20 millionar kroner eller eit gjennomsnittleg tal på tilsette som er høgare enn 20 årsverk, er årsrekneskapspliktige etter rekneskapslova av 17. juli 1998 § 1-2 første ledd. Dersom ei verksemd er organisert som eit aksjeselskap eller ei stifting har verksemda årsrekneskapsplikt uavhengig av kor stor ho er eller om det blir drive økonomisk verksemd.

Årsrekneskapsplikta inneber at det skal avleggjast årsrekneskap og årsmelding i samsvar med reglane i rekneskapslova. Årsrekneskapen skal omfatte all verksemd som blir driv av organisasjonen. Etter rekneskapslova § 4-1 tredje ledd kan rekneskapspliktige foreiningar og stiftingar som ikkje har økonomisk vinning som føremål, fråvike enkelte av dei grunnleggjande rekneskapsprinsippa i rekneskapslova og i staden følgje ”God regnskapsskikk for ideelle organisasjoner” gitt ut av Norsk Regnskaps Stiftelse.

Organisasjonar som har årsrekneskapsplikt har òg bokføringsplikt etter bokføringslova av 19. november 2004 § 2 første ledd. Organisasjonar som driv verksemd og som har plikt til å levere skattemelding for formues- og inntektsskatt eller skattemelding for meirverdiavgift, har bokføringsplikt sjølv om dei ikkje har årsrekneskapsplikt. Ein viser til bokføringslova § 2 andre ledd. Føresegner om bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av rekneskapsmateriale finst i bokføringslova med forskrift og må følgjast av alle som har bokføringsplikt.

Organisasjonar kan òg ha rekneskapsplikt etter særlovgiving eller etter interne reglar. Eitt døme på dette er "Regnskaps- og revisjonsbestemmelser for alle organisasjonsledd tilsluttet Norges Idrettsforbund og Olympiske komité", vedtekne av Idrettsstyret 17. februar 1999. Ein rår elles til at alle organisasjonar fører rekneskap, sjølv om dei formelt sett ikkje har plikt til det. Dette er viktig, både av omsyn til den interne kontrollen og for at verksemda når det er trong for det, kan leggje fram rekneskapen som dokumentasjon. Skattekontora kan òg påleggje den ein reknar med driv næringsverksemd bokføringsplikt, jf. bokføringslova § 2 tredje ledd.

Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av rekneskapsmateriale

Nedanfor finn du ein omtale av enkelte sentrale føresegner frå bokføringslova, jf. òg forskrift 1.12.2004 nr.1558 om bokføring (bokføringsforskrifta). Alle som er bokføringspliktige skal følgje desse reglane. Skildringa av reglane er ikkje uttømmande, og kvar einskild må gjennomgå regelverket fullt ut, eventuelt ved å nytte kvalifisert hjelp som til dømes rekneskapsførar eller revisor.

Salsdokumentasjon for kontantsal

Dersom den bokføringspliktige verksemda har kontantomsetning, skal denne registrerast fortløpande på kassaapparat, terminal eller eit anna likeverdig system som produserer daterte, nummererte summeringsstrimlar (kassarullar) eller tilsvarande rapportar, og som kan skrive ut salsdokumentasjon (kvittering). Kassabehaldninga skal teljast opp dagleg, og denne skal i eit dagsoppgjer avstemmast mot daterte nummererte summeringsstrimlar (Z-rapportar) eller tilsvarande rapportar. Det skal gå fram kven som har gjennomført dagsoppgjeret og det skal daterast. Sjå bokføringsforskrifta delkapittel 5-3.  

I bokføringsforskrifta delkapittel 5-4 er det gitt enkelte unnatak frå krava om dokumentasjon av kontantsal. I § 5-4-1 er det gitt unnatak for bokføringspliktige som driv ambulerande eller sporadisk kontantsal som ikkje overstig 3 gonger grunnbeløpet i folketrygda i løpet av eit rekneskapsår. Dei bokføringspliktige som oppfyller vilkåra kan i staden for kassaapparat o.a. dokumentere kontantsalet fortløpande i ei innbunden bok, der sidene er førehandsnummererte, eller ved gjenpart av daterte førehandsnummererte salsbilag, til dømes førehandsnummererte billettar, jf. bokføringsforskrifta § 5-4 første ledd.

I bokføringsforskrifta § 5-4-2 er det gjort unnatak for sal til publikum på idrettsarrangement, konsertar og liknande. Men dette unnataket gjeld berre ved oppsøkjande sal til publikum, og ikkje ved sal frå ein fast tilrettelagt utsalsstad som til dømes kioskar.

Du finn meir informasjon om kva salsdokumentet generelt skal innehalde, i bokføringsforskrifta delkapittel 5-1.

Du finn meir om bokføring her.

Lønn/skattetrekk/arbeidsgivaravgift

Lønn og andre oppgåvepliktige ytingar, i tillegg til forskotstrekk og utleggstrekk skal spesifiserast på motpart. Desse opplysningane skal registrerast, jf. bokføringsforskrifta § 5-6:

  • Fødselsnummer
  • Namn og stilling
  • Skattekommune
  • Tabellnummer og/eller den trekkprosenten som står på skattekortet.

