Regnskap

Generelt om årsregnskaps- og bokføringsplikt

Foreninger som i året har hatt eiendeler med verdi over 20 millioner kroner eller et gjennomsnittlig antall ansatte høyere enn 20 årsverk, er årsregnskapspliktige etter regnskapsloven av 17. juli 1998 § 1-2 første ledd. Dersom en virksomhet er organisert som et aksjeselskap eller stiftelse har den årsregnskapsplikt uavhengig av virksomhetens størrelse eller om det drives økonomisk virksomhet.

Årsregnskapsplikten innebærer at det skal avlegges årsregnskap og årsberetning i samsvar med regnskapslovens regler. Årsregnskapet skal omfatte all virksomhet som drives av organisasjonen. Etter regnskapsloven § 4-1 tredje ledd kan regnskapspliktige foreninger- og stiftelser som ikke har økonomisk vinning som formål, fravike enkelte av de grunnleggende regnskapsprinsippene i regnskapsloven og i stedet følge ”God regnskapsskikk for ideelle organisasjoner” utgitt av Norsk Regnskaps Stiftelse.

Organisasjoner som har årsregnskapsplikt har også bokføringsplikt etter bokføringsloven av 19. november 2004 § 2 første ledd. Organisasjoner som driver virksomhet og som har plikt til å levere skattemelding for formues- og inntektsskatt, eller skattemelding for merverdiavgift har bokføringsplikt selv om de ikke har årsregnskapsplikt. Det vises til bokføringsloven § 2 annet ledd. Bestemmelser om bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsmateriale finnes i bokføringsloven med forskrift og må følges av alle som har bokføringsplikt.

Organisasjoner kan også ha regnskapsplikt etter særlovgivning eller etter interne regler. Ett eksempel på dette er Norges Idrettsforbunds Regnskaps- og revisjonsbestemmelser for små organisasjonsledd av 23. november 2015. Det anbefales at alle organisasjoner fører regnskap, selv om de formelt ikke har plikt til det. Dette er viktig, både av hensyn til den interne kontrollen og for at virksomheten når det er behov for det, kan legge frem regnskapet som dokumentasjon. Skattekontorene kan også pålegge den som antas å drive næringsvirksomhet bokføringsplikt, jf. bokføringsloven § 2 tredje ledd.

Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsmateriale

Nedenfor beskrives enkelte sentrale bestemmelser fra bokføringsloven, jf. også bokføringsforskriften av 1. desember 2004. Reglene skal følges av alle som er bokføringspliktige. Beskrivelsen av reglene er ikke uttømmende, og regelverket må gjennomgås fullt ut av den enkelte, eventuelt ved bruk av kvalifisert hjelp som for eksempel regnskapsfører eller revisor.

Salgsdokumentasjon for kontantsalg

Dersom den bokføringspliktige virksomheten har kontantomsetning, skal denne registreres fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system som produserer daterte, nummererte summeringsstrimler (kassaruller) eller tilsvarende rapport og som kan skrive ut salgsdokumentasjon (kvittering). Det skal foretas daglig opptelling av kassabeholdningen og denne skal i et dagsoppgjør avstemmes mot daterte nummererte summeringsstrimler (Z-rapporter) eller tilsvarende rapporter. Det skal fremgå hvem som har foretatt dagsoppgjøret og det skal dateres. Se bokføringsforskriften delkapittel 5-3. 

I bokføringsforskriften delkapittel 5-4 er det gitt enkelte unntak fra kravene om dokumentasjon av kontantsalg. I § 5-4-1 er det gitt unntak for bokføringspliktige som driver ambulerende eller sporadisk kontantsalg som ikke overstiger 3 ganger folketrygdens grunnbeløp i løpet av et regnskapsår. De bokføringspliktige som oppfyller vilkårene kan i stedet for kassaapparat mv. dokumentere kontantsalget fortløpende i innbundet bok, der sidene er forhåndsnummerert, eller ved gjenpart av daterte forhåndsnummererte salgsbilag, herunder forhåndsnummererte billetter, jf. bokføringsforskriften § 5-4 første ledd.

I bokføringsforskriften § 5-4-2 er det gjort unntak for salg til publikum på idrettsarrangementer, konserter og lignende. Men dette unntaket gjelder kun ved oppsøkende salg til publikum, og ikke ved salg fra fast tilrettelagt utsalgssted som for eksempel kiosker.

Veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner som har  skatte- og avgiftsfritt kontantsalg fra kioskvirksomhet eller kafédrift, har for slikt salg ikke plikt til å dokumentere kontantsalget med kassaapparat.


For mer informasjon om hva salgsdokumentet generelt skal inneholde, se bokføringsforskriften delkapittel 5-1.

