Ha oversikt over kontanter og dokumenter fortløpende endringer i kontantbeholdningen

I mange virksomheter skjer mesteparten av salget ved at kunden betaler kontant. Gode rutiner for behandling og dokumentasjon av kontanter er med på å sikre at penger ikke blir borte og at du på en tillitvekkende måte kan redegjøre for inntekten din til skattemyndighetene.

To kontantkasser
Bruk to kontantkasser. En kasse der du har dagens kontantomsetning, og en kasse som du bruker til å betale regninger. Fastkassen (til regninger) kan for eksempel være på 5 000 kroner og det skal da alltid ligge kontanter eller betalte regninger for til sammen 5 000 kroner i denne kassen. Hvor stort beløp det er behov for å ha i fastkassen vil avhenge av hvor mye som kjøpes kontant. Fastkassen må minimum gjøres opp for hver regnskapsperiode slik at bilagene blir sendt til regnskapsføring i riktig periode. Når kontantene er brukt, tar man ut penger fra banken slik at man igjen har f.eks. 5 000 kroner i fastkassen. Uttakskvittering og regninger legges sammen med andre bilag som skal regnskapsføres.

Kontantomsetning settes inn i banken
Kontanter du mottar settes inn i banken jevnlig, f.eks. daglig. Snakk med banken om nattsafeordninger eller lignende.

Registrer hvert salg på kasseapparatet
Det er påkrevd at kontantsalget slås inn på kasseapparatet med en gang salget skjer. Husk at kunden skal ha kasselappen, og at du skal ha en sladrerull i kasseapparatet. Bokføringspliktige som driver ambulerende eller sporadisk kontantsalg som ikke overstiger tre ganger folketrygdens grunnbeløp i løpet av et regnskapsår, er ikke pliktig til å registrere sin omsetning på kassaapparat. Disse kan i stedet dokumentere kontantsalget fortløpende i innbundet bok, der sidene er forhåndsnummererte, eller ved gjenpart av daterte forhåndsnummererte salgsbilag. Ved oppsøkende salg til publikum på idrettsarrangementer, konserter og lignende, kan daglig salg fra hver enkelt selger registreres som ett beløp på kassaapparat, og det kan unnlates å skrive ut kvittering til kunden.

Tell opp kassen
Tell opp kontantene i kassen ved dagens slutt eller senest før du åpner neste dag. Avstem kontantbeholdningen i kassen mot salget som er registrert på kasseapparatet. Avstemming skal foretas daglig.

Alle kontante inn-/utbetalinger registreres daglig
Også andre kontante inn- og utbetalinger skal om mulig registreres daglig. Slike inn- og utbetalinger kan være lønn til ansatte, uttak til privat forbruk, betaling til en leverandør, tilbakebetaling av penger du har lånt til en ansatt osv.

Dokumenter kontante inn- og utbetalinger
Sørg for at du også har bilag på inn- og utbetalinger i tillegg til omsetningen. Hvis transaksjonen er slik at du ikke mottar bilag, skriv da et internbilag, forklar hva beløpet gjelder og notér ned opplysninger som er viktige for regnskapsføringen.