Rettledning for utfylling og innlevering av tredjepartsopplysninger for boligsameie

Opplysningene som leveres i tredjepartsopplysningene benyttes til produksjon av skattemeldingen. I denne rettledningen gjennomgås rapporteringsreglene for boligsameier. Revidert oktober 2018.

Innledning 

I denne rettledningen gjennomgås rapporteringsreglene for boligsameie. Vi behandler spørsmål om hvilke boligsameier som har plikt til å levere tredjepartsopplysninger og hva som omfattes av rapporteringsplikten. Skattereglene for den enkelte sameier og den enkelte sameiers kontroll av beløpene som rapporteres fra boligsameiet til skattemeldingen, omtales i artikler og postsider på skatteetaten.no.

Opplysningsplikten er regulert i  skatteforvaltningsloven kap. 7 med forskrift.

Boligsameier med flere enn 8 boligseksjoner er oppgavepliktige til Skatteetaten. Oppgavepliktige boligsameier skal levere oppgaver over inntekter og kostnader, samt formue og gjeld, som den enkelte sameier skal tilordnes. Det er de skattemessige beløp i sameiet som skal rapporteres. Tredjepartsopplysningene skal inneholde sameiers fødsels- eller organisasjonsnummer, og skal sendes inn elektronisk via Altinn til Skatteetaten innen 31. januar året etter inntektsåret (mer informasjon under "Tredjepartsopplysninger via Altinn" nedenfor).

Under boligsameier inngår eierseksjoner etter lov 22. juni 2018 nr.74 om eierseksjoner § 4, med tilknyttet enerett til bruk som bolig.

Sameiets styre har plikten til å levere tredjepartsopplysninger uoppfordret. For hvilke sameier det skal leveres oppgaver, se "Hvilke boligsameier skal levere tredjepartsopplysninger".

Se også vår veileder, som gir en kort innføring i hvilke aktiviteter som må foretas i forbindelse med rapportering av tredjepartsopplysninger for boligsameie.

Hvilke boligsameier skal levere tredjepartsopplysninger

Rapporteringsplikten er avgrenset til boligsameier som:

  • • omfattes av eierseksjonsloven av 22. juni 2018 nr. 74 og som
  • har 9 eller flere eierseksjoner som brukes til boligformål

For sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet eiendomsrett til bruksenhet i eiendommen, som er lovlig opprettet og tinglyst før 22. april 1983, gjelder eierseksjonsloven tilsvarende. Opplysningsplikt foreligger dersom sameiet har 9 eller flere eierseksjoner som brukes til boligformål. Bruk som fritidsbolig regnes som boligformål.

I tilfeller der et boligsameie også inneholder seksjoner som ikke er seksjonert til boligformål, for eksempel forretningsformål (kombinerte bygg), omfattes sameiet av opplysningsplikten dersom 9 eller flere av sameiets eierseksjoner benyttes til boligformål.

Sameier som ikke omfattes av opplysningsplikten vil således være boligsameier (og kombinerte bygg) med færre enn 9 boligseksjoner.

I tillegg omfattes ikke følgende sameier av opplysningsplikten:

  • sameier med deltakerfastsetting - nettometoden (sameier som driver næringsvirksomhet)
  • ikke-seksjonerte sameier
  • andre tingsrettslige sameier, slik som veisameier, tomtesameier mv.
  • sameier bestående av annet enn boligseksjoner, f.eks. forretningsbygg eller garasjer
  • stiftelser
  • selskap (f.eks. ANS, DA, A/S)

Enheter som er registrert i Brønnøysundregistrene  som forening/lag (f.eks. velforeninger) skal ikke rapportere som boligsameie, med mindre rapporteringsenheten har 9 eller flere boligseksjoner.

Sameier med 8 eller færre boligseksjoner

Eierseksjonssameier med 8 eller færre boligseksjoner kan levere tredjepartsopplysninger frivillig. Da vil opplysningene om sameiers andel av sameiets felles skattemessige beløp bli forhåndsutfylt i sameiernes skattemeldinger. I motsatt fall vil disse opplysningene mangle på skattemeldingen. Den enkelte sameier må da selv korrigere skattemeldingen og kan ikke lenger benytte seg av leveringsfritak. Eierseksjonssameier med 8 eller færre boligseksjoner som ønsker å levere tredjepartsopplysninger frivillig må registrere seg i Enhetsregisteret, og få et organisasjonsnummer. Dette følger av formatkravet til tredjepartsopplysningene.

Forretningsførere som leverer oppgaver for både boligsameie og boligselskap

Tredjepartsopplysninger fra boligselskap og boligsameier skal leveres på forskjellig XML-format eller Altinn-skjema. Dersom feil XML-format eller Altinn-skjema brukes, vil oppgavene bli betraktet som ikke levert, og tvangsmulkt kan bli ilagt, jf. skatteforvaltningsloven § 14-1.

