Kan det tas ut kontanter fra kassaskuffen dersom uttaket ikke registreres i kassaystemet? Hva med innbetalinger som ikke gjelder kontantsalg?

Ja, det kan tas ut og mottas kontanter selv om dette ikke registreres på kassasystemet. Når ikke uttak og innbetalinger er dokumentert via kassasystemet, må det utstedes særskilt dokumentasjon. 

Kassasystemforskrifta § 2-8-2 andre ledd lyder slik (vår understreking):

Dersom det vert skrive ut kvitteringar for kredittsal frå kassapunktet, skal talet på kredittsal og beløp spesifiserast. Det same gjeld innbetalingar og returkvitteringar som gjeld kredittsal. Også talet på andre inn- og utbetalingar som blir registrert på kassapunktet, skal spesifiserast på type og beløp.

Bestemmelsen krever at inn- og utbetalinger som blir registrert på kassapunktet skal spesifiseres i X- og Z-rapport. Dette gjelder også innbetalinger på kredittsalg som er «fakturert» fra kassapunktet. Det er dermed ikke noe krav om at kassasystemet skal ha funksjonalitet for å registrere inn- og utbetalinger. Dersom det tas kontanter ut av av kassaskuffen skal dette dokumenteres etter bokføringsforskriften § 5-3-8 (som trer i kraft 1. janaur 2019), og dokumentasjonen oppbevares i kassaskuffen:

§ 5-3-8. Registrering av vekselkasse og krav til dokumentasjon ved uttak av kontanter

Ved salgsdagens begynnelse skal vekselkassen registreres i kassasystemet.

Uttak av kontanter fra kassaskuffen i løpet av dagen skal dokumenteres særskilt.

Dokumentasjonen skal minst inneholde følgende opplysninger:

a)  dato og klokkeslett

b)  beløp

c)   hvem som har gjort uttaket.

Dokumentasjonen skal oppbevares i kassaskuffen.

Også innbetalinger som ikke gjelder kontantsalg (dvs. som ikke gjelder betaling for varer og tjenester på salgstidspunktet) skal dokumenteres. Det vises til bokføringsforskriften § 5-11:

Dokumentasjon av betalingstransaksjoner som ikke vedrører kontante kjøp og salg, skal vise betaler og mottaker av betalingen samt beløp og dokumentasjonsdato.

For innbetalinger som ikke registreres og dokumenteres tilstrekkelig via kassasystemet, må det utstedes særskilt dokumentasjon.

Når det gjelder tips spesielt, bemerkes at det ikke er tillatt å oppbevare tips i kassaskuffen, med mindre kassasystemet har funksjonalitet for å registrere tips. Det vises til bokføringsforskriften § 5‑3‑2 siste ledd (som trer i kraft 1. januar 2019).