Lignings-ABC 2016

Publisert: 23.01.2017

  • Skriv ut


Innhold: R

Regnskap – foretak med bokføringsplikt Til oversikt


  • Lov 19. november 2004 nr. 73 om bokføring (bokføringsloven).

  • Forskrift 1. desember 2004 nr. 1558 om bokføring (bokføringsforskriften)

1 Begrepsbruk

Skatte-ABC bruker begrepene

  • «bokføringsplikt(-ig)» for foretak som omfattes av bokføringsloven. (Når begrepet «bare bokføringspliktig» brukes, tilsvarer dette det tidligere begrepet «begrenset regnskapsplikt», det vil si foretak som ikke har plikt til å utarbeide årsregnskap.)

  • «årsregnskapsplikt(-ig)» for foretak som har plikt til å utarbeide årsregnskap etter lov 17. juli 1998 nr. 56 om årsregnskap (regnskapsloven). (Dette tilsvarer det tidligere begrepet «full regnskapsplikt», det vil si foretak som i tillegg til å være bokføringspliktig også har plikt til å utarbeide årsregnskap.)

  • «registrering»: om manuell eller elektronisk overføring av opplysninger til dokumenter, lister, journaler og lignende eller til elektroniske registre. Registrering kan foretas for å utarbeide dokumentasjon, for å bearbeide og rapportere opplysninger eller en kombinasjon.

  • «bokføring»: om registrering i regnskapssystemet av transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner som direkte påvirker eiendeler, gjeld, egenkapital, inntekter eller kostnader. Bokføring kjennetegnes av at det posteres til debet og kredit med like store beløp.

Om årsregnskapsplikt, se emnet «Regnskap – foretak med årsregnskapsplikt».

2 Bokføringsplikt

2.1 Generelt

Reglene om registrering og dokumentasjon framgår av lov 19. november 2004 nr. 73 om bokføring (bokføringsloven). Det er i medhold av bokføringsloven også fastsatt forskrift om bokføring 1. desember 2004 nr. 1558 (bokføringsforskriften). I bokføringsloven og bokføringsforskriften er det gitt adgang til å dispensere fra lovens/forskriftens bestemmelser gjennom enkeltvedtak. Denne dispensasjonsadgangen som i lov eller forskrift er tillagt departementet, er delegert til Skattedirektoratet.

Bokføringsplikten etter bokføringsloven innebærer plikt til bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger. Om bokføringsforskriftens regler om krav til dokumentasjon av salg av varer og tjenester, utstedelse av salgsdokumentasjon og særlige regler om dokumentasjon av kontantsalg ved bruk av kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system samt dokumentasjon av kjøp, se bokføringsforskriften delkapitlene 5-1 til 5-5.

2.2 Hvem som er bokføringspliktige

Bokføringspliktige etter bokføringsloven § 2 er

  • enhver som har årsregnskapsplikt etter regnskapsloven, jf. bokføringsloven § 2 første ledd, herunder aksjeselskap og likestilt selskap stiftet i utlandet (NUF)

  • enhver som driver virksomhet og har plikt til å levere skattemelding for formues- og inntektsskatt mv. etter skfvl. § 8-2. Det samme gjelder enhver som har plikt til å levere skattemelding for merverdiavgift etter skfvl. § 8-3. Dette gjelder likevel ikke tilbydere av elektroniske tjenester som leverer skattemelding for merverdiavgift som nevnt i skfvl. § 8-3 første ledd bokstav e, og som er bokføringspliktig utelukkende på grunnlag av plikten til å levere skattemelding etter denne bestemmelsen.

Skattekontorene, herunder sentralskattekontorene og Oljeskattekontoret, kan i enkelttilfelle pålegge den som antas å drive virksomhet bokføringsplikt etter bokføringsloven for den virksomheten som drives, se bokføringsloven § 2 tredje ledd. Slikt pålegg kan begrenses til å gjelde enkelte bestemmelser i loven. Pålegget kan bare gis for to år av gangen.

2.3 Personalliste

Bokføringsforskriften § 8-5-6 jf. § 8-5-7 gir regler om føring og oppbevaring av personalliste. Bestemmelsen angir hva en slik liste skal inneholde og hvilke krav som gjelder for føring og oppbevaring av denne.

Bestemmelsen gjelder for følgende bransjer:

  • bilverksteder og bilpleievirksomhet, jf. forskriften § 8-12-1

  • frisørvirksomhet og skjønnhetspleie, jf. forskriften § 8-3-4

  • serveringssteder, cateringvirksomhet, gatekjøkken eller annen virksomhet hvor tilberedt mat bringes ut til kunden eller hentes på forretningsstedet, jf. forskriften § 8-5-6

Om oppbevaring av personallister, se pkt. 2.7. Overtredelsesgebyr ved manglende etterlevelse av pliktene til å føre og oppbevare personalliste følger av skfvl. § 14-7. Gebyret er ikke fradragsberettiget, se emnet «Bosted – skattemessig bosted». Nærmere om overtredelsesgebyr, se Skatteforvaltningshåndboken.