Krav om registrering i Brønnøysundregistrene

I henhold til lov av 22. juni 2018 nr. 74 om eierseksjoner § 19 første ledd skal sameier med ni eller flere seksjoner registreres i Foretaksregisteret. Styret skal melde sameiet til registrering senest seks måneder etter at seksjoneringsbegjæringen er blitt tinglyst. Sameier med åtte eller færre seksjoner kan registreres i Foretaksregisteret. Etter lov av 3. juni 1994 nr. 15 om enhetsregistret § 4, jf. § 2 b nr. 2, skal boligsameier som er registrert i Foretaksregisteret også registreres i Enhetsregisteret. For nærmere informasjon, kontakt Brønnøysundregistrene.

Ved nyregistrering av et boligsameie i oppgavegiverregisteret og eventuelle endringer i kontaktinformasjon skal Altinn-skjema RF-1312 Tredjepartsopplysninger - nye opplysninger til oppgavegiverregisteret benyttes.

Ingen dispensasjonsadgang ved opplysningsplikt

Etter de lover og forskrifter som gjelder, har ikke Skatteetaten adgang til å gi den enkelte opplysningspliktig dispensasjon fra opplysningsplikten. Tredjepartsopplysninger som ikke er levert innen fristen kan som hovedregel ilegges tvangsmulkt.

Tvangsmulkt ved for sent eller ikke leverte oppgaver

Opplysningspliktige som ikke har levert oppgaver innen fristen, kan ilegges tvangsmulkt, jf. skatteforvaltningsloven § 14-1

En oppgave betraktes som ikke levert når den blant annet:

  • er helt uteblitt
  • er sendt eller levert til lokalt skattekontor
  • mangler 11-sifret fødselsnummer for personlige skattepliktige
  • mangler 9-sifret organisasjonsnummer
  • mangler fullt navn, adresse og landkode til personer som ikke er tildelt fødsels- eller organisasjonsnummer
  • er levert på en måte som ikke følger Skatteetatens bestemmelser

Vedtak om tvangsmulkt sendes ut noen dager etter ordinær frist med orientering om at mulkt vil løpe fra en bestemt fremtidig dato hvis oppgavene ikke blir levert. Tvangsmulkten utgjør 1 rettsgebyr pr. dag oppgavene uteblir og opp til 50 rettsgebyr..

Opplysningspliktig unngår tvangsmulkt ved å levere oppgavene innen den nye fristen som er gitt i vedtaket. Da starter ikke den varslede tvangsmulkten å løpe.

Oppdatering av kontaktopplysninger

Skatteetatens oppgavegiverregister henter opplysningspliktiges organisasjonsnavn og adresse automatisk fra Enhetsregisteret i Brønnøysund. Det er derfor viktig at disse opplysningene til enhver tid er oppdatert. Dette gjøres ved å fylle ut samordnet registermelding.

Skatteetaten sender ut informasjonsbrev og vedtak etc. til opplysningspliktige elektronisk i Altinn. Det er derfor svært viktig at den/de som skal motta varsel om nye meldinger på vegne av virksomheten, har registrert sin e-postadresse og mobilnummer for SMS i Altinn. Dette gjøres ved å fylle ut "Din kontaktinformasjon for virksomheten" og "Varslingsadresser for virksomheten" under virksomhetens "profil" i Altinn.

Eventuelle endringer i Skatteetatens oppgavegiverregister vedrørende kontaktinformasjon, dvs. navn og telefon-/mobilnummer og e-postadresse til kontaktperson i forbindelse med innsending av tredjepartsopplysninger, kvitteringer og feilmeldinger, må imidlertid meldes til oss via Altinn-skjema: RF-1312 Nye opplysninger til oppgavegiverregisteret – tredjepartsopplysninger.

Tredjepartsopplysningens innhold:

Organisasjonsnummer til opplysningspliktig

Alle opplysningspliktige boligsameier som rapporterer tredjepartsopplysninger til Skatteetaten, skal bruke organisasjonsnummeret tildelt fra Enhetsregisteret i Brønnøysund.

Enhetsregisteret bør kontaktes dersom det er feil ved organisasjonsnummeret, organisasjonsnummeret skal endres eller dersom organisasjonsnummeret mangler.

Riktig identifisering av oppgaven

Hver oppgave må ha en unik identifikator (nøkkel). For oppgaver over boligsameie er det sameiers fødsels- eller D-nummer, seksjonens matrikkelnummer (kommunenummer, gårdsnummer, bruksnummer og seksjonsnummer) sammen med inntektsår og opplysningspliktig som er unik identifikator.

Ønsker du å korrigere eller slette opplysninger på en tidligere rapportert oppgave, må den nye oppgaven ha samme unike identifikator som den opprinnelige oppgaven (se "Korrigere en oppgave").

