Kravet om originalbilag i skattebetalingsforskriften oppheves

Kunngjøring Publisert: 20.06.2014

  • Skriv ut

Skattedirektoratet kunngjør med dette at originalitetskravet til reiseregninger og utleggsoppstillinger oppheves. Endringen legger til rette for at utlegg nå kan behandles elektronisk fra arbeidstakers side, både på den ansattes hånd og bedriftens håndtering av utleggene i etterkant. Slik elektronisk behandling vil i mange virksomheter representere en vesentlig besparelse og forenkling.

Innledning

Finansdepartementets myndighet etter skattebetalingsloven kapittel 5, med unntak av § 5-13 annet ledd og tredje ledd og § 5-13b sjette ledd, er delegert til Skattedirektoratet.

Skattedirektoratet har endret reglene om plikten til å levere originalbilag eller kvittering ved refusjon av arbeidstakerens kostnader som er pådratt i forbindelse med utførelse av arbeidet, jf. forskrift til utfylling og gjennomføring mv. av skattebetalingsloven § 5-6-11 (skattebetalingsforskriften).

I forbindelse med nevnte endringer finner Skattedirektoratet det hensiktsmessig å presisere kravene til signatur på reiseregninger i skattebetalingsforskriften, og hvorvidt elektronisk signatur på reiseregninger kan godtas, jf. skattebetalingsforskriften § 5-6-12 tredje og sjette ledd. Det er en generell oppfatning at godkjent elektronisk signatur er avgjørende for at innsendelse av reiseregninger og utleggsoppstillinger med vedlegg skjer ved hjelp av elektronisk arbeidsflyt, uten krav om utskrift av reiseregningen med evt. elektroniske vedlegg.

I tillegg har Skattedirektoratet funnet det hensiktsmessig å tilpasse kravene til dokumentasjon ved refusjon av arbeidstakers reisekostnader og billettløse reiser i tråd med utviklingen på området. Videre er det foretatt presiseringer knyttet til dokumentasjonskravene for refusjon av arbeidstakers kostnader til bevertning.

Bakgrunn for endringene

Uttalelse fra Bokføringsstandardstyret
Bakgrunnen for at direktoratet foreslår disse endringene er blant annet uttalelsen fra Bokføringsstandardstyret, delrapport II, som departementet sendte på høring høsten 2008:

Bokføringsstandardstyret mener at reglene i forskrift 21. desember 2007 nr. 1766 til utfylling og gjennomføring mv. av skattebetalingsloven §§ 5-6-11 til 5-6-13 bør vurderes på nytt. Dette gjelder muligheten for elektronisk innlevering av reiseregninger og utleggsoppstillinger som er signert på papir, med vedlegg.

 Vi viser til nærmere bakgrunn i rapporten side 72-74.

Skattedirektoratet har i tillegg fått en rekke henvendelser fra arbeidsgivere, systemleverandører og organisasjonene vedrørende praktiseringen av disse reglene med hensyn til skanning og elektronisk oppbevaring. Det er generelt et ønske om å tilrettelegge for elektronisk behandling av dokumentasjon og reiseregninger mellom arbeidsgiver og arbeidstaker.

Behov knyttet til den kommende ordningen etter a-opplysningsloven
Endringene er vurdert opp mot den kommende ordningen etter a-opplysningsloven. Ordningen skal reguleres av lov om innrapportering av ansettelses- og inntektsforhold med mer av 22. juni 2012 nr. 43 (a-opplysningsloven), og det legges opp til at arbeidsgiver skal levere opplysninger for hver kalendermåned. Ved å tilrettelegge for elektronisk behandling av dokumentasjon og reiseregninger, vil arbeidsgiver kunne innhente pliktig dokumentasjon på et tidligere tidspunkt med langt færre ressurser. Dette vil kunne medvirke til at flere arbeidsgivere tar endelig stilling til trekkplikten og rapporteringsplikten for hver kalendermåned etter a-opplysningsloven. Dagens krav til dokumentasjon i form av originalbilag er delvis til hinder for den fleksibiliteten som tekniske løsninger for lønnsmessig behandling og rapportering legger opp til. 
Det er grunn til å anta at det er den samme fleksibiliteten som gjør at oppgavegiver kan ta endelig stilling til trekkplikten og følgelig rapporteringsplikten på et mer riktig tidspunkt sett opp mot den kommende ordningen etter a-opplysningsloven.

Arbeidsgivers håndtering av utgiftsrefusjoner

Etter hovedregelen i skatteloven § 5-1 anses enhver fordel vunnet ved arbeid som skattepliktig inntekt. I skatteloven § 5-10 er det gitt en ikke uttømmende liste over hva som skal anses som fordel vunnet ved arbeid. Ifølge skattebetalingsloven § 5-6 (1) skal det med mindre annet er bestemt foretas forskuddstrekk i skattepliktig lønn og andre ytelser som omfattes av skatteloven § 5-10. 

Når arbeidsgiver refunderer utgifter som arbeidstakeren har pådratt seg i forbindelse med utførelse av arbeidet, har arbeidstaker ikke oppnådd noen fordel som er skattepliktig etter skatteloven § 5-1. I slike tilfeller foreligger det heller ingen plikt for arbeidsgiver til å foreta forskuddstrekk forutsatt at vilkårene i skattebetalingsforskriften § 5-6-11 er oppfylt.

