Generelt om årsregnskaps- og bokføringsplikt
Økonomiske foreninger med salgsinntekter over 2 millioner kroner i året samt andre foreninger som i året har hatt eiendeler med verdi over 20 millioner kroner eller et gjennomsnittlig antall ansatte høyere enn 20 årsverk, er årsregnskapspliktige etter regnskapsloven av 17. juli 1998 § 1-2 første ledd. Dersom en virksomhet er organisert som et aksjeselskap eller stiftelse har den årsregnskapsplikt uavhengig av virksomhetens størrelse eller om det drives økonomisk virksomhet. Årsregnskapsplikten innebærer at det skal avlegges årsregnskap og årsberetning i samsvar med regnskapslovens regler. Årsregnskapet skal omfatte all virksomhet som drives av organisasjonen. Etter regnskapsloven § 4-1 tredje ledd kan regnskapspliktige foreninger, stiftelser og enkeltpersonforetak som ikke har økonomisk vinning som formål fravike enkelte av de grunnleggende regnskapsprinsippene i regnskapsloven og i stedet følge ”God regnskapsskikk for ideelle organisasjoner” utgitt av Norsk Regnskaps Stiftelse.
Organisasjoner som har årsregnskapsplikt, jf. reglene ovenfor, har også bokføringsplikt etter bokføringsloven av 19. november 2004 § 2 første ledd. Det samme har alle organisasjoner selv om de ikke har årsregnskapsplikt, dersom de har plikt til å levere næringsoppgave (etter ligningsloven, se foran om beløpsgrenser), eller omsetningsoppgave etter merverdiavgiftsloven. Det vises til bokføringsloven § 2 annet ledd. Bestemmelser om bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger finnes i bokføringsloven med forskrift og må følges av alle som har bokføringsplikt.
Organisasjoner kan også ha regnskapsplikt etter særlovgivning eller etter interne regler. Ett eksempel på dette er "Regnskaps- og revisjonsbestemmelser for alle organisasjonsledd tilsluttet Norges Idrettsforbund og Olympiske komité", vedtatt av Idrettsstyret 17. februar 1999. Det anbefales for øvrig at alle organisasjoner fører regnskap, selv om de formelt ikke har plikt til det. Dette er viktig, både av hensyn til den interne kontrollen og for at virksomheten når det er behov for det, kan legge frem regnskapet som dokumentasjon. Skattekontorene kan også pålegge den som antas å drive næringsvirksomhet bokføringsplikt, jf. bokføringsloven § 2 tredje ledd.
Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger
Nedenfor beskrives enkelte sentrale bestemmelser fra bokføringsloven, jf. også forskrift 1.12.2004 nr.1558 om bokføring (bokføringsforskriften). Reglene skal følges av alle som er bokføringspliktige, jf. ovenfor. Beskrivelsen av reglene er ikke uttømmende, og regelverket må gjennomgås fullt ut av den enkelte, eventuelt ved bruk av kvalifisert hjelp som for eksempel regnskapsfører eller revisor.
Salgsdokumentasjon for kontantsalg
Dersom den bokføringspliktige virksomheten har kontantomsetning, skal denne registreres fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system som produserer daterte, nummererte summeringsstrimler (kassaruller) eller tilsvarende rapport og som kan skrive ut salgsdokumentasjon (kvittering). Det skal foretas daglig opptelling av kassabeholdningen og denne skal i et dagsoppgjør avstemmes mot daterte nummererte summeringsstrimler (Z-rapporter) eller tilsvarende rapporter. Det skal fremgå hvem som har foretatt dagsoppgjøret og det skal dateres. Se bokføringsforskriften § 5-3 flg.
I bokføringsforskriften § 5-4 er det gitt enkelte unntak fra kravene om dokumentasjon av kontantsalg, hvor det i første ledd er gitt unntak for bokføringspliktige som driver ambulerende eller sporadisk kontantsalg som ikke overstiger 3 ganger folketrygdens grunnbeløp i løpet av et regnskapsår (per mars 2009, 210 768 kroner + eventuell merverdiavgift). De bokføringspliktige som oppfyller vilkårene kan i stedet for kassaapparat mv. dokumentere kontantsalget fortløpende i innbundet bok, der sidene er forhåndsnummerert, eller ved gjenpart av daterte forhåndsnummererte salgsbilag, herunder forhåndsnummererte billetter, jf. bokføringsforskriften § 5-4 annet ledd.
I bokføringsforskriften § 5-4 tredje ledd er det gjort unntak for salg til publikum på idrettsarrangementer, konserter og lignende. Men dette unntaket gjelder kun ved oppsøkende salg til publikum, og ikke ved salg fra fast tilrettelagt utsalgssted som for eksempel kiosker.
Etter bokføringsforskriften § 5-4 fjerde ledd kan departementet (delegert Skattedirektoratet) i særlige tilfeller gjøre ytterligere unntak fra kravet til kassaapparat. Det er kun helt spesielle tilfeller hvor det er vanskelig å benytte kassaapparat at det er gitt dispensasjon. Du finner mer om denne dispensasjonspraksisen samt hva som menes med ambulerende og sporadisk kontantsalg på skatteetaten.no, under tema ”bokføring” i snarveimenyen.
For mer informasjon om hva salgsdokumentet generelt skal inneholde, se bokføringsforskriften § 5-1 flg.
