Generelle retningslinjer for innberetning av Grunnlagsdata på maskinlesbart medium til Skattedirektoratet
For innberetning av data på maskinlesbart medium; CD, DVD eller disketter gjelder følgende retningslinjer:
Fysisk merking
Disketter skal sendes rekommandert og skal ha påklistret en merkelapp som gir opplysninger om følgende:
1. Innsenders navn (firma) og adresse
2. Organisasjonsnummer
3. Telefonnummer
4. Kontaktperson
5. Filnavn
6. Maskintype: med dette forstås hvilken maskintype disketten(e) er lagt på, for eksempel IBM z/os.
8. Operativsystemet som er brukt; eksempelvis Windows-XP.
CD og DVD skal merkes med ovennevnte opplysninger direkte på platens overside.
Videre bør det legges ved et skriv dersom innsender mener det er nødvendig med utfyllende opplysninger knyttet til innlesningen av filen.
Retningslinjene for fysisk merking må følges. Alle punktene er viktige for riktig og rask behandling.
Dersom det skulle oppstå problemer med lesing av mediet, vil oppgavegiver bli kontaktet når feil oppdages. Mangelfull merking vil vanskeliggjøre dette, og i verste fall medføre at oppgavene blir betraktet som ikke levert.
Ulike typer grunnlagsdata
Ved innberetning av ulike typer grunnlagsdata, for eksempel lønns- og trekkoppgaver, likningsoppgaver for boligsameie, boligselskap, saldo- og rente mv, må hver oppgavetype legges på hvert sitt medium. Mediet skal kun inneholde én recordbeskrivelsestype.
Ved innsending av kontrolloppgaver for primærnæring (KOP) er det anledning til å legge flere recarter på samme medium.
Det skal være én fil pr. medium. Mappeinndelinger eller andre trestrukturer er ikke tillatt. Filen kan inneholde flere leveranser fra ulike oppgavegivere så lenge det gjelder samme oppgave- og recordbeskrivelsestype. Når et medium inneholder oppgaver for flere oppgavegivere, skal dette være samlet i én fil.
Spesielt om innberetning
For å unngå fysisk skade på mediet, bør cover benyttes på CD, DVD og diskett. Foret konvolutt anbefales.
Krav til fysisk/logisk format
Krav til fysiske/logiske formater: CD, DVD og disketter
1. 3 1/2" disketter: DOS-format, UNIX
2. CD (74 min.) og DVD: DOS-format (text-fil)
Datasettnavn/Filnavn
Følgende filnavn skal benyttes:
Lønns- og trekkoppgaver: GAXDFLT
Øvrige grunnlagsdata: GRUNNLAG
Filtype
DOS-format (tekstfil).
Filtypen skal være:
• COPY når filen får plass på en diskett (vanlig kopieringskommando).
• BACKUP når filen går over flere disketter. Rekkefølgen skal markeres på
diskettene, og det må komme tydelig frem på merkelappene at filtypen er
BACKUP.
• PAKKET. Hvis filen er så stor at den vil gå over flere disketter, er det anledning til å pakke filen, for eksempel ved hjelp av pkzip/Winzip. Merk disketten med hva slags pakkeprogram som er brukt og legg eventuelt ved utpakkingsprogram. Til orientering er det Winzip 11 som blir benyttet av Skattedirektoratet.
Ved filtype 'BACKUP' bør det tas backup fra det directory hvor orginalfilen ligger.
Recordlengde
Lønns- og trekkoppgaver: 120
Øvrige grunnlagsdata: se recordbeskrivelse for den enkelte type grunnlagsdata.
Merknader
• Det skal bare være én fil pr medium.
• Det skal kun være én recordbeskrivelsestype pr. medium
• Når et medium inneholder oppgaver for flere oppgavegivere, skal dette være samlet i én fil.
• Mediet skal ikke inneholde andre filer.
• Hver record(post) skal avsluttes med CRLF (linjeskift) i de to påfølgede posisjonene etter recordslutt. Ved eksempelvis recordlengde 300, skal CRLF være i posisjonene 301 og 302. Lønns- og trekkoppgaver skal ha CRLF i posisjon 121 og 122.
• Filen må ikke være en teksteditor-kopi fra for eksempel WP, Word, Excel-regneark
• Hvis filen brennes på CD eller DVD (med) i XP, noter dette på mediet.
• Sjekk at filen er på mediet før innsending.
• Ta alltid en kopi/backup av filen i tilfelle dere må sende den inn på nytt.
• Skattedirektoratet kan ikke motta opplysningene/oppgavene via e-post.
• CD, DVD og disketter returneres ikke