Utbetalinger fra arbeidsgiver (refusjoner) som bare dekker utgifter som arbeidstakeren har pådratt seg i forbindelse med utførelse av arbeidet behandles som driftskostnader for virksomheten. Både lønnskostnader og andre driftskostnader er fradragsberettigede utgifter for bedriften, jf. skatteloven § 6-1 (1). 

Forholdet mellom utgiftsrefusjoner og lønn

Det foreligger imidlertid ulike forpliktelser avhengig av om arbeidsgiver har utbetalt lønn eller refundert utgifter som arbeidstakeren har lagt ut for. Grensedragningen mellom lønn og utgiftsrefusjoner er derfor relevant for vurderingen av om det foreligger plikt til å lønnsinnberette, gjennomføre forskuddstrekk og til å innbetale arbeidsgiveravgift.

Hvis skattemyndighetene skal kontrollere om arbeidsgiver håndterer trekkplikten mv riktig med hensyn til klassifisering av lønn og utgiftsrefusjoner, må det avholdes bokettersyn. Skattemyndighetene skal da kunne ta utgangspunkt i de fradragsførte driftsutgiftene i regnskapet og finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene. Det vil på denne måten være en nær sammenheng mellom bokføringsreglene og skattemyndighetenes mulighet til å kontrollere at skattereglene og reglene om arbeidsgiveravgift er overholdt. 

Reglene om dokumentasjon ved utgiftsrefusjoner i skattebetalingsforskriften

Skattebetalingsforskriften § 5-6-11 oppstiller strenge dokumentasjonskrav for at arbeidsgiver skal kunne refundere arbeidstakers utgifter i jobbsammenheng trekkfritt. Ifølge denne bestemmelsen må utgiftene dokumenteres med kvittering eller annet originalbilag som vedlegges arbeidsgiverens regnskaper. 

Arbeidsgiveren kan refundere utgifter arbeidstakeren har hatt i tjeneste uten å foreta forskuddstrekk når:
  • utgiftene dokumenteres med kvittering eller annet originalbilag og
  • dokumentasjonen vedlegges arbeidsgiverens regnskap og
  • formålet med utgiftsdekningen samt arbeidstakerens navn fremgår av bilaget eller vedlegg til dette, eventuelt av reiseregning
  • Ved refusjon av reise- og oppholdsutgifter skal det også fremgå hvem utgiftene omfatter, og hvilke arrangementer den reisende har deltatt på.
  • Ved refusjon av bevertningsutgifter skal formålet med bevertningen og hvem bevertningen omfatter fremgå.
Bakgrunnen for de strenge dokumentasjonsreglene i skattemessig sammenheng er at det i refusjonstilfellene er arbeidstakeren som er mottaker av faktura (arbeidstaker er debitor), ikke arbeidsgiveren. For å sikre at arbeidstakeren ikke får refundert samme utgift flere ganger er det et krav om at originalbilaget leveres til og oppbevares hos arbeidsgiver.

Trekkpliktens betydning for plikten til å beregne arbeidsgiveravgift

Trekkfrie utgiftsrefusjoner er fritatt for arbeidsgiveravgift, jf. folketrygdloven § 23-2 (3), og er unntatt fra innberetningsplikten, jf. samleforskrift 17.09.2013 nr. 1092 om tredjeparters opplysningsplikt §§ 5-2-3 og 5-2-4.

Konsekvensen av manglende oppfyllelse av dokumentasjonsreglene

Dersom dokumentasjonsreglene i skattebetalingsforskriften ikke er oppfylt, skal utbetalingen behandles som trekk- og avgiftspliktig utbetaling. Arbeidsgiver plikter da å foreta forskuddstrekk i utgiftsrefusjonen-/utgiftsgodtgjørelsen og det skal beregnes arbeidsgiveravgift.

Nærmere om hva som ligger i kravet om ”kvittering eller annet originalbilag”

Etter gjeldende rett gjelder et krav om at både kvittering og annet type bilag skal leveres i original. I dette ligger det som utgangspunkt et krav til papirform, selv om også elektroniske dokumenter vil kunne være originalbilag. 

Når en faktura mottas elektronisk er det den elektroniske versjonen som er originalen. En arbeidstaker kan i disse tilfellene ikke legge frem et originalt papirbilag for arbeidsgiveren som viser at kostnaden er pådratt. Skattedirektoratet har som en praktisk ordning godtatt at arbeidstaker legger frem en utskrift av den elektroniske fakturaen sammen med kvitteringsliste eller kontoutskrift som viser at kostnaden er betalt. Det er ikke uttalt direkte at man må ha kvitteringsoblat på avtalegiro og e-fakturaer som følger med som bilag til regnskap ved refusjon av tjenesteutgifter, men kvitteringsoblat godkjennes i stedet for en kontoutskrift eller kvitteringsliste.