Lønn/skattetrekk/arbeidsgiveravgift
Lønn og andre oppgavepliktige ytelser, samt forskuddstrekk og påleggstrekk (utleggstrekk) skal spesifiseres på motpart. Følgende opplysninger skal registreres, jf. bokføringsforskriften § 5-6:
- Fødselsnummer
- Navn og stilling
- Skattekommune
- Tabellnummer og/eller den trekkprosent som står på skattekortet
For hver periode med rapportering av forskuddstrekk og påleggstrekk (utleggstrekk) skal følgende opplysninger spesifiseres på motpart:
- Dato for utbetaling av ytelser og om mulig det tidsrom ytelsen knytter seg til
- Brutto ytelse
- Eventuelle tillegg for naturalytelser som det skal foretas trekk i
- Fradrag for pensjonsinnskudd, bidragstrekk og trekkfri fagforeningskontingent
- Trekkgrunnlaget
- Størrelsen av foretatt forskuddstrekk og påleggstrekk (utleggstrekk)
For ansatte som helt eller delvis godtgjøres basert på antall arbeidede timer, skal i tillegg følgende opplysninger være dokumentert pr. motpart:
- dato for utført arbeid
- antall timer den aktuelle dato
- sum timer den aktuelle periode
Når det skal betales arbeidsgiveravgift av ytelsene, skal de avgiftspliktige ytelsene kunne gjengis samlet, pr. avgiftssats og kommune, jf. bokføringsforskriften § 3-1 første ledd nr. 9.
Oppbevaring av regnskapsmateriale
Regnskapsmateriale som nevnt i bokføringsloven § 13 første ledd nr. 1 til 4 skal oppbevares i Norge i 10 år etter regnskapsårets slutt. Dette gjelder
- Årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning
- Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering (Se bokføringsloven § 5)
- Dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger, dokumentasjon av regnskapssystemet og balansen
- Nummererte brev fra revisor.
Regnskapsmateriale som nevnt i bokføringsloven § 13 første ledd nr. 5 til 8 skal oppbevares i 3 år og seks måneder etter regnskapsårets utgang. Dette gjelder for eksempel avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning, og korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning.
Regler for organisasjoner som ikke er bokføringspliktige etter bokføringsloven
Lønn
Dersom organisasjonen ikke er bokføringspliktig og ikke benytter reglene i bokføringslovgivningen (jf. ovenfor), skal det etter § 5-11-2 i forskrift av 21.12.2007 nr. 1766 til skattebetalingsloven føres en lønningsliste for hver mottaker av lønn eller annen godtgjørelse
Hver liste skal innholde:
a) fødselsnummer,
b) navn og stilling,
c) skattekommune,
d) tabellnummer og/eller den trekkprosent som står på skattekortet.
Dersom skattekortet ikke er levert, og opplysninger som skal fremgå av skattekortet ikke på annen måte er kommet til arbeidsgiverens kunnskap, skal arbeidsgivers dokumentasjon vise navn og nummer på den kommunen hvor mottakeren av godtgjørelsen (skattyteren) oppgir å være bosatt 1. november i året før trekkåret. Dersom mottaker av godtgjørelsen er utenlandsk og ikke var bosatt i Norge 1. november i året før trekkåret, skal dokumentasjonen vise hvilken kommune vedkommende bosatte seg i ved ankomsten til Norge.
Har arbeidsgiveren mottatt pålegg om utleggstrekk i medhold av skattebetalingsloven kapittel 14, skal dokumentasjonen også inneholde opplysninger om:
a) hvem som har utferdiget pålegget,
b) når pålegget er mottatt,
c) det beløp som skal dekkes ved utleggstrekket,
d) inntektsåret som pålegget om utleggstrekk gjelder, og
e) trekkprosenten eller det beløp som skal trekkes for hver utbetalingsperiode.
For hver periode med pliktig rapportering av forskuddstrekk og utleggstrekk skal dokumentasjonen inneholde følgende opplysninger for hver skattyter:
a) dato for utbetaling av ytelser, og om mulig det tidsrom ytelsen knytter seg til,
b) brutto ytelse, dersom det er aktuelt med angivelse av antall godtgjorte timer,
c) eventuelt tillegg for naturalytelser som det skal foretas trekk i,
d) fradrag etter skattebetalingsloven § 5-9,
e) lønnstrekk etter Finansdepartementets forskrift 19. november 1999 nr. 1158 til skatteloven § 5-15-4 (hjemme-PC),
f) trekkgrunnlaget, og
g) størrelsen på det foretatte forskuddstrekk og påleggstrekk.
For ansatte som helt eller delvis godtgjøres etter antall arbeidede timer, skal i tillegg følgende opplysninger være dokumentert for hver skattyter:
a) dato for utført arbeid,
b) antall timer den aktuelle datoen, og
c) sum timer for den aktuelle perioden.
Dokumentasjon av lønn mv. skal utstedes senest på det tidspunktet det er anledning til å få de aktuelle ytelsene utbetalt.
Vanlig lønn i ferien, feriegodtgjørelse og lønn før jul skal føres på listen. Lønn og godtgjørelser som på utbetalingstidspunktet er under gjeldende minstegrenser for beregning av forskuddstrekk, beregning av arbeidsgiveravgift eller lønnsoppgaveplikt skal også føres på lønnslisten.
Lønn mv. som nevnt i de foregående ledd, skal føres på lønnslisten senest ved utbetalingen eller på det tidligere tidspunkt det oppstår adgang for vedkommende til å få beløpet utbetalt. Tillegg for verdien av naturalytelser og drikkepenger skal føres på listen for hvert trekktilfelle.
Dokumentasjon skal være tilrettelagt for innsyn av offentlig kontrollmyndighet. Når det skal svares arbeidsgiveravgift av ytelser, skal de avgiftspliktige ytelsene fremgå særskilt og kunne gjengis samlet og kommunevis.
Dokumentasjonen skal oppbevares i Norge i ti år etter inntektsårets slutt.
Som nevnt kan organisasjonen ha bokføringsplikt etter særlovgivning eller interne regler.