Bosatt/hjemmehørende i Norge:

Alle personer som er bosatt i Norge skal ha et elleve-sifret fødselsnummer eller D-nummer. D-nummer tildeles av Personregisteret (Skatt nord), og er et identifikasjonsnummer på lik linje med fødselsnummer. Oppgaven skal inneholde enten fødselsnummer eller D-nummer.

For personlig skattepliktige som driver selvstendig virksomhet (enkeltpersonforetak) skal oppgaven enten inneholde innehaverens fødselsnummer eller virksomhetens nisifrede organisasjonsnummer, tildelt av Enhetsregisteret i Brønnøysund. Et av disse numrene må alltid benyttes.

Oppgaver for upersonlige skattepliktige skal rapporteres med ni-sifret organisasjonsnummer.

Ikke bosatt/hjemmehørende i Norge:

Dersom skattepliktig har norsk fødselsnummer eller er tildelt et D-nummer skal alltid dette benyttes.

D-nummer må innhentes dersom eier av andel ikke er bosatt i Norge, og D-nummer ikke allerede er tildelt.

Likeledes for upersonlige skattepliktige: dersom disse har et norsk organisasjonsnummer skal dette alltid benyttes.

Utleie

Ved utleie av en seksjon er det eier som skal rapporteres av opplysningspliktig, ikke leietaker.

Boligseksjonens kommune-, gårds-, bruks- og seksjonsnummer

Tredjepartsopplysningene skal inneholde boligseksjonens matrikkelnummer, det vil si boligseksjonens offisielle matrikkelnummer registrert i Matrikkelen. Dette nummeret består av kommunenummer, gårdsnummer og bruksnummer, samt seksjonsnummer. Matrikkelnummeret inngår i tredjepartsopplysningenes unike identifikator.

Ved innsending av eventuelle erstatningsoppgaver er det svært viktig at matrikkelnummeret samsvarer med opplysninger som er rapportert i hovedleveransen/ordinæroppgaven (se "Korrigere en oppgave").

Eiertid i inntektsåret

I Altinn-skjema RF-1140 Boligsameie – tredjepartsopplysninger fyller du ut eiertid dersom det har vært eierskifte i løpet av inntektsåret. Eiertiden fylles ut med dato-til-dato-angivelse av den tiden sameieren har eid seksjonen i året det rapporteres for. Feltene for eiertid fylles ut i formatet ”ddmm” (dag måned).

Eksempel:

Har sameieren solgt seksjonen 1. juni, oppgis eiertiden på følgende måte:

   0101-3105

Kjøperen føres opp med eiertiden:

   0106-3112

Beløpspostene

Alle beløpspostene skal oppgis i hele kroner. Det understrekes at tredjepartsopplysninger skal sendes inn, uavhengig av beløpets størrelse. Beløpet skal avrundes til nærmeste hele krone. Beløp som slutter på 50 øre skal rundes opp. Dersom en beløpspost er under 50 øre, oppgis kr 0 (nulloppgave).

Fordelingsnøkkel

Sameiers andel av boligsameiets felles inntekter, kostnader, formue og gjeld beregnes ut fra den sameierbrøk som er fastsatt etter eierseksjonsloven § 11 første ledd og § 7 første ledd bokstav b. Er det i boligsameiet vedtatt en annen nøkkel for fordeling av sameiets felleskostnader, jf. eierseksjonsloven § 29 andre ledd, skal denne benyttes.

Andel inntekter

Her føres sameiers andel av sameiets felles skattepliktige inntekter. Dette kan f.eks. være:

  • renteinntekter
  • gevinster ved realisasjon av sameiets eiendeler, eiendommer, anleggsmidler e.l.
  • nettoinntekt ved utleie av seksjon eid av sameiet
  • skattepliktige erstatningsutbetalinger fra forsikringsselskaper.

For eksempel vil en erstatningsutbetaling fra et forsikringsselskap kunne anses som en realisasjon av et formuesobjekt, og dermed representere en skattepliktig inntekt for sameiet (gevinst).  En gevinst knyttet til en forsikringsutbetaling til erstatning for hel ødeleggelse av et formuesobjekt vil anses som en realisasjon og være skattepliktig inntekt.

Eksempel på inntekt som ikke skal fordeles på sameierne:

  • husleie innbetalt fra sameierne

Ved eierskifte av en seksjon i løpet av inntektsåret skal sameiers andel av boligsameiets inntekter beregnes ut fra det antall hele måneder sameier har eid seksjonen. Dersom eierskifte skjer 15.03 i inntektsåret, så skal selgers andel tilsvare 2 måneder (2/12) og kjøpers andel skal tilsvare 9 måneder (9/12).

Andel kostnader

Her føres sameiers andel av boligsameiets felles fradragsberettigede kostnader. Dette kan f.eks. være:

  • rentekostnader
  • tap ved realisasjon av sameiets eiendeler, eiendommer, anleggsmidler e.l.