En skannet kvittering eller bilag anses ikke for å oppfylle vilkåret om originalitet etter gjeldende rett. I Skattedirektoratets brev til NARF datert 20.05.2010 hitsettes følgende:

For å sikre at arbeidstakeren ikke får refundert samme utgift flere ganger er det et krav om at originalbilaget leveres til og oppbevares av arbeidsgiveren. Skattedirektoratet har derfor tidligere uttalt at et skannet bilag ikke oppfyller kravet til originalitet. Denne uttalelsen knytter seg til arbeidstakers skanning av kvitteringen eller originalbilaget før innsending til arbeidsgiveren. Skattedirektoratet har imidlertid ingen innvendinger mot at arbeidsgiver skanner innsendte kvitteringer og originalbilag for elektronisk oppbevaring i tråd med bokføringsreglene.

Henvendelser fra arbeidsgivere, systemleverandører og andre berørte gir uttrykk for at hensikten med den digitale bokføringen i stor grad er redusert. Tilbakemeldingene peker på at det krever mye tid og ressurser for virksomheter å administrere en fysisk oppbevaring samtidig med elektronisk oppbevaring.

Nærmere om kravet til signatur på reiseregninger i skattebetalingsforskriften § 5-6-12 tredje og sjette ledd

Det er ved utstedelse av en reiseregning et krav om at denne blant annet skal inneholde arbeidstakerens underskrift, jf. skattebetalingsforskriften § 5-6-12 (3) og (6).  

Skattedirektoratet har i brev av 8. juli 2004 vurdert hvorvidt elektronisk signatur på reiseregninger kan godtas. Hovedinnholdet i brevet er som følger: 

Forskriften av 14. oktober 1976 utelukker ikke elektroniske løsninger. [Forskriften er opphevet. Bestemmelsen er inntatt i skattebetalingsforskriften § 5-6-12 (3) og (6)]. Det må imidlertid stilles relativt strenge krav for å sikre at hensynene bak kravet til underskrift opprettholdes.

Det fremgår av lov 15. juni 2001 nr. 81 om elektronisk signatur § 6 første punktum at kvalifiserte signaturer alltid vil fylle et formkrav om underskrift, forutsatt at disposisjonen kan gjennomføres elektronisk. Andre elektroniske signaturer kan oppfylle slike krav, jf. § 6 annet punktum. Et sentralt element i vurderingen av om en disposisjon kan gjennomføres elektronisk vil være om hensynene bak underskriftskravet i så fall blir ivaretatt.

Generelt skal underskrift dekke følgende funksjoner: Autentisering, integritets- og bevissikring, seremoniell-/varslingsfunksjon og tradisjon. 

En elektronisk løsning må gi tilfredsstillende sikkerhet for at utsteder er korrekt angitt (identitetskontroll, signaturkrav) og at reiseregningen ikke er endret etter utstedelse (integritetskrav). Hvilke krav som skal settes for å likestille håndskrevet underskrift med en elektronisk løsning vil bero på en konkret vurdering, der man blant annet ser på risikoen for sikkerhetsbrudd.

Ett av formålene med regelverket er å kunne knytte ansvar for reiseregningen til en bestemt fysisk person. Løsningen må tilby sikker lagring av hvem som har undertegnet reiseregningen. Det må også være en tilfredsstillende sikring mot at uvedkommende signerer. Ulike mekanismer kan her være aktuelle for å styrke autentiseringen (tokomponents autentisering, for eksempel noe en kan og noe en har, - passordkvalitet, utleveringsrutiner). Dessuten vil krav om tidsmessig nærhet mellom signering og autentisering styrke tilliten til løsningen. 

Arbeidsgiveren må vurdere om en elektronisk signatur oppfyller disse kravene, jf. ovenfor.

Nærmere om kravene til dokumentasjon ved refusjon av arbeidstakers reisekostnader

Kostnader til billett for reise med fly eller tog utover ordinær billettpris (for eksempel 1. klasse)
For at utbetaling til dekning av kostnader til billett for reise med fly eller tog ut over ordinær billettpris (for eksempel 1. klasse) skal anses trekkfri, må kostnadene legitimeres med flybillettstammen eller togbilletten, jf. skattebetalingsforskriften § 5-6-11 tredje ledd første punktum.

Bakgrunnen for bestemmelsen knytter seg til hendelser der arbeidstakerne bestilte flybilletter på reisebyrået og mottok faktura som dokumentasjon. På grunnlag av fakturaen som oppfylte kravet til originalbilag fikk arbeidstakerne trekkfri refusjon fra arbeidsgiver. Videre viste kontroller fra ligningsmyndighetene mot reisebyråene at arbeidstakerne deretter avbestilte billetten og fikk dermed skattefri refusjon av en utgift de ikke ble påført. For å hindre dette ble det innført krav om flybillettstamme.

Den teknologiske utviklingen med økt bruk av billettløse reiser omtalt i neste avsnitt, har medført at flyselskaper ikke lenger utsteder det som tidligere var kjent som slik flybillettstamme. Nå for tiden er det mer naturlig å omtale dette som kvittering eller annen dokumentasjon fra reiseselskap som en følge av at reisen kan bestilles på Internett, og den reisende får reisedokumenter, kvitteringer og annen dokumentasjon elektronisk.

