Taxnorway.no

Utdatert: Diverse artikler

Utskriftversjon



Innhold

Forsiden

  10 Regnskapsregler

Bokføringsplikt
Alle som har plikt til å levere omsetningsoppgave etter merverdiavgiftsloven, har plikt til å føre regnskap etter bokføringsloven. Dette gjelder både når virksomheten drives som enkeltpersonforetak, ansvarlig selskap eller aksjeselskap.

Mange overlater bokføringen til et regnskapskontor. Regnskapsføreren må være autorisert regnskapsfører. Foruten løpende bokføring og utarbeidelse av årsregnskap og selvangivelse vil regnskapskontoret også kunne hjelpe til med innsending av terminoppgaver for merverdiavgift, skattetrekk og arbeidsgiveravgift.

Etter lov 17. juli 1998 nr. 56 om årsregnskap mv., er det ikke nødvendig for små enkeltpersonforetak (eiendeler til en verdi av 20 mill kr eller mindre og opp til 20 ansatte) og ansvarlige selskap (opp til 5 mill i omsetning og under 5 ansatte) å utarbeide årsregnskap. Men virksomheter i denne gruppen må sette opp et skattemessig årsoppgjør for å fastsette årets skattemessige inntekt og formue.
Bestemmelser om bokføring er gitt i lov 19. november 2004 nr. 73 om bokføring. Finansdepartementet fastsatte 1. desember 2004 forskrift nr. 1558 om bokføring (bokføringsforskriften).

Eksempel på utfylling av faktura

Hvilke spesifikasjoner skal føres?

Som minstekrav til regnskapet skal disse spesifikasjonene føres

  • bokføringsspesifikasjon
  • kontospesifikasjon
  • kundespesifikasjon
  • leverandørspesifikasjon
  • spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet
  • spesifikasjon av salg til eiere og deltakere
  • spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte
  • spesifikasjon av merverdiavgift
  • spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser

Legitimasjon av kostnader og inntekter

Alle posteringer i regnskapet skal legitimeres ved bilag. Som regel skal postene i regnskapsspesifikasjonene være fortløpende nummerert med henvisning til tilsvarende nummerering av bilagene. Kostnadene må være legitimert ved originalbilag fra leverandør. I motsatt fall kan disse ikke føres til fradrag i avgiftsoppgjøret. Det er svært viktig at salget blir tilfredsstillende legitimert. Det skal utstedes salgsdokument (faktura, nota eller regning) ved salg av varer og tjenester.

Salgsdokumentasjonen skal som hovedregel utstedes snarest mulig og senest en måned etter levering. Bokføringspliktige som leverer årsoppgave eller årsterminoppgave etter merverdiavgiftsloven § 31 eller § 31 a, kan likevel ikke utstede salgsdokumentasjon senere enn det kalenderår levering finner sted.

Tjenester som leveres løpende skal som hovedregel faktureres senest en måned etter utløpet av den ordinære merverdiavgiftsterminen, ifølge merverdiavgiftsloven § 30 første ledd. Utstedelse av salgsdokumentasjon for løpende tjenesteleveranser kan utsettes ytterligere for ubetydelige leveranser.

Finansdepartementet har i § 5-2-7 i bokføringsforskriften gitt regler om at salgsdokumentasjon for persontransport, servering, abonnenter, leier, avgifter og lignende kan utstedes før levering har funnet sted, begrenset til en periode på ett år. Salgsdokumentet skal så vidt mulig utstedes innenfor det kalenderår levering finner sted. For andre typer leveranser kan det ikke utstedes salgsdokumentasjon inklusive merverdiavgift før den avgiftspliktige varen eller tjenesten er levert.

Dokumentasjon av salg av varer og tjenester skal minst inneholde:

  1. nummer og dato for utstedelse av dokumentasjonen
  2. angivelse av partene
  3. ytelsens art og omfang
  4. tidspunkt og sted for levering av ytelsen
  5. vederlag og betalingsforfall
  6. eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift

Opplysningene om kjøper skal minst inneholde kjøpers navn, og adresse eller organisasjonsnummer. Selger kan fravike krav om angivelse av kjøper ved kontantsalg fra detaljist. Dette gjelder likevel ikke når kjøper er bokføringspliktig og varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, eller der betalingen skjer med kontanter for et beløp på kr 40 000 eller mer inklusive merverdiavgift.

Opplysningene om selger skal minst omfatte selgers navn og organisasjonsnummer. Dersom selger er registrert i merverdiavgiftsmanntallet skal organisasjonsnummer etterfølges av bokstavene MVA.

Hos kjøper vil det være selgers salgsdokumentasjon med kjøpers navn som er dokumentasjon. Ved kontantkjøp fra detaljist kan informasjon om kjøper utelates når vederlaget er lavere enn 1000 kroner inklusive merverdiavgift og varen eller tjenesten ikke er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse. Når kjøper ikke er opplyst, skal den som har foretatt kjøpet påføre formålet eller bruksområdet for varene eller tjenestene. Dokumentasjonen skal dateres og signeres. Ved kjøp som er lagt ut av en ansatt i den bokføringspliktige virksomheten gjelder ikke beløpsgrensen på  1000 kroner. I slike tilfeller skal den ansatte utarbeide og signere en datert oppstilling som viser hvilke kjøp som er foretatt og formålet eller bruksområdet for varene og tjenestene.