Eksempler på kostnader som ikke skal fordeles på sameierne:

  • husleie betalt av sameierne
  • kostnader til forretningsfører, revisjon o.l.
  • lønn til vaktmester
  • vedlikeholdskostnader
  • kommunale avgifter
  • forsikringer

Ved eierskifte av en seksjon i løpet av inntektsåret skal sameiers andel av boligsameiets kostnader begrenses til antall hele måneder sameier har eid seksjonen. Dersom eierskifte skjer 15.03 i inntektsåret, så skal selgers andel tilsvare 2 måneder (2/12) og kjøpers andel skal tilsvare 9 måneder (9/12).

Andel formue

Her føres sameiers andel av boligsameiets samlede eiendeler, som kontanter, bank- og postgiroinnskudd, utestående fordringer (herunder husleie) og forskutteringer mv. (for eksempel forskuddsbetalt forsikringspremie), aksjer, andeler og anleggsmidler som ikke inngår i eiendommens formuesverdi. Seksjon i sameiet som sameiet selv eier og hvor formuesverdien ikke er fordelt på de øvrige seksjonene, skal tas med som formue på seksjonseierne. Dette kan f.eks. være vaktmesterleilighet.

Det presiseres at påløpte renter som ikke har forfalt til betaling ikke skal anses som skattemessig formue.

Ved eierskifte i løpet av inntektsåret skal all formue føres på den sameier som er eier av seksjonen ved utgangen av inntektsåret. Den som har solgt seksjonen skal rapporteres med null i andel formue.

Andel gjeld

Her føres sameiers andel av boligsameiets gjeld, f.eks. pantelån i Husbanken og/eller andre banker, samt leverandørgjeld, kassakreditt, skyldig skattetrekk og påløpte renter.

Det presiseres at påløpte renter som ikke har forfalt til betaling ikke anses som skattemessig gjeld.

Ved eierskifte i løpet av inntektsåret skal all gjeld føres på den sameier som er eier av seksjonen ved utgangen av inntektsåret. Den som har solgt seksjonen skal rapporteres med null i andel gjeld.

Dersom boligsameiet fester grunnen (tomten), skal sameiers andel av gjeldsfradraget for kapitalisert festeavgift føres her. Gjeldsfradraget kommer frem ved at størrelsen på årets festeavgift, ved årsskiftet, skal multipliseres med en fastsatt faktor (tall), som fastsettes av Skatteetaten årlig. Faktoren blir oppgitt i takseringsreglene.    

Flere eiere

Dersom flere eier en seksjon sammen, skal det gis en oppgave for hver eier. Beløpspostene fordeles på antall eiere, uavhengig av internt eierforhold.

Dette betyr at dersom to eier en seksjon sammen, blir fordelingen 50 % på hver, ved tre eiere blir fordelingen 33 %, på hver, ved fire eiere blir fordelingen 25 % etc. Det er ikke anledning til å foreta fordeling i henhold til underliggende eierbrøk. Dette medfører at dersom to eier en seksjon sammen, skal det rapporteres 50 % (en halvpart) på hver uansett internt eierforhold. Den enkelte eier må eventuelt selv justere beløpene på skattemeldingen. Dette følger av forskrift til skatteforvaltningsloven av 12. desember 2016 nr. 1360 § 7-10-14.

 

Dersom to eier en seksjon sammen vil fordelingen være følgende:

 

Eier 1

Eier 2

Andel inntekter (kr 20 000,- totalt)

kr 10 000,-

kr 10 000,-

Andel kostnader (kr 60 000,- totalt)

kr 30 000,-

kr 30 000,-

Andel formue (kr 10 000,- totalt)

kr   5 000,-

kr   5 000,-

Andel gjeld (kr 160 000,- totalt)

kr 80 000,-

kr 80 000,-

Det er kun i de tilfeller boligsameiet har registrert at en seksjon eies av flere at denne fordelingen skal foretas. Det er ikke meningen at opplysningspliktig skal gjøre et omfattende arbeid med å kartlegge interne eierforhold.

Sameier som eier flere seksjoner

Opplysningspliktig skal sende tredjepartsopplysninger for hver seksjon i de tilfeller der en sameier eier flere boligseksjoner i samme boligsameie (se ”Flere eiere” for tilfeller der en boligseksjon eies av flere eiere).

Eierskifte

Ved eierskifte av seksjonen i boligsameiet i løpet av inntektsåret, skal opplysningspliktig rapportere en oppgave på både selger og kjøper.

Eierskifte ved dødsfall

Dersom sameier dør i løpet av året og seksjonen blir overtatt av en ny eier, skal det gis en oppgave på hver der utfyllingen vil være som ved vanlig overdragelse. Avdødes oppgave skal fylles ut som for selger, mens nye sameiers oppgave skal fylles ut som for kjøper.

