Er det ok å sette kassen automatisk i "nødmodus" dersom det oppstår kritisk feil på kassaskuffen eller skriver?

Dersom det oppstår en feil i kassasystemet, kan systemet likevel brukes til å registrere kontantomsetningen. Det er en forutsetning at alle registreringer gjort i nødmodus kan spores i elektronisk journal og i standard eksport-XML (SAF-T)

I henvendelsen  skisseres følgende løsning: "Dersom nødmodus tillates kan salget  fortsette, men operatør vil få opp en dialogboks mellom hvert salg som sier at det er en kritisk feil på skuff/skriver som må repareres. Denne meldingen må kvitteres ut for hvert salg (trykk OK)".

Bokføringsforskriften § 5-3-11 som trer i kraft 1. januar 2019, lyder:

§ 5-3-11. Reserveløsninger

Dersom det oppstår feil i et kassasystem, og feilen medfører at kravene i kassasystemlova § 3 eller kassasystemforskrifta § 2-1 til § 2-8 ikke oppfylles, skal feilen rettes uten ugrunnet opphold. Inntil feilen er rettet skal den bokføringspliktige ta i bruk hensiktsmessige reserveløsninger.

Merknaden til bestemmelsen lyder slik (hentet fra høringsnotatet):   

Dersom feilen er av en slik karakter at kassasystemet må bringes inn for service, vil en hensiktsmessig reserveløsning være å anskaffe en låne-/leiekasse. I et kortere tidsrom, inntil denne er på plass, vil det kunne benyttes et mer manuelt system med daterte, nummererte kvitteringer eller lignende. Det samme vil gjelde hvis det oppstår kortvarige avbrudd grunnet strømbrudd eller lignende, eller ved utendørs salg, hvor det pga. værforhold (ekstrem kulde mv.) ikke lar seg gjøre å benytte kassasystemet. Det er viktig at den bokføringspliktige dokumenterer hvorfor det ikke er benyttet kassasystem i den aktuelle perioden.

Både utskrift av kvitteringer og logging av skuffeåpninger er sentrale krav i regelverket. Regelverket forutsetter dessuten at feilen skal rettes uten ugrunnet opphold. Det kan oppstå situasjoner hvor bruk av kassasystemet i nødmodus er mer hensiktsmessig enn å skrive manuelle kvitteringer. Dette kan f.eks. være i en dagligvareforretning, hvor det er kort tid mellom transaksjonene og hvor man ofte bruker strekkoder for å registrere omsetningen. Den skisserte løsningen kan benyttes i slike tilfeller, forutsatt at alle registreringer gjort i nødmodus kan spores i elektronisk journal og i standard eksport-XML (SAF-T).

Det forutsettes at det samme dag tas nødvendige skritt til å få rettet feilen, eventuelt anskaffe lånekasse. Hvis skriver ikke kan benyttes, må det legges til rette for at det kan skrives manuell kvittering til kunden på forespørsel.