Se også SKD melding 8/13 (Utv. 2013/1761) om krav til føring av personallister i enkelte bransjer, samt uttalelser på skatteetaten.no

2.4 Arbeidsplan

Etter bokføringsforskriften § 8-5-6 sjette ledd kan de som plikter å utarbeide arbeidsplan etter arbeidsmiljøloven § 10-3, eller som på annet rettslig grunnlag utarbeider tilsvarende arbeidsplan, benytte arbeidsplanen som alternativ til personalliste. Bestemmelsene om personalliste i bokføringsforskriften gjelder tilsvarende for slik arbeidsplan.

2.5 Språk

Følgende spesifikasjoner og dokumentasjon skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk når de er utarbeidet av den bokføringspliktige, se bokføringsloven § 12 jf. § 13 første ledd nr. 2 og 3:

  • spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i bokføringsloven § 5, eller bokførte opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide slike spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering

  • dokumentasjon av bokførte opplysninger og slettede opplysninger, dokumentasjon av kontrollsporet mv. og dokumentasjon av balansen

Finansdepartementet kan i forskrift eller ved enkeltvedtak bestemme noe annet. Departementet har delegert vedtaksmyndigheten til Skattedirektoratet i enkeltsaker.

2.6 Valuta

Bokføringen skal skje i norske kroner, med mindre departementet i forskrift bestemmer noe annet, jf. bokføringsloven § 8.

I bokføringsforskriften § 4-2 er det gitt nærmere regler om bokføring i utenlandsk valuta, herunder om at beløp som inngår i pliktig regnskapsrapportering knyttet til merverdiavgift, skal fastsettes (låses) i norske kroner til kursen på fakturatidspunktet. Beløp som inngår i pliktig regnskapsrapportering knyttet til lønn, skal fastsettes (låses) i norske kroner til kursen på utbetalingstidspunktet. Beløp knyttet til eiendeler og gjeld hvor skatteloven har egne vurderingsregler om valuta, skal fastsettes (låses) i norske kroner til transaksjonsdagens kurs.

Omregning av beløp som inngår i pliktig regnskapsrapportering til norske kroner skal skje minst en gang i året ved bruk av gjennomsnittskurser, se bokføringsforskriften § 4-2 tredje ledd. Det skal dokumenteres hvordan omregningen har skjedd og hvilke kurser som er benyttet.

Bokføringspliktige som ikke utarbeider balanse ved pliktig regnskapsrapportering til skattemyndighetene, skal likevel benytte kursen på transaksjonstidspunktet ved omregning til norske kroner, se bokføringsforskriften § 4-2 fjerde ledd. Dersom kursen i perioden ikke har hatt svingninger som avviker mer enn 5 % i forhold til den månedlige gjennomsnittskursen, kan likevel månedens gjennomsnittskurs benyttes. Store enkelttransaksjoner skal i alle tilfeller omregnes til transaksjonsdagens kurs.

2.7 Oppbevaring av regnskapsmateriale

2.7.1 Generelt

Bokføringsloven § 13 har regler om oppbevaringsplikt for regnskapsmateriale, herunder bl.a. for årsregnskap og årsberetning etter regnskapsloven.

Etter bokføringsloven § 13 annet ledd første punktum skal regnskapsmateriale som nevnt i bokføringsloven § 13 første ledd nr. 1 til 4 oppbevares i Norge i fem år etter regnskapsårets slutt. Dette gjelder:

  • årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning, se bokføringsloven § 13 første ledd nr. 1

  • spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i § 5, eller bokførte opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide slike spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering, se bokføringsloven § 13 første ledd nr. 2

  • dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger, dokumentasjon av kontrollsporet mv og dokumentasjon av balansen, se bokføringsloven § 13 første ledd nr. 3

  • nummererte brev fra revisor, se bokføringsloven § 13 første ledd nr. 4.

Etter bokføringsforskriften skal også følgende dokumentasjon oppbevares i 5 år etter utgangen av regnskapsåret:

  • dokumentasjon av timebestillinger, se forskriften § 7-3 tredje ledd jf. § 5-15

  • dokumentasjon over kontantomsetningen i taxinæring, se forskriften § 8-2-3 jf. § 8-2-2

  • hotellers eventuelle kalkyler som benyttes som grunnlag ved fordelingen av bruttopensjonsprisen, samt kalkyle over frokostverdien, se forskriften § 8-6-5

  • bokføringspliktige veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoners inntakskost for varer som selges til betydelig overpris etter merverdiavgiftsforskriften § 3-13-2, se forskriften § 8-11-3 jf. § 8-11-2

  • videreforhandleres dokumentasjon av beløp som nevnt i forskriften § 8-10-5 samt av bokføring som nevnt i § 8-10-6, se § 8-10-7 siste punktum. Spesifikasjon av kjøp og salg som nevnt i § 8-10-2 skal oppbevares i 5 år etter at siste gjenstand som inngår i spesifikasjonen er solgt, se forskriften § 8-10-7 første punktum.