Sameier overtar bolig i uskiftet bo

Der en gjenlevende ektefelle eller samboer overtar seksjonen i uskiftet bo, skal boligsameiet rapportere en oppgave på avdøde og en på den som overtar boligen i uskiftet bo. I dødsåret skal det skje en fordeling mellom avdøde og lengstlevende, tilsvarende som ved eierskifte ved dødsfall (se ”Eierskifte ved dødsfall”).

Fordelingsnøkkel ved eierskifte

Postene andel formue og andel gjeld skal settes til null (0) for sameier som ikke eier seksjonen ved utgangen av inntektsåret. Beløpene for andel formue og andel gjeld skal i sin helhet føres på sameier som eier seksjonen per 31.12.

Andel av inntekter og kostnader fastsettes i forhold til den enkelte sameiers eiertid. Ved eierskifte i løpet av inntektsåret skal sameiers andel av inntekter/kostnader begrenses til det antall hele måneder sameier har eid seksjonen. Det vil si at dersom eierskifte skjer 15.03 i inntektsåret, så skal selgers andel tilsvare 2 måneder og kjøpers andel skal tilsvare 9 måneder.

 

Eksempel:

 

Selger

Kjøper

Andel inntekter

Fordeles

Fordeles

Andel kostnader

Fordeles

Fordeles

Andel formue

0

Fullt beløp

Andel gjeld

0

Fullt beløp

Et talleksempel kan belyse dette nærmere:

Dersom eierskifte skjer 15.03 i inntektsåret og fordelingsnøkkelen (sameierbrøken) for seksjonen som skifter eier er på 10 % (0,1), legges følgende til grunn ved rapporteringen:

Beløpsstørrelser for sameiet totalt forutsettes å være:

Inntekter:

20 000

Kostnader:

50 000

Formue:

500 000

Gjeld:

750 000

Andel inntekter for seksjonen blir 2 000 og andel kostnader for seksjonen blir 5 000. Av dette skal selgeren tilordnes 2/12 og kjøperen skal tilordnes 9/12.

Følgende fordeling kan da beregnes:

 

Selger

Kjøper

Andel inntekter

333

1 500

Andel kostnader

833

3 750

Andel formue

0

50 000

Andel gjeld

0

75 000

Garasje

Garasjeanlegg for sameiere i boligsameier kan være organisert på ulike måter.

Rapporteringen av garasje avhenger av hvilken tilknytning garasjen har til boenhetene. Det er tre ulike former for tilknytning med hver sin rapportering.

Garasjeanlegget er organisert som eget skattesubjekt

I de tilfeller der garasjeanlegget er organisert som eget skattesubjekt, f. eks. som aksjeselskap eller frittstående andelslag, skal dette skattlegges selvstendig. Garasjeanlegget vil bare innvirke på beløpene som skal rapporteres fra boligsameiet i de tilfeller der boligsameiet har inntekter (f. eks. festeavgift/leie), kostnader (f. eks. tilskudd), formue (f. eks. aksjer eller andeler) eller gjeld i tilknytning til garasjeanlegget.

Garasjene har tjenende funksjon til boenhetene

Hvis garasjene har tjenende funksjon til boenhetene, skal formuesverdien av garasjene ikke rapporteres inn. Formuesverdien av garasjene inngår i boenhetens formuesverdi. Skattepliktige inntekter og fradragsberettigede fradrag skal rapporteres inn. Det samme gjelder gjeld knyttet til garasjene.

Garasjene har ikke tjenende funksjon til boenhetene

Hvis garasjene ikke har tjenende funksjon til boenhetene, skal formuesverdien av garasjene fordeles mellom sameierne etter valgt fordelingsmetode, dvs. sameiebrøken (se ”Fordelingsnøkkel”), og rapporteres inn. Skattepliktige inntekter og fradragsberettigede fradrag skal rapporteres inn. Det samme gjelder gjeld knyttet til garasjene.

Kontroll av innhold

Før innsending av tredjepartsopplysninger til Skatteetaten, må opplysningspliktig kontrollere at opplysningene i leveransen er korrekte. Tredjepartsopplysninger som ikke er korrekt utfylt vil bli avvist og ansett som ikke levert. Tvangsmulkt kan ilegges, jf. skatteforvaltningsloven § 14-1.