I slike tilfeller kan ikke arbeidstaker legge frem originale reisedokumenter, kvitteringer og annen dokumentasjon for arbeidsgiveren som viser at kostnaden er pådratt. Skattedirektoratet har som en praktisk ordning godtatt at arbeidstaker legger frem en utskrift av den elektroniske dokumentasjonen.

Som nevnt over er en slik praksis til hinder for en elektronisk arbeidsflyt der arbeidstaker kan sende inn reiseregninger og utleggsoppstillinger med dokumentasjon for reisekostnader til fly og tog utover ordinær standard som er utstedt elektronisk. Henvendelser fra arbeidsgivere, systemleverandører og andre berørte peker på det er særlig innenfor dette området at det krever mye tid, ressurser og rutiner hos virksomhetene for å vedlikeholde en fysisk oppbevaring samtidig med elektronisk oppbevaring. For arbeidstakere hvor reiseaktiviteten er en grunnleggende forutsetning for utøvelsen av yrket, oppleves det som svært lite fleksibelt at det ikke legges til rette for elektronisk behandling av dokumentasjon og reiseregninger mellom arbeidsgiver og arbeidstaker.

Krav til dokumentasjon av reisekostnader for billettløse reiser
Den teknologiske utviklingen har bidratt til at de største og viktigste aktørene i reiselivsbransjen har tatt i bruk billettløse reiser. Med billettløse reiser menes en billett hvor det ikke produseres et papirdokument, men hvor all informasjon om billetten lagres elektronisk i reiseselskapets billettsystemer. Reisen kan bestilles på Internett, og billetten knyttes til kredittkort, kundekort eller QR-kode på mobiltelefon. Den reisende får reisedokumenter, kvitteringer og annen dokumentasjon digitalt.

For billettløse reiser må kostnadene legitimeres overfor arbeidsgiveren ved reisebeskrivelse fra reiseselskapet som gir opplysninger om foretatte reiser. Reisedokumenter med bekreftelse på bestilt og betalt reise er ikke tilstrekkelig dokumentasjon. Reisebeskrivelse for den foretatte reisen skal angi arbeidstakers navn og adresse, tid og sted for avreise og ankomst samt pris, jf. skattebetalingsforskriften § 5-6-11 tredje ledd annet punktum. Fortløpende elektronisk reisebeskrivelse bekreftes ved en årlig utskrift på papir jf. skattebetalingsforskriften § 5-6-11 tredje ledd tredje punktum.

Kravet om reisebeskrivelse for den foretatte reisen
En konsekvens av at de norske flyselskapene begynte å innføre elektroniske flybilletter var at flybillettstamme ikke lenger ble aktuelt, og den gamle trekkforskriften av 14.10.76 ble endret slik at det nå måtte fremlegges reisebeskrivelse fra flyselskapet som dokumentasjon på at reisen var gjennomført.

Erfaringer viser at norske flyselskaper som SAS og Norwegian har utviklet elektroniske løsninger som gjør det enkelt å hente ut reisebeskrivelser for gjennomførte reiser. Samtidig viser erfaringen at det i mange sammenhenger er vanskelig å få reisebeskrivelse fra de utenlandske flyselskapene. Bruk av utenlandske flyselskaper er høyst vanlig for norske arbeidstakere i forbindelse med reiser som knytter seg til utøvelse av yrket i utlandet, men også som en konsekvens av økt konkurranse i luftfarten med flere utenlandske operatører som flyr fra/til Norge. Naturlig nok har det blitt reist spørsmål om arbeidsgiver skal gjennomføre forskuddstrekk og beregne arbeidsgiveravgift hvis reisebeskrivelse ikke fremlegges.

Kravet om bekreftelse av fortløpende elektronisk reisebeskrivelse ved årlig utskrift på papir
Etter Skattedirektoratets oppfatning vil legitimasjonskravene i ovennevnte forskrifts § 5-6-11 tredje ledd annet punktum være oppfylt dersom arbeidstaker i tillegg til den elektroniske reisebeskrivelsen også leverer en årlig utskrift på papir fra flyselskapet til arbeidsgiver. 

Spørsmålet er om det fortsatt skal kreves årsoppgave på papir, eller om det i dag finnes tilfredsstillende former for elektronisk oversendelse som ikke lett kan manipuleres og derved godkjennes som bilag. Skattedirektoratet har tidligere gitt uttrykk for en forståelse der reisebeskrivelse som oversendes i et ikke direkte redigerbart format kan godtas som underdokumentasjon på foretatt flyreise, uten noen årsoppgave på papir.

Det finnes i dag ikke et allment tilgjengelig elektronisk verktøy som sikrer elektronisk eller skannet dokumentasjon mot redigering. Samtidig er det en større aksept for at det foreligger en generell manipulasjonsrisiko uavhengig av hvilket medium som benyttes for å lagre dokumentasjonen. Også papirdokumentasjon kan i dag, med forholdsvis enkle midler, manipuleres. 

De vanligste formatene som i dag benyttes for elektronisk reisebeskrivelse er pdf og html. Slike filformat kan benyttes dersom de ikke enkelt lar seg redigere i allment kjent sluttbrukerverktøy for tekstbehandling, regneark, e-post mv. uten at endringen fremgår direkte av dokumentasjonen. 

