Hvordan skal feil registrering av type betalingsmiddel korrigeres?

Hvis feilen avdekkes i forbindelse med dagsoppgjøret etter at det er kjørt en Z-rapport, vil dette inngå som en del av dagsoppgjøret. Hvis feilen avdekkes etter at det er skrevet ut kvittering til kunden, men før dagsoppgjøret skal det skrives ut en returkvittering og en ny salgskvittering til kunden. Alternativt kan det skrives ut et korreksjonsbilag som kun korrigerer feil betalingsmiddel. Feilaktig registrert betalingsmiddel og nytt betalingsmiddel må fremgå av dokumentasjonen, og det må være referanse til salgskvitteringens nummer. Dokumentasjonen må skrives ut og tilbys kunden.

En Z-rapport som tas ut i forbindelse med dagsoppgjøret skal bl.a. vise antall kontantsalg og beløp fordelt på ulike betalingsmiddel, jf. kassasystemforskrifta § 2-8-2 bokstav g, jf. § 2-8-3.

I høringsutkastet til nye bestemmelser i bokføringsforskriften er det foreslått følgende bestemmelse i § 5a-14 om dagsoppgjør:

"Ved dagens slutt skal det utarbeides en Z-rapport fra hvert enkelt kassapunkt. Z-rapporten skal enten skrives ut på papir eller lagres elektronisk i kassasystemet slik at den til enhver tid kan skrives ut på papir.

Tilsvarende skal det ved dagens slutt utarbeides rapport fra hver enkelt betalingsterminal over de betalinger og uttak som er registrert.

Kontantbeholdningen skal telles og sammenholdes med opplysningene på Z-rapporter. Opplysninger fra betalingsterminal om betalinger ved bruk av betalingskort skal sammenholdes med tilsvarende opplysninger på Z-rapport. Eventuelle differanser skal forklares. Avstemmingen skal foretas for det enkelte kassapunkt. Hvis kassapunktene betjenes av flere operatører som har egen kassaskuff, skal avstemmingen foretas for hver enkelt operatør.

Det skal fremgå hvem som har foretatt opptelling av kontantbeholdningen og avstemt kontantsalget."

Differanser som avdekkes, herunder feil betalingsmiddel, blir da en del av dagsoppgjøret og skal fremgå av avstemmingen, enten dette er et papirbasert skjema, eller avstemmingen skjer elektronisk.

Når det gjelder feil registrering av betalingsmiddel som oppdages før det er kjørt Z-rapport, f.eks. ved utskrift av salgskvittering til kunden, kan dette korrigeres på følgende måter:

1. det tas ut en returkvittering som reverserer opprinnelig salgskvitteringen fullt ut, og en ny salgskvittering med rett betalingsmiddel

2. det lages en kvittering som kun korrigerer betalingsmiddelet