Ved kontroll av tredjepartsopplysninger er det viktig å påse at:

  • det benyttes korrekt organisasjonsnummer og inntektsår
  • beløp er avrundet til nærmeste hele krone (vanlig avrundingsregel)
  • korrekt fødselsnummer og/eller organisasjonsnummer er benyttet
  • matrikkelnummer (det vil si kommunenummer, gårds- og bruksnummer samt seksjonsnummer) på den enkelte oppgaven er korrekt
  • feltet for eiertid er riktig utfylt, dersom seksjonen har skiftet eier i løpet av inntektsåret
  • det gis en oppgave for hver eier dersom flere eier seksjonen sammen
  • korrekt fordelt inntekter og kostnader ved eierskifte etter antall hele måneder den enkelte seksjonseier har eid seksjonen
  • seksjonens andel av formue og gjeld står på den/de som eier seksjonen per 31.12.
  • ved rapportering av erstatningsoppgaver eller sletteoppgaver må du passe på at oppgavene inneholder samme unike identifikator som hovedoppgaven du vil korrigere (se "Feil på innsendte tredjepartsopplysninger")
  • erstatningsoppgaver skal inneholde de nye korrekte beløpene

Levering av tredjepartsopplysninger

Tredjepartsopplysninger leveres elektronisk via Altinn ved å benytte skjema RF-1140 Tredjepartsopplysninger - Boligsameie eller skjema RF-1301 Tredjepartsopplysninger som vedlegg. Pass på at du har nødvendige utfyllings- og innsendingsrettigheter (se "Tredjepartsopplysninger via Altinn").

Tredjepartsopplysninger skal sendes elektronisk via Altinn til Skatteetaten innen 31. januar året etter inntektsåret. Tredjepartsopplysningene kan ikke leveres på papirblankett eller ved annen maskinlesbart medium.

Vi gjør oppmerksom på at det ikke blir gitt utsettelse på innleveringsfristen (se "Ingen dispensasjonsadgang ved oppgaveplikt” og ”Tvangsmulkt ved for sent eller ikke leverte oppgaver”).

Dersom opplysningspliktig får problemer med å overholde innleveringsfristen, skal Skatteetaten kontaktes via e-postadresse [email protected].

Tredjepartsopplysninger via Altinn

Det er to måter å sende inn oppgaver på i Altinn:

1. RF-1140 Tredjepartsopplysninger - Boligsameie

Manuelt utfyllingsskjema ment for opplysningspliktige som har få oppgaver å levere.

2. RF-1301 Tredjepartsopplysninger som vedlegg

I dette skjemaet kan du laste opp en eller flere XML-filer med tredjepartsopplysninger og sende inn (se "Beskrivelse av filformatet").

Tredjepartsopplysninger kan leveres elektronisk gjennom Altinn fra 2. januar året etter inntektsåret.

Ingen oppgaver å levere

Boligsameier med 8 eller færre boligseksjoner (ikke oppgavepliktig), og som frivillig er registrert i oppgavegiverregisteret, har anledning til å melde inn "Ingen oppgaver å sende inn" via skjema RF-1140 Tredjepartsopplysninger - Boligsameier.

Når tredjepartsopplysninger ikke sendes inn, vil heller ikke opplysninger om boligsameiets felles skattemessige beløp bli forhåndsutfylt i skattemeldingen til sameierne.

Korrigere en oppgave

For å korrigere en oppgave må du sende inn oppgaven på nytt. Ny innsending krever at oppgaven har samme unike identifikator som den opprinnelige oppgaven. For oppgaver over boligsameie er det sameiers fødsels- eller D-nummer, seksjonens matrikkelnummer (kommunenummer, gårdsnummer, bruksnummer og seksjonsnummer) sammen med inntektsår og opplysningspliktig som er unik identifikator.

Når endringsmelding mottas av Skatteetaten, vil oppgaven erstatte tidligere innsendt oppgave. Den siste oppgaven du sender inn blir da den gjeldende oppgaven.

For at skattepliktig skal få riktige beløp forhåndsutfylt i skattemeldingen, må korrekte oppgaver være Skatteetaten i hende senest innen 1. mars.

Slette en oppgave med feil

Det er to muligheter for å slette en oppgave med feil:

Alternativ 1:
Bruke sletteoppgave: Hvis du har benyttet Altinnskjema RF-1140 Tredjepartsopplysninger -Boligsameie, kan du åpne en ny kopi av en tidligere innsendt leveranse med feil i en oppgave og huke av for hvilken av oppgavene du ønsker å slette. Når leveransen med sletteoppgaven sendes inn, blir samtlige oppgaver (bortsett fra den som slettes) erstattet av identiske oppgaver. Den sist innsendte leveransen blir den gjeldende i Skatteetatens system.

Vær oppmerksom på at det ikke er mulig å sende sletteoppgaver med skjema RF-1140 Tredjepartsopplysninger - Boligsameie hvis ordinærleveransen er sendt inn som filvedlegg i RF-1301 Tredjepartsopplysninger som vedlegg. For innsending av sletteoppgaver i filvedlegg, se "Beskrivelse av filformatet". Sletteoppgaver i filvedlegg kan du benytte uansett hvordan ordinærleveransen er sendt inn.

Alternativ 2:
Sende en erstatningsoppgave med samme unike identifikator som den opprinnelige oppgaven, og alle beløp satt til 0. Øvrig informasjon i oppgaven er uvesentlig, men obligatoriske felter må fylles ut.