Dersom et salgsdokument inneholder både avgiftspliktig og avgiftsfri omsetning samt omsetning som faller utenfor bestemmelsen i merverdiavgiftsloven kap. IV, skal omsetningen framgå hver for seg og summeres særskilt. Det samme gjelder dersom avgiftspliktig omsetning avgiftsberegnes med forskjellige satser. For en avgiftspliktig som har omsetning som omfattes av alminnelig sats (25 prosent merverdiavgift) og omsetning som omfattes av redusert sats (14 prosent eller 8 prosent), skal omsetningen avgiftsberegnes med forskjellige satser.

Bokføringspliktige som har kontantsalg må som hovedregel registrere kontantsalget på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system og dokumentere kontantsalget ved daterte, nummererte summeringsstrimler (kassaruller) eller tilsvarende rapport. Dokumentasjon av kontantsalg sammenholdt med daglig opptelling av kassaveholdning skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt opptelling av kassabeholdningen. Eventuelle differanser skal forklares.

Ajourhold av regnskapet og periodisering av avgiften

Du er pålagt å være à jour med bokføringen innen fristen for pliktig regnskapsrapportering (for eksempel merverdiavgiftsrapportering), og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned. Dersom du har færre enn 300 bilag i året, holder det at du er à jour innen pliktig regnskapsrapportering.

Etter merverdiavgiftsloven § 32 skal avgiftsbeløpet medtas i den avgiftsterminen de er registrert i regnskapet. Ut i fra kravene til ajourhold nevnt over samt reglene om tidspunktet for utstedelse av salgsdokumentet beskrevet i et tidligere avsnitt, betyr dette i praksis at dato for utstedelse av salgsdokumentet legges til grunn ved periodisering av avgiften.

Avslutning av bøkene
Regnskapsåret skal som regel følge kalenderåret. I forbindelse med årets regnskapsavslutning, skal en gjøre en nøyaktig opptelling av varebeholdningen, og sette opp vareopptellingslister. Du kan få mer informasjon om framgangsmåten ved telling og verdsettelse av varebeholdningen, ved å henvende deg til skattekontoret .

Oppbevaring
Det er i bokføringsloven § 13 gitt regler om oppbevaring av regnskapsmateriale, Som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale regnes:

1. årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning
2. spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i § 5
3. dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger, dokumentasjon av regnskapssystemet mv. og dokumentasjon av balansen
4. nummererte brev fra revisor
5. avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning
6. korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning
7. utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som foreligger på papir på leveringstidspunktet
8. prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift

Regnskapsmateriale som nevnt fra nr. 1 til 4 er å betrakte som primærdokumentasjon og skal oppbevares i Norge i ti år etter regnskapsårets slutt. Regnskapsmateriale som nevnt fra nr. 5 til 8 er regnet som sekundærdokumentasjon og skal oppbevares i Norge i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt.

Bokførte opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt. For bokføringspliktige som har mindre enn 5 millioner kroner i omsetning eksklusive merverdiavgift er det gjort unntak fra dette kravet.

Krav er ikke stilt til hvilket medium som skal benyttes ved oppbevaring av regnskapsmateriale. Men det er en forutsetning at regnskapsmateriale skal være tilgjengelig i lesbar form og kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringstiden. Dette betyr at dokumentasjon på papir kan makuleres etter at det er overført til elektronisk lagringsmedium.

For bygg- og anleggsvirksomhet er det en særregel som sier at originale timelister på papir må oppbevares i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt.

Dokumentasjon av medgått tid
Bokføringspliktige som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk skal for hver eier og ansatt dokumentere utførte timer. Timene skal spesifiseres per dag fordelt på intern tid og på de enkelte kunder/oppdrag. Bestemmelsene gjelder også i tilfeller hvor det er avtalt fast pris. Bestemmelsene gjelder ikke eiere og ansatte som kun utfører interne administrative oppgaver. Denne dokumentasjonen skal oppbevares i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt

Dokumentasjon av lønn mv.
Det er i forbindelse med dokumentasjon av lønn mv. stilt krav om at det for ansatte som helt eller delvis godgjøres basert på antall timer skal følgende opplysninger være dokumentert på motpart:

a) dato for utført arbeid
b) antall timer den aktuelle dato
c) sum timer for den aktuelle perioden

Denne dokumentasjonen skal oppbevares i Norge i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt.

Timebestillinger
Bokføringspliktige som utfører tjenester etter timebestilling skal dokumentere timebestillinger. Dokumentasjonen skal omfatte tidspunkt for utførelsen av tjenesten og kundens navn. Det skal fremgå av dokumentasjonen hvilke timer som ikke er gjennomført. Dersom en avbestilt time erstattes av en ny bestilling, skal den nye bestillingen fremgå av dokumentasjonen og den tidligere bestillingen kan fjernes. Dokumentasjonen skal oppbevares i ti år.

Dagsomsettingen skal beregnes slik som denne oppstillingen