For kvar periode med rapportering av forskotstrekk og påleggstrekk (utleggstrekk) skal desse opplysningane spesifiserast på motparten:

  • Datoen då ytingane blei utbetalte og om mogeleg det tidsrommet ytinga knyter seg til
  • Brutto yting
  • Eventuelle tillegg for naturalytingar som ein skal gjennomføre trekk i
  • Frådrag for pensjonsinnskot, bidragstrekk og trekkfri fagforeiningskontingent
  • Trekkgrunnlaget
  • Kor stort det gjennomførte forskotstrekket og påleggstrekket (utleggstrekk) er

For tilsette som heilt eller delvis blir godtgjorte basert på talet på arbeidde timar, skal i tillegg opplysningane nedanfor vere dokumenterte per motpart:

  • Datoen då arbeidet blei utført
  • Talet på timar den aktuelle datoen
  • Sum timar den aktuelle perioden

Når ein skal betale arbeidsgivaravgift av ytingane, skal ein kunne gjengi dei avgiftspliktige ytingane samla, per avgiftssats og sone, jf. bokføringsforskrifta § 3-1 første ledd nr. 9.

Oppbevaring av rekneskapsmateriale

Rekneskapsmateriale som nemnt i bokføringslova § 13 første ledd nr. 1 til 4 skal oppbevarast i Noreg i 5 år etter utgangen av rekneskapsåret. Dette gjeld

  1. Årsrekneskap og anna pliktig rekneskapsrapportering, årsmelding og revisjonsmelding
  2. Spesifikasjonar av pliktig rekneskapsrapportering (Sjå bokføringslova § 5)
  3. Dokumentasjon av bokførte og sletta opplysningar, dokumentasjon av kontrollsporet o.a. og balansen
  4. Nummererte brev frå revisor.

Rekneskapsmateriale som nemnt i bokføringslova § 13 første ledd nr. 5 til 8 skal oppbevarast i 3 år og seks månader etter utgangen av rekneskapsåret. Dette gjeld til dømes avtaler som gjeld verksemda, med unnatak av avtaler som er mindre viktige, og korrespondanse som gir vesentleg tilleggsinformasjon om ei bokført opplysning.

Reglar for organisasjonar som ikkje er bokføringspliktige etter bokføringslova

Lønn

Dersom organisasjonen ikkje er bokføringspliktig og ikkje nyttar reglane i bokføringslovgivinga (jf. ovanfor), skal ein etter § 5-11-2 i forskrift av 21.12.2007 nr. 1766 til skattebetalingslova føre ei lønningsliste for kvar mottakar av lønn eller anna godtgjersle.

Kvar liste skal innehalde:

a) fødselsnummer,

b) namn og stilling,

c) skattekommune,

d) tabellnummer og/eller den trekkprosenten som står på skattekortet.

Dersom skattekortet ikkje er gjort tilgjengeleg for arbeidsgivar, og opplysningar som skal gå fram av skattekortet ikkje på annan måte er blitt gjort kjent for arbeidsgivaren, skal arbeidsgivar sin dokumentasjon vise namnet og nummeret på den kommunen der mottakaren av godtgjersla (skattytaren) oppgir å vere busett 1. november i året før trekkåret. Dersom mottakaren av godtgjersla er utanlandsk og ikkje var busett i Noreg 1. november i året før trekkåret, skal dokumentasjonen vise kva for kommune vedkomande busette seg i då han/ho kom til Noreg.

Har arbeidsgivaren teke imot pålegg om utleggstrekk i medhald av skattebetalingslova kapittel 14, skal dokumentasjonen også innehalde opplysningar om:

a) kven som har utferda pålegget,

b) når ein tok imot pålegget,

c) det beløpet som skal dekkjast ved utleggstrekket,

d) inntektsåret som pålegget om utleggstrekk gjeld, og

e) trekkprosenten eller det beløpet som skal trekkjast for kvar utbetalingsperiode.

For kvar periode med pliktig rapportering av forskotstrekk og utleggstrekk skal dokumentasjonen innehalde desse opplysningane for kvar skattytar:

a) datoen då ytingane blei utbetalte, og om mogeleg det tidsrommet ytinga knyter seg til,

b) brutto yting, dersom det er aktuelt å oppgi talet på godtgjorte timar,

c) eit eventuelt tillegg for naturalytingar som ein skal gjennomføre trekk i

d) frådrag etter skattebetalingslova § 5-9,

e) lønnstrekk etter Finansdepartementet si forskrift 19. november 1999 nr. 1158 til skattelova

    § 5-15-4 (heime-PC),

f) trekkgrunnlaget, og

g) kor stort det gjennomførte forskotstrekket og påleggstrekket er.

For tilsette som heilt eller delvis blir godtgjorte etter talet på arbeidde timar, skal i tillegg opplysningane nedanfor vere dokumenterte for kvar skattytar:

a) datoen då arbeidet blei utført,

b) talet på timar den aktuelle datoen, og

c) sum timar for den aktuelle perioden.

Ein skal utferde dokumentasjon av lønn o.a. seinast på det tidspunktet ein har høve til å få dei aktuelle ytingane utbetalt.

Vanleg lønn i ferien, feriegodtgjersle og lønn før jul skal førast på lista. Lønn og godtgjersler som på tidspunktet for utbetaling er under dei gjeldande minstegrensene for utrekning av forskotstrekk, utrekning av arbeidsgivaravgift eller lønnsoppgåveplikt, skal òg førast på lønnslista.

Lønn m.m. som nemnt ovanfor, skal førast på lønnslista seinast når ho blir utbetalt eller på det tidlegare tidspunktet når vedkomande får høve til å få beløpet utbetalt. Tillegg for verdien av naturalytingar og drikkepengar skal førast på lista for kvart trekktilfelle.

Dokumentasjonen skal leggjast til rette for å gi innsyn for offentleg kontrollmyndigheit. Når ein skal svare arbeidsgivaravgift av ytingar, skal dei avgiftspliktige ytingane gå fram særskilt og ein skal kunne gjengi dei samla, per avgiftssats og sone.

Dokumentasjonen skal oppbevarast i Noreg i fem år etter utgangen av inntektsåret.

Som nemnt kan organisasjonen ha bokføringsplikt etter særlovgiving eller interne reglar.