Basert på en rekke henvendelser tilsier Skattedirektoratets erfaring at flyselskapene ikke sender ut slike årsoppgaver. Videre er erfaringen at flyselskapene ikke har rutiner for å sende ut en årlig utskrift slik skattebetalingsforskriften krever. 

Krav om arbeidstakers adresse på reisebeskrivelsen
Erfaringer som Skattedirektoratet har innhentet viser at flere flyselskap ikke opplyser arbeidstakerens adresse på reisebeskrivelsen. Navnet på arbeidstakeren vises i tilknytning til produktinformasjonen sammen med fly-/rutenummer, dato og tidspunkt. Imidlertid vises ikke adresseopplysninger i tilknytning til produktinformasjonen. Dialogen mellom flyselskapet og den reisende skjer elektronisk. Det er naturlig å anta at adresseopplysningene og korrektheten av disse betinger ajourhold av den reisende selv. 

Kostnader til billett for reise med ordinært tog-, ferge-, buss mv
I andre tilfeller må reisekostnadene dokumenteres med underskrevet reiseregning fra arbeidstakeren som angir hvilket kommunikasjonsmiddel som er benyttet, og billettpris på strekningen, jf. skattebetalingsforskriften § 5-6-11 tredje ledd siste punktum. Regelverket på dette området oppleves ikke å være til hinder for en elektronisk arbeidsflyt der arbeidstaker kan sende inn reiseregninger og utleggsoppstillinger digitalt.

Nærmere om dokumentasjonskravene for refusjon av arbeidstakers kostnader til bevertning

Ved refusjon av bevertningsutgifter skal også formålet med bevertningen og hvem bevertningen omfatter fremgå, jf. skattebetalingsforskriften § 5-6-11 første ledd. Tilsvarende bestemmelse fremgår i forskrift 01.12.2004 nr. 1558 om bokføring (bokføringsforskriften) § 5-10.

Representasjon avgrenses mot fradragsberettigede kostnader ved at det kan gis fradrag for kostnader i form av beskjeden bevertning av kunder eller forretningsforbindelser dersom gitte betingelser er oppfylt. En av betingelsene knytter seg til at bevertningen skjer utad overfor kunder eller forretningsforbindelser. Opplysningene om hvem bevertningen omfatter bidrar til at arbeidstakers virksomhet kan dokumentere at tiltaket skjer utad overfor kunder eller forretningsforbindelser. 

Krav til at det skal fremgå formålet med bevertningen og hvem bevertningen omfatter knytter seg til forutsetninger for trekkfritaket. En slik forutsetning innebærer at utgiften er pådratt i forbindelse med utførelsen av arbeid, jf. skattebetalingsforskriften § 5-6-11 første ledd. Det er således en forutsetning at en kan skille mellom dekning av tjenesteutgifter og privatutgifter ved vurderingen av om det foreligger trekkplikt. Videre med betydning for vurdering av skatteplikt, plikt til å svare arbeidsgiveravgift og lønnsoppgaveplikten.

Skattedirektoratet har fått tilbakemeldinger som tyder på at opplysninger om hvem bevertningen omfatter og hva opplysningene bør omfatte, kan forstås på ulik måte. En ulik forståelse innebærer tvil om kravet er oppfylt ved å angi navn på virksomheten til forretningsforbindelsen som deltar, organisatorisk del av virksomheten hos forretningsforbindelsen eller navnet på personen som deltar. 

Bokføringslovens regler om dokumentasjon av bokførte opplysninger

Krav til dokumentasjon av bokførte opplysninger reguleres av bokføringsloven § 10 og bokføringsforskriften kapittel 5. Krav til oppbevaring reguleres i lovens § 13 og forskriftens kapittel 7. 

Innføringen av bokføringsloven innebar en tilpasning til den elektroniske utviklingen ved at bokføringspliktige som hovedregel kunne velge mellom å oppbevare papirbilag eller elektronisk dokumentasjon. Det ble ikke lenger stilt krav til "originale papirbilag". Formatene ble med dette likestilt. Ved endringslov 22.06.2013 nr. 35 ble dette presisert i bokføringsloven § 13 annet ledd tredje punktum:

Originalt regnskapsmateriale kan erstattes ved overføring av regnskapsinformasjon til andre media hvis muligheten til å etterprøve pliktig regnskapsrapportering i regnskapsmaterialets oppbevaringstid ikke svekkes. Departementet kan i forskrift fastsette nærmere krav til oppbevaringsmedier.

Regelen innebærer at det for en bokføringspliktig arbeidsgiver er valgfritt om papirbaserte bilag lagres elektronisk (for eksempel som en bildefil, på grunnlag av skanning) eller i papirformat.

Bokføringsforskriften § 5-9 krever imidlertid at dokumentasjon av reise- og oppholdsutgifter skal være i samsvar med aktuelle regler i skattebetalingsforskriften § 5-6-11 til 5-6-13.

Skattedirektoratet har således i brev til Finansdepartementet av 4.10.2010 gitt uttrykk for at arbeidstaker fremdeles må oppfylle vilkårene om original dokumentasjon ved krav om utgiftsrefusjon, mens arbeidsgiver senere står fritt til å lagre arbeidstakers dokumentasjon elektronisk eller i original papirformat. Skattedirektoratet har også gitt uttrykk for denne forståelsen av reglene i annen korrespondanse. 