Etter bokføringsloven § 13 annet ledd annet punktum og § 13 b skal følgende regnskapsmateriale oppbevares i Norge i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt:

  • avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning, se loven § 13 første ledd nr. 5

  • korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning, se loven § 13 første ledd nr. 6

  • utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som følger varen eller sendes til kjøper på annen måte, se loven § 13 første ledd nr. 7

  • prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift, se loven § 13 første ledd nr. 8

  • bokførte opplysninger etter bokføringsloven § 7 første ledd, som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt, se loven § 13 b

Etter bokføringsforskriften skal også følgende dokumentasjon oppbevares i 3 år og 6 måneder etter utgangen av regnskapsåret:

  • kjøpers dokumentasjon som underbygger salgsdokumentets innhold, se forskriften § 5-2-1 tredje ledd bokstav e femte punktum

  • dokumentasjon over antall arbeidede timer som nevnt i forskriften § 5-6 femte ledd, og over medgått tid som nevnt i § 5-14, se forskriften § 7-3 første og annet ledd

  • opprinnelige timelister på papir til bruk i bygge- og anleggsvirksomhet som nevnt i forskriften § 8-1-5 annet ledd første punktum jf. første ledd tredje punktum

  • serveringssteders dokumentasjon av priser som nevnt i forskriften § 8-5-5, se forskriften § 8-5-7

  • personalliste med eventuell kodeoversikt som nevnt i § 8-5-6, se forskriften § 8-5-7 og § 8-3-4

Følgende dokumentasjon skal etter bokføringsforskriften oppbevares i 10 år etter regnskapsårets utløp:

  • dokumentasjon av kjøp av kapitalvarer som nevnt i mval. § 9-1 annet ledd bokstav b, se forskriften § 7-3 fjerde ledd. Dette gjelder dokumentasjon for kostnader forbundet med ny-, på- eller ombygging av fast eiendom der inngående merverdiavgift utgjør minst kr 100 000

  • bygge- og anleggsbransjens prosjektregnskap som nevnt i forskriften § 8-1-4, dokumentasjon av bokførte opplysninger som inngår i prosjektregnskapet, samt byggekontrakter med anbud/kalkyler, tegninger, kontrakter med underentreprenører, timelister og ordrelister, se § 8-1-5 første ledd

  • utenlandske foretak som driver virksomhet på norsk sokkel, unntatt petroleumsvirksomhet og rørledningstransport, eller foretak som driver midlertidig virksomhet på land, forsåvidt gjelder dokumentasjon som nevnt i § 8-8-4, se § 8-8-5

  • banker og andre finansieringsforetak når det gjelder kunde- og leverandørspesifikasjon som nevnt i forskriften § 8-13-3 knyttet til kontoforhold, samt dokumentasjon av bokførte opplysninger som inngår i slike spesifikasjoner, se § 8-13-4 og SKD 8. juli 2015 i Utv. 2015/1627

Bokføringspliktige som driver petroleumsutvinning og rørledningstransport skal oppbevare oppbevaringspliktig materiale som nevnt i bokføringsloven § 13 i minst 15 år etter utløpet av vedkommende inntektsår, se forskriften § 8-9-4

Kraftforetak som skal svare grunnrenteskatt til staten etter sktl. § 18-3 første ledd, plikter å oppbevare produksjonsdataene på elektronisk lesbart medium i sju år etter inntektsårets utgang, se FSFIN § 18-3-8 første ledd annet punktum og «Kraftforetak»pkt. 10.7.

Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Regnskapsmaterialet skal kunne fremlegges for offentlig kontrollmyndighet i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll, se bokføringsloven § 13 tredje ledd.

Regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig i lesbar form og skal kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden, se bokføringsloven § 13 fjerde ledd.

Det er i bokføringsforskriften kapittel 7 gitt særlige regler om oppbevaringsmedium, sikkerhetskopi, elektronisk tilgjengelighet mm. Bokføringsforskriften kapittel 8 inneholder særskilte regler om oppbevaring for visse bransjer.

2.7.2 Pålegg etter skatteforvaltningsloven om oppbevaring av regnskapsmateriale

Etter skfvl. § 11-3 kan skattemyndighetene i forbindelse med kontroll pålegge skattepliktige som er bokføringspliktige etter bokføringsloven å oppbevare regnskapsmateriale etter bokføringsloven § 13 første ledd nr. 1 til 4 i mer enn fem år etter regnskapsårets slutt.

I enkeltpersonforetak rettes pålegget til foretakets innehaver. I selskap, samvirkeforetak, forening, institusjon eller innretning rettes pålegget til daglig leder av virksomheten, eller styrelederen dersom virksomheten ikke har daglig leder.

Pålegget om forlenget oppbevaringstid kan påklages.

3 Bokføringspålegg og tvangsmulkt

Skfvl. § 11-1 og § 14-1 har regler om bokføringspålegg og tvangsmulkt. Omtale av bestemmelsene er tatt inn i Skatteforvaltningshåndboken.

Fant du det du lette etter?

Maks 255 tegn. Kun tall og bokstaver.

Fant du det du lette etter?

Maks 255 tegn. Kun tall og bokstaver.