Eksempler på korrigering/sletting av oppgaver

Med ny(e) og fullstendig oppgave(r) i eksemplene nedenfor menes at alle nødvendige opplysninger i den nye oppgaven må være fylt ut, i tillegg til den unike identifikatoren (nøkkelen) og korrigering av verdien i den eller de feltene som inneholdt feil verdi.

Eksempel 1 (feil beløp):
Første leveranse inneholder 1 000 oppgaver. Det avdekkes at det er levert feil beløp på 40 av oppgavene.

Ny innsending (korreksjon):
En ny leveranse bestående av 40 oppgaver med samme unike identifikator og korrigert beløp. De 40 korrigerte oppgavene erstatter de 40 opprinnelig innsendte oppgavene i sin helhet og totalt 1 000 oppgaver er oppgitt til Skatteetaten.

Eksempel 2 (forveksling):
En oppgave leveres med et fødselsnummer som tilhører feil person (forveksling).

Ny innsending (korreksjon):
Hele oppgaven for denne personen må slettes. Samtidig må det også leveres en ny og fullstendig oppgave med korrekt fødselsnummer og beløp.

Eksempel 3 (dublett):
Flere oppgaver i en leveranse inneholder samme unike identifikator (dubletter). Alle oppgavene med samme unike identifikator i en leveranse blir avvist i Skatteetatens system. Oppgaver som avvises i dublettkontroll fremkommer i tilbakemeldingen fra Skatteetaten (se "Tilbakemelding fra Skatteetaten").

Ny innsending (korreksjon):
For å korrigere en skattepliktig som har blitt avvist i dublettkontrollen må det sendes inn en ny oppgave for den skattepliktige med korrekt totalbeløp.

Eksempel 4 (uidentifiserte tredjepartsopplysninger):
Dersom det blir levert oppgaver med ugyldig eller manglende fødsels- / D- eller organisasjonsnummer, vil disse bli avvist. Oppgavene må rapporteres på nytt med korrekt fødsels / D- eller organisasjonsnummer (se ”Riktig identifisering av oppgaven”).

Eksempel 5 (sletting):
Det er feilaktig sendt inn en oppgave på en person som ikke lenger eier en seksjon i boligsameiet.

Det må sendes inn sletteoppgaver slik at ikke opplysningene feilaktig kommer med på preutfylt skattemelding. Det er ikke nok å sende inn en ny leveranse uten å ta med de oppgavene som ikke skulle vært sendt inn. Da vil disse oppgavene fremdeles være gyldige i våre systemer og kan komme med på den preutfylte skattemeldingen.

Ny innsending (sletting):

Hele oppgaven for denne personen må slettes.

Endringsbeløp

Korrigeringer som gjelder sameiers andel av inntekter eller kostnader skal rapporteres dersom endringene utgjør minst kr 400 per beløpspost.

Korrigeringer som gjelder sameiers andel av formue eller andel gjeld, skal rapporteres dersom endringene utgjør minst kr 1 000 per post.

Se "Korrigere en oppgave".

Posthenvisning til skattemeldingen

Opplysningene som rapporteres i tredjepartsopplysningene benyttes til produksjon av skattemeldingen. Her finner du posthenvisning for boligsameie:

Post 2.8.1 Andel inntekter

Post 3.3.4 Andel kostnader

Post 4.5.3 Andel formue

Post 4.8.2 Andel gjeld

Beskrivelse av filformatet

Formatbeskrivelsen viser hvordan en XML-fil for rapportering av tredjepartsopplysninger for boligsameie skal bygges opp. Dokumentene finner du ved å følge denne lenken:

Formater og tekniske spesifikasjoner – Boligsameie

Formatbeskrivelsen skal benyttes av opplysningspliktige/innsendere som skal rapportere tredjepartsopplysninger via Altinn-skjemaet RF-1301 Tredjepartsopplysninger som vedlegg.

Eventuelle endringer i filformatet i forhold til forrige års rapportering, vil være markert med gul bakgrunnsfarge i formatbeskrivelsen. 

Årsoppgave til skattepliktig

I følge skatteforvaltningsforskriften § 7-12-1 første ledd skal den enkelte skattepliktige ha kopi av de opplysninger som sendes skattemyndighetene innen 15. februar året etter inntektsåret. Det skal alltid fremgå av årsoppgaven at opplysningene også er sendt skattemyndighetene.

Årsoppgaven kan utformes slik den opplysningspliktige finner det hensiktsmessig, men det er en forutsetning at den er identisk med hensyn til identifikasjon og oppgitte beløp.

I 2020 vil de fleste motta en ny og modernisert skattemelding, hvor temaene ikke lenger er sortert i poster. I rettledningen er posthenvisningene til skattemeldingen erstattet av tabeller som viser hvilke temaer de ulike tredjepartsopplysningene vil fremkomme under. Tredjeparter med plikt til å utlevere årsoppgaver bør derfor ha henvisninger til nytt og gammelt skattemeldingsformat i disse.