Vurdering av om originalitetskravet ved utgiftsrefusjoner bør endres

Bakgrunnen for de strenge dokumentasjonsreglene ved refusjoner er å sikre at arbeidstaker ikke får refundert samme utgift flere ganger på grunnlag av samme bilag. Originalbilaget skal derfor leveres til og oppbevares av arbeidsgiver. Et skannet bilag oppfyller i utgangspunktet ikke kravet til originalitet etter skattebetalingsforskriften.

Den teknologiske utviklingen har imidlertid ført til økt bruk av elektronisk dokumentasjonen og elektronisk arbeidsflyt. Skattedirektoratet viser i den forbindelse til det som er uttalt i NOU 2002: 20 Ny bokføringslov, punkt 9.13 (vedrørende dokumentasjon av bokførte opplysninger):

Både gammel og ny regnskapslovgivning har bestemmelser som regulerer krav til originalitet og format ved krav om papirbilag. Originale papirbilag må forventes å være et utbredt dokumentasjonsmedium for mange virksomheter i lang tid fremover, og etter gjeldende rett er papirdokumenter vurdert å ha større grad av originalitet enn elektronisk dokumentasjon. Utvalget mener imidlertid at den økende bruken av elektronisk dokumentasjon vil redusere den tradisjonelle sammenhengen mellom papirbilag og originalitet. Utviklingen kan også gjøre det tilnærmet umulig å definere originalitet på en hensiktsmessig måte. Den bokføringspliktige må selv kunne avgjøre hva som anses som dokumentasjon av de bokførte opplysningene, når identisk dokumentasjon mottas i flere formater. I dokumentasjonen av regnskapssystemet må den bokføringspliktige beskrive hva som er definert som dokumentasjon av de bokførte opplysningene, dersom dette ikke er åpenbart.

Skattedirektoratet er enig i vurderingen at den økte bruken av elektronisk dokumentasjon gjør det vanskelig å definere hva som skal tilfredsstille kravet til originalitet. Uavhengig av om underdokumentasjonen leveres på papir eller elektronisk, er det vanskelig å forhindre at en ansatt bruker flere utskrifter eller skanninger av samme bilag (kopier) for å få refusjon flere ganger. Dette må motvirkes ved at arbeidsgiver har gode kontroll- og godkjenningsrutiner for reiseregninger og utleggsoppstillinger. Arbeidsgivere vil ha en økonomisk egeninteresse i å kontrollere at ikke virksomheten blir belastet med høyere refusjonskrav enn det som er reelt eller med kostnader som ikke vedrører virksomheten.

Det kan tenkes situasjoner der arbeidstaker har flere arbeidsgivere og krever refusjon for samme kostnad hos alle arbeidsgiverne. Skattedirektoratet legger imidlertid til grunn at dette ikke vil være praktisk i særlig mange tilfeller, da arbeidsgiverne stort sett vil ha god oversikt over når og hvor de ansatte er på reiser, spiser overtidsmat osv. 

Skattedirektoratet har i en uttalelse lagt til grunn at arbeidsgiver kan skanne innsendte kvitteringer og originalbilag for elektronisk oppbevaring i tråd med bokføringsreglene. Dette vanskeliggjør imidlertid kontrollen av om kvittering eller annet originalbilag er levert i tråd med gjeldende skattebetalingsforskrift. Tilsvarende vil det ikke være mulig å kontrollere om en signert reiseregning er levert på papir og skannet av arbeidsgiver, eller skannet av arbeidstaker. Konsekvensen av dette er at det enten må foretas en innstramming i reglene, eller så må reglene endres slik at det også tillates at arbeidstaker leverer underdokumentasjonen elektronisk.

Vurderinger knyttet til at reiseregninger som signeres elektronisk behandles ved hjelp av digital arbeidsflyt

En opphevelse av orginalitetskravet til utgiftsgodtgjørelser legger til rette for at utlegg kan behandles elektronisk både på den ansattes hånd og ved bedriftens håndtering av utleggene i etterkant. Slik elektronisk behandling vil i mange virksomheter representere en vesentlig besparelse og forenkling.

For reiseregninger er kravet til signatur oppstilt for å kunne knytte ansvaret for reiseregningen til en fysisk person. Det er ikke et krav om at reiseregningen må være på papir i skattebetalingsforskriften, men hvis kravene til elektronisk signatur ikke er oppfylt må reiseregningen leveres på papir etter gjeldende rett. 

Arbeidsgiveren må vurdere om en elektronisk signatur oppfyller kravene, jf. lov 15. juni 2001 nr. 81 om elektronisk signatur § 6. Et sentralt element i vurderingen av om en disposisjon kan gjennomføres elektronisk vil være om hensynene bak underskriftskravet i så fall blir ivaretatt.