Lønn/skattetrekk/arbeidsgiveravgift

Lønn og andre oppgavepliktige ytelser, samt forskuddstrekk og utleggstrekk skal spesifiseres på motpart. Følgende opplysninger skal registreres, jf. bokføringsforskriften § 5-6:

  • Fødselsnummer
  • Navn og stilling
  • Skattekommune
  • Tabellnummer og/eller den trekkprosent som står på skattekortet

For hver periode med rapportering av forskuddstrekk og påleggstrekk (utleggstrekk) skal følgende opplysninger spesifiseres på motpart:

  • Dato for utbetaling av ytelser og om mulig det tidsrom ytelsen knytter seg til
  • Brutto ytelse
  • Eventuelle tillegg for naturalytelser som det skal foretas trekk i
  • Fradrag for pensjonsinnskudd, bidragstrekk og trekkfri fagforeningskontingent
  • Trekkgrunnlaget
  • Størrelsen av foretatt forskuddstrekk og påleggstrekk (utleggstrekk)

For ansatte som helt eller delvis godtgjøres basert på antall arbeidede timer, skal i tillegg følgende opplysninger være dokumentert pr. motpart:

  • Dato for utført arbeid
  • Antall timer den aktuelle dato
  • Sum timer den aktuelle periode

Når det skal betales arbeidsgiveravgift av ytelsene, skal de avgiftspliktige ytelsene kunne gjengis samlet, pr. avgiftssats og sone, jf. bokføringsforskriften § 3-1 første ledd nr. 9.

Oppbevaring av regnskapsmateriale

Regnskapsmateriale som nevnt i bokføringsloven § 13 første ledd nr. 1 til 4 skal oppbevares i Norge i 5 år etter regnskapsårets slutt. Dette gjelder

  1. Årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning
  2. Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering (Se bokføringsloven § 5)
  3. Dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger, dokumentasjon av kontrollsporet mv. og balansen
  4. Nummererte brev fra revisor.

Regnskapsmateriale som nevnt i bokføringsloven § 13 første ledd nr. 5 til 8 skal oppbevares i 3 år og seks måneder etter regnskapsårets utgang. Dette gjelder for eksempel avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning, og korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning.

 

Regler for organisasjoner som ikke er bokføringspliktige etter bokføringsloven

Lønn

Hvis organisasjonen ikke er bokføringspliktig og ikke benytter reglene i bokføringslovgivningen (jf. ovenfor), skal det etter § 5-11-2 i skattebetalingsforskriften av 21. desember 2007 føres en lønningsliste for hver mottaker av lønn eller annen godtgjørelse.

Hver liste skal innholde:

a) fødselsnummer,
b) navn og stilling,
c) skattekommune,

d) tabellnummer og/eller den trekkprosent som står på skattekortet.

Hvis skattekortet ikke er gjort tilgjengelig for arbeidsgiver, og opplysninger som skal fremgå av skattekortet ikke på annen måte er kommet til arbeidsgiverens kunnskap, skal arbeidsgivers dokumentasjon vise navn og nummer på den kommunen hvor mottakeren av godtgjørelsen (skattyteren) oppgir å være bosatt 1. november i året før trekkåret. Dersom mottaker av godtgjørelsen er utenlandsk og ikke var bosatt i Norge 1. november i året før trekkåret, skal dokumentasjonen vise hvilken kommune vedkommende bosatte seg i ved ankomsten til Norge.

Har arbeidsgiveren mottatt pålegg om utleggstrekk i medhold av skattebetalingsloven kapittel 14, skal dokumentasjonen også inneholde opplysninger om:

a) hvem som har utferdiget pålegget,
b) når pålegget er mottatt,
c) det beløp som skal dekkes ved utleggstrekket,
d) inntektsåret som pålegget om utleggstrekk gjelder, og
e) trekkprosenten eller det beløp som skal trekkes for hver utbetalingsperiode.

 

For hver periode med pliktig rapportering av forskuddstrekk og utleggstrekk skal dokumentasjonen inneholde følgende opplysninger for hver skattyter:

a) dato for utbetaling av ytelser, og om mulig det tidsrom ytelsen knytter seg til,
b) brutto ytelse, hvis det er aktuelt med angivelse av antall godtgjorte timer,
c) eventuelt tillegg for naturalytelser som det skal foretas trekk i,
d) fradrag etter skattebetalingsloven § 5-9,
e) trekkgrunnlaget, og
f) størrelsen på det foretatte forskuddstrekk og påleggstrekk.

For ansatte som helt eller delvis godtgjøres etter antall arbeidede timer, skal i tillegg følgende opplysninger være dokumentert for hver skattyter:

a) dato for utført arbeid,
b) antall timer den aktuelle datoen, og
c) sum timer for den aktuelle perioden.

Dokumentasjon av lønn mv. skal utstedes senest på det tidspunktet det er anledning til å få de aktuelle ytelsene utbetalt.

Vanlig lønn i ferien, feriegodtgjørelse og lønn før jul skal føres på listen. Lønn og godtgjørelser som på utbetalingstidspunktet er under gjeldende minstegrenser for beregning av forskuddstrekk, beregning av arbeidsgiveravgift eller lønnsoppgaveplikt skal også føres på lønnslisten.

Lønn mv. som nevnt i de foregående ledd, skal føres på lønnslisten senest ved utbetalingen eller på det tidligere tidspunkt det oppstår adgang for vedkommende til å få beløpet utbetalt. Tillegg for verdien av naturalytelser og drikkepenger skal føres på listen for hvert trekktilfelle.

Dokumentasjon skal være tilrettelagt for innsyn av offentlig kontrollmyndighet. Når det skal svares arbeidsgiveravgift av ytelser, skal de avgiftspliktige ytelsene fremgå særskilt og kunne gjengis samlet per avgiftssats og sone.

Dokumentasjonen skal oppbevares i Norge i fem år etter inntektsårets slutt.

Som nevnt kan organisasjonen ha bokføringsplikt etter særlovgivning eller interne regler.