Bruk hjelpesystemer

Det er ofte nødvendig og lovpålagt å ta i bruk forskjellige hjelpesystemer. Både for å kunne betjene kunder på en god måte, samt og ha et godt forhold til viktige samarbeidspartnere og det offentlige. Det vil for eksempel være skadelig for en leges næringsvirksomhet om han ikke klarer å holde orden på timeavtalene sine, eller om en håndverker ikke holder orden på sine oppdrag. Ved reklamasjon er det viktig å ha oversikt over hva som er avtalt og eksempelvis hvor mange timer man har brukt på en jobb.

Uttak og salg til eiere og deltakere
Bokføringsloven pålegger at uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet skal spesifiseres. Det samme gjelder salg til eiere og deltakere i foretak med færre enn 10 eiere eller deltakere. Uttak og kjøp skal spesifiseres pr. eier, deltaker eller på egen virksomhet i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning. Ved uttak skal det spesifiseres til virkelig verdi.

For dokumentasjon av salg gjelder de generelle reglene for salgsdokumentets innhold. Ved uttak skal disse reglene anvendes så langt de passer.

Dokumentasjon av tidsforbruk
Bokføringspliktige som utfører tjenester hvor prisen er basert på tidsforbruk, må dokumentere utførte timer for hver eier og ansatt. Du skal da spesifisere timene per dag fordelt på intern tid og på de enkelte kunder/oppdrag. Bestemmelsene gjelder også i tilfeller hvor det er avtalt fast pris, men ikke for eiere og ansatte som kun utfører interne administrative oppgaver. Dokumentasjonen skal oppbevares i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt.

Dokumentasjon av lønn
Det skal utarbeides dokumentasjon av lønn for hver enkelt ansatt. For ansatte som helt eller delvis mottar timelønn, skal følgende opplysninger være dokumentert på den ansatte:
a) dato for utført arbeid
b) antall timer den aktuelle dato
c) sum timer for den aktuelle perioden

Denne dokumentasjonen skal oppbevares i Norge i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt

Timebestillinger
Bokføringspliktige som utfører tjenester etter timebestilling skal dokumentere timebestillinger med tidspunkt for utførelsen av tjenesten og kundens navn. Det skal fremgå av dokumentasjonen hvilke timer som ikke er gjennomført. Dersom en avbestilt time erstattes av en ny bestilling, skal dette dokumenteres. Dokumentasjonen skal oppbevares i 5 år.

Avtaler
Avtale- og bestillingssystemer kan være nødvendig når du har enkeltleveranser. Både salg og vesentlige innkjøp bør registreres i et slikt system. Hvis du kjøper og selger dyre forbruksvarer, bør bestillinger og avtaler om leveranser registreres med en gang bestillingen skjer. Et slikt system kan inneholde:

  • Avtaledato
  • Hvem avtalepartene er
  • Hva som skal leveres (art og mengde)
  • Avtalt pris
  • Dato for levering
  • Referanse til dokumentasjon

Oppretter du skriftlige avtaler med kunder, kan disse lagres alfabetisk på kundens navn. Du har dermed et avtaleregister og trenger ikke å gjøre ytterligere registreringer.

Prosjektregnskap
Har du oppdrag i bygg- og anleggsbransjen der oppdragets verdi er over 300 000 kroner, skal du føre prosjektregnskap. Et prosjektregnskap er en oppstilling over inntekter og kostnader per oppdrag. Du kan få regnskapsfører til å sette opp dette. Regnskapsfører er imidlertid avhengig av at du gir en oversikt over hvilke prosjekter du arbeider med til en hver tid, og merker bilag med hvilke prosjekt de vedrører

Betaling av regninger
Systemer for betaling av regninger er viktig for å ha oversikt over hvilke regninger som til en hver tid skal betales.

Salg på kreditt
System for oppfølging av salg på kreditt er viktig for å sikre at du får inn de pengene du har krav på så raskt som mulig.

Lagersystem
Lagersystemer er nødvendige i produksjonsbedrifter der man bearbeider/foredler varer og for en del virksomheter som selger produkter som er pålagt særavgifter. Det er også nyttig for andre handelsbedrifter. Et lagersystem gir oversikt over hvor langt i produksjonsprosessen en vare har kommet, og kan gi følgende opplysninger:

  • Tilgang, avgang og beholdning av ferdige varer, eventuelt råvarer og varer under arbeid
  • Varens art
  • Kvantum (med tydelig angivelse av måleenhet)
  • Verdi for hver enkelt vare

Varelageret skal kunne spesifiseres på varegrupper. Varer som er fritatt for merverdiavgift skal kunne skilles ut og vises som egen gruppe. Ukurante varer skal vises som egen gruppe.

Varetellingslister
Varetellingslister skal utarbeides hvert år. Beholdningen av varer må telles opp og grupperes. Varetellingslisten skal inneholde følgende opplysninger:

  • Varens art
  • Kvantum (med tydelig angivelse av måleenhet)
  • Verdi for hver enkelt vare

Varelageret bør kunne spesifiseres på varegrupper. Varer som er fritatt for merverdiavgift skal kunne skilles ut og vises som egen gruppe. Ukurante varer skal vises som egen gruppe.