Behovet for tilpasning av kravene til dokumentasjon ved refusjon av arbeidstakers reisekostnader

Kostnader til billett for reise med fly eller tog utover ordinær billettpris (for eksempel 1. klasse)
Den teknologiske utviklingen med økt bruk av billettløse reiser, har medført at skattebetalingsforskriftens anvendelse av begrepet «flybillettstamme» må vurderes. Som en følge av den teknologiske utviklingen er det naturlig å legge til grunn at flyselskaper ikke lenger utsteder det som tidligere var kjent som slik flybillettstamme. Nå for tiden er det mer naturlig å omtale dette som kvittering eller annen dokumentasjon fra reiseselskap som en følge av at reisen kan bestilles på Internett, og den reisende får reisedokumenter, kvitteringer og annen dokumentasjon elektronisk.

Krav til dokumentasjon av reisekostnader for billettløse reiser

Kravet om reisebeskrivelse for den foretatte reisen

Skattedirektoratet har vurdert om det kan åpnes for at alternativ dokumentasjon som kvalifiserer til trekkfri refusjon av kostnader til billettløse flyreiser hos flyselskap som ikke kan gi slik reisebeskrivelse. Et alternativ vil kunne være at arbeidstakeren kan dokumentere selve betalingen av reisen. Flyreiser betalt med kredittkort vil sammen med belastning for reisen ofte forekomme med opplysninger om reisestrekning, dato og navn på den reisende. Dette antas å være tilstrekkelig dokumentasjon for at arbeidstakeren har blitt påført utgiften som kreves refundert trekkfritt. 
Dersom utskrift fra kreditt- eller bankkort benyttet ved betalingen ikke inneholder opplysninger om reisestrekning mv., må det i tillegg legges ved bestillingsbekreftelse/reisedokument og boardingkort/setekvittering. Slik dokumentasjon sett under ett anses å være tilstrekkelig dokumentasjon på lik linje med reisebeskrivelse for gjennomførte reiser. 

Det bemerkes at dette aksepteres i tilfeller hvor flyselskapet ikke gir reisebeskrivelser fordi det ikke eksisterer løsninger som gjør det mulig. En slik oppmykning av kravet kan også sees sammenheng med at prisen på flybilletter har falt vesentlig som følge av økt konkurranse i markedet. Risikoen for at vesentlige beløp unndras antas ikke å være like stor lenger. Som en konsekvens av dette anses det heller ikke å være nødvendig å stille spesifikke formkrav til legitimasjonen av kostnader til fly i forhold til andre utgiftstyper.

Kravet om bekreftelse av fortløpende elektronisk reisebeskrivelse ved årlig utskrift på papir
Kravet om bekreftelse av fortløpende elektronisk reisebeskrivelse ved årlig utskrift på papir synes ikke lengre å være aktuelt. Et slikt krav har sitt utgangspunkt i en fase av den teknologiske utviklingen der dokumentasjonen ble sendt over i redigerbare formater. Formater som gjorde det enkelt å klippe ut data fra dokumentasjonen for så å kunne bearbeide den i et annet program, for deretter å kjøres ut på papir slik at den fremstår med manipulert innhold.

Dersom den elektroniske reisebeskrivelsen sendes over i filformat som enkelt lar seg redigere, må det dokumenteres at utgiften er pådratt for gjennomførte reiser eller bestilte reiser som er betalt ved bestilling. Med slik dokumentasjon menes bestillingsbekreftelse/reisedokument og boardingkort/setekvittering.

Krav om arbeidstakers adresse på reisebeskrivelsen
Ved behov for arbeidstakers adresse i forbindelse med ligningsmyndighetenes kontrollarbeid, bemerkes det at opplysningene allerede finnes i flere andre kilder som er langt mer ajourholdte enn hva flyselskapene kan gi. I de aller fleste tilfeller vil arbeidstakerens adresse fremgå av reiseregning og utleggsoppstillinger som følge av legitimasjonskravene, eventuelt også i flyselskapets salgsdokument. Adresseopplysninger herifra synes å dekke det samme behovet for opplysninger som reguleres av bestemmelsen i skattebetalingsforskriften § 5-6-11 tredje ledd annet punktum.

Vurdering av dokumentasjonskravene for refusjon av arbeidstakers kostnader til bevertning

Skattedirektoratet ser at ordlyden i skattebetalingsforskriften § 5-6-11 første ledd kan gi grunnlag for ulik forståelse av detaljeringen knyttet til hvem bevertningen omfatter.

Som en følge av opplysningen knytter seg til virksomhetens fradragsrett og trekkfritak for arbeidstakeren er det strenge krav til dokumentasjonen. Skattedirektoratet vil derfor understreke at kvitteringen eller annet bilag for utgiftene ved slik bevertning skal inneholde navn på personen såvel som navn på den virksomhet som personen representerer.

En forståelse av at kvitteringen eller annet bilag for utgiftene ved slik bevertning skal inneholde navn på personen såvel som den virksomhet som personen representerer, synes å ha sammenfallende interesser med arbeidsgivers økonomiske egeninteresse der det kun er kostnader som vedrører virksomheten som refunderes, ikke private kostnader. 