Årsoppgaven skal inneholde:

  • navn og fødselsnummer/organisasjonsnummer på skattepliktig
  • navn og organisasjonsnummer på den opplysningspliktige
  • oversikt over rapporterte opplysninger om skattepliktig
  • melding om at likelydende opplysninger er sendt Skatteetaten
  • posthenvisning til skattemeldingen

Kontaktinformasjon for leveransen

Ved innsending må det oppgis kontaktinformasjon for leveransen, dvs. navn og telefonnummer for kontaktperson for den spesifikke leveransen. Det bør i tillegg oppgis en e-postadresse og et mobilnummer hvor varsel (SMS) om meldinger (kvitteringer/feilmeldinger) kan sendes.

Tilbakemelding fra Skatteetaten

Alle som rapporterer tredjepartsopplysninger vil få en tilbakemelding i sin innboks i Altinn når Skatteetaten har behandlet oppgavene. Har du oppgitt mobilnummer eller e-post i innsendingen, vil du få varsel på SMS/e-post når tilbakemeldingen har kommet.

Det er viktig at opplysningspliktig kontrollerer tilbakemeldingen ved mottak, slik at eventuelle feil i de innleverte oppgavene kan rettes opp snarest mulig.

Dersom tilbakemeldingen ikke er mottatt innen et par dager, må du kontakte oss via e-post: [email protected]

Feil på innsendte leveranser

Leveranser som er avvist vil vises på tilbakemelding og feilliste. Avviste leveranser kan skyldes at det er for mange feil eller avvik på innsendte oppgaver, at oppgitt leveransetype på leveransen er feil eller mangler. Det er derfor viktig at opplysningspliktig setter seg inn i hvordan korreksjoner rapporteres. Ved usikkerhet ta kontakt for å avklare fremgangsmåte for å korrigere feil.

Annullering av leveranser

Dersom opplysningspliktig har behov for å annullere en leveranse, må Skatteetaten kontaktes.

Testing

For å avdekke mulige feil slik at selve rapporteringen blir mest mulig korrekt, anbefaler Skatteetaten at opplysningspliktig sender inn testoppgaver. Les mer om innsending av testoppgaver her.

Roller og rettigheter i Altinn

Når du skal sende inn tredjepartsopplysninger via Altinn, må du ha en Altinn-rolle på vegne av virksomheten du skal rapportere for:

For å fylle ut skjemaet trenger du Altinn-rollen Regnskapsmedarbeider, Revisormedarbeider eller Regnskapsfører uten signeringsrett.

Signering krever rollen Begrenset signeringsrettighet, Utfyller/Innsender eller Regnskapsfører med signeringsrett.

Om selskapet er revisorpliktig kreves rollen Revisorrettighet eller Ansvarlig revisor.

Dersom du ikke har noen av disse rollene, må du få en annen person i virksomheten til å delegere den til deg. I Altinn kan man administrere roller og rettigheter ut over de delegeringer som allerede er gjennomført via Enhetsregisteret.

Ta kontakt med Altinn brukerstøtte dersom du har problemer med roller, rettigheter eller pålogging.

Innhenting av fødsels- og organisasjonsnummer

Dersom du som opplysningspliktig har behov for å innhente fødselsnummer eller D-nummer fra andre enn eier, må du sende en skriftlig og begrunnet søknad til skattekontoret. Du kan kostnadsfritt få utlevert inntil 4 opplysninger per uke.

Har du en lengre liste med opplysninger du ønsker å få utlevert, må du betale for å få opplysningene. Omfatter forespørselen mer enn 4 personer, skal den sendes til:

Skattetaten, Grålum
Postboks 1073, Valaskjold
1705 Sarpsborg

Organisasjonsnummer kan innhentes hos:

Brønnøysundregistrene
Enhetsregisteret
Postboks 900
8910 Brønnøysund

www.brreg.no

Skatteetaten vil minne om at registrering av opplysninger om eier kan utløse meldeplikt til Datatilsynet.

Tildeling av D-nummer

Tildeling av D-nummer er regulert i forskrift 14. juli 2017 nr. 1201 til folkeregisterloven. Det fremgår av forskriften hvem som fysisk kan tildeles et D-nummer og hvem som kan rekvirere D-nummer, se § 2-2-3 og § 2-2-4 første ledd.

Skattepliktige som ikke har/kan få fødselsnummer skal ha D-nummer, jf. forskriften § 2-2-3 bokstav a. De skattepliktige kan henvende seg til spesifikke skattekontor for tildeling av D-nummer. For mer informasjon om fremgangsmåten for å rekvirere D-nummer, se her.

Dersom ikke annet er bestemt, skal rekvisisjonen skje på særskilt melding - RF-1450B Rekvisisjon av D-nummer. Av bestemmelsen fremgår det også hvilke krav som stilles til legitimasjon, jf. forskriften § 2-2-4 annet ledd.