Konklusjon

Skattedirektoratet gjennomfører endringer i forskrift til utfylling og gjennomføring mv. av skattebetalingsloven (skattebetalingsforskriften). Endringene legger til rette for at reiseregninger og utleggsoppstillinger med vedlegg kan behandles elektronisk fra arbeidstakers side, både på den ansattes hånd og ved bedriftens håndtering av utleggene i etterkant. Dette innebærer at kravet til originalbilag i skattebetalingsforskriften § 5-6-11 utgår, og åpner for at arbeidstaker kan sende inn reiseregninger og utleggsoppstillinger med vedlegg elektronisk, uavhengig av om "originalbilag» er papirbasert eller elektronisk. Noen ganger vil utleggene være adressert til den ansatte, mens andre ganger er det kontantutlegg uten adressat. Arbeidsgiver må ved mottak vurdere om dette er kostnader som vedrører virksomheten og for øvrig påse at dokumentasjonsreglene i bokføringsforskriften §§ 5-5-1, 5-9 og 5-10 følges.

I forbindelse med spørsmålet hvorvidt en elektronisk signatur oppfyller krav om underskrift i skattebetalingsforskriften § 5-6-12 (3) og (6), har Skattedirektoratet funnet det tilstrekkelig å presisere at arbeidsgiveren må vurdere om en elektronisk signatur oppfyller kravene omtalt foran under overskriften «Nærmere om kravet til signatur på reiseregning i skattebetalingsforskriften § 5-6-12 tredje og sjette ledd». Et sentralt element i vurderingen av om en disposisjon kan gjennomføres elektronisk vil være om hensynene bak underskriftskravet i så fall blir ivaretatt.

I tillegg har Skattedirektoratet funnet det hensiktsmessig å tilpasse kravene til dokumentasjon ved refusjon av arbeidstakers reisekostnader og billettløse reiser i tråd med utviklingen på området. Videre er det foretatt presiseringer knyttet til dokumentasjonskravene for refusjon av arbeidstakers kostnader til bevertning.

Endringer i forskrift til utfylling og gjennomføring mv. av skattebetalingsloven

På bakgrunn av konklusjonen ovenfor gjennomføres følgende endringer i forskrift til utfylling og gjennomføring mv. av skattebetalingsloven med virkningstidspunkt 1. juli 2014:

§ 5-6-11 første ledd skal lyde:
Det skal ikke foretas forskuddstrekk i utbetalinger (refusjon) som kun dekker utgifter som arbeidstakeren har pådratt seg i forbindelse med utførelse av arbeidet, når utgiftene dokumenteres med kvittering eller annet bilag som tilfredsstiller kravene i forskrift 1.desember 2004 nr. 1558 om bokføring kapittel 5, og dokumentasjonen vedlegges arbeidsgiverens regnskaper. Tilsvarende gjelder ved refusjon av pendlers reiseutgifter ved besøk i hjemmet, herunder refusjon av utgifter til kost og losji under reisene. Opplysninger om formålet med utgiftsdekningen og navnet på arbeidstakeren skal fremgå av bilaget eller av vedlegg til dette. Ved refusjon av reise- og oppholdsutgifter skal det også fremgå hvem utgiftene omfatter, og hvilke arrangementer den reisende har deltatt på. Ved refusjon av bevertningsutgifter skal formålet med bevertningen fremgå, navnet på de personer som bevertningen omfatter samt navnet på den virksomhet som personen representerer. Elektronisk dokumentasjon tilfredsstiller kravet til bilag når dokumentasjonen er utstedt i et filformat som ikke enkelt lar seg redigere i allment kjent sluttbrukerverktøy for tekstbehandling, regneark, e-post mv. uten at endringen fremgår direkte av dokumentasjonen.

§ 5-6-11 tredje ledd skal lyde:
For at utbetaling til dekning av reiseutgifter med tog ut over ordinær billettpris (for eksempel 1. klasse) eller fly skal anses trekkfrie etter denne bestemmelsen, må utgiftene legitimeres ved togbillett eller kvittering eller annen dokumentasjon fra reiseselskap. For billettløse reiser må utgiftene legitimeres ved en reisebeskrivelse fra reiseselskapet som gir opplysninger om foretatte reiser, arbeidstakers navn, tid og sted for avreise og ankomst samt pris. Dersom reiseselskapet ikke kan levere en reisebeskrivelse om foretatte reiser må det dokumenteres at utgiften er pådratt for gjennomførte reiser eller bestilte reiser som er betalt ved bestilling. Refusjon til dekning av utgifter ved kjøp av billettløse reiser i form av kort som gjelder et begrenset antall reiser, må også legitimeres med faktura fra reiseselskapet. Refusjon til dekning av utgifter ved kjøp av billettløse flyreiser i form av kort som gjelder et ubegrenset antall reiser i et begrenset tidsrom, Travel Pass o.l. ordninger, skal anses trekkfrie når utgiftene legitimeres med faktura fra reiseselskapet, og arbeidstaker også sender fortløpende reisebeskrivelse over alle foretatte reiser i det tidsrommet kortet gjelder. Reisebeskrivelsen skal ha et tilsvarende innhold som etter annet punktum med unntak for opplysninger om pris. I andre tilfelle må utgiftene dokumenteres ved underskrevet reiseregning fra arbeidstakeren, jf. § 5-6-12 tredje ledd, som angir hvilket transportmiddel som er benyttet og billettpris på strekningen.

Fant du det du lette etter?

Maks 255 tegn. Kun tall og bokstaver.