Rettledning for utfylling og innlevering av oppgaver over utbetalte tilskudd

Revidert oktober 2019.

Innledning

I denne rettledningen gjennomgås rapporteringsreglene for opplysningspliktige, dvs offentlige myndigheter og innretninger som etter skatteforvaltningsloven § 7-9 og skatteforvaltningsforskriften § 7-9 kapittel A skal levere oppgaver over erstatninger, tilskudd, bidrag, trygder, stønader mv. som er utbetalt i inntektsåret.

Frist for rapportering er 31. januar året etter gjeldende inntektsår.

Ved brudd på opplysningsplikten kan det ilegges tvangsmulkt for å få opplysningspliktige til å levere pliktige oppgaver som mangler, jf skatteforvaltningsloven § 14-1. (se overskriften "Tvangsmulkt ved for sent eller ikke leverte oppgaver").

Ingen dispensasjonsadgang ved opplysningsplikt

Etter de lover og forskrifter som gjelder, har ikke Skatteetaten adgang til å gi den enkelte opplysningspliktig dispensasjon fra opplysningsplikten. Tredjepartsopplysninger som ikke er levert innen fristen kan som hovedregel ilegges tvangsmulkt.

Tvangsmulkt ved for sent eller ikke leverte oppgaver

Opplysningspliktige som ikke har levert oppgaver innen fristen, kan ilegges tvangsmulkt, jf. skatteforvaltningsloven § 14-1

En oppgave betraktes som ikke levert når den blant annet:

  • er helt uteblitt
  • er sendt eller levert til lokalt skattekontor
  • mangler 11-sifret fødselsnummer for personlige skattepliktige
  • mangler 9-sifret organisasjonsnummer
  • mangler fullt navn, adresse og landkode til personer som ikke er tildelt fødsels- eller organisasjonsnummer
  • er levert på en måte som ikke følger Skatteetatens bestemmelser

Vedtak om tvangsmulkt sendes ut noen dager etter ordinær frist med orientering om at mulkt vil løpe fra en bestemt fremtidig dato hvis oppgavene ikke blir levert. Tvangsmulkten utgjør 1 rettsgebyr pr. dag oppgavene uteblir og opp til 50 rettsgebyr..

Opplysningspliktig unngår tvangsmulkt ved å levere oppgavene innen den nye fristen som er gitt i vedtaket. Da starter ikke den varslede tvangsmulkten å løpe.

Oppdatering av kontaktopplysninger

Skatteetatens oppgavegiverregister henter opplysningspliktiges organisasjonsnavn og adresse automatisk fra Enhetsregisteret i Brønnøysund. Det er derfor viktig at disse opplysningene til enhver tid er oppdatert. Dette gjøres ved å fylle ut samordnet registermelding.

Skatteetaten sender ut informasjonsbrev og vedtak etc. til opplysningspliktige elektronisk i Altinn. Det er derfor svært viktig at den/de som skal motta varsel om nye meldinger på vegne av virksomheten, har registrert sin e-postadresse og mobilnummer for SMS i Altinn. Dette gjøres ved å fylle ut "Din kontaktinformasjon for virksomheten" og "Varslingsadresser for virksomheten" under virksomhetens "profil" i Altinn.

Eventuelle endringer i Skatteetatens oppgavegiverregister vedrørende kontaktinformasjon, dvs. navn og telefon-/mobilnummer og e-postadresse til kontaktperson i forbindelse med innsending av tredjepartsopplysninger, kvitteringer og feilmeldinger, må imidlertid meldes til oss via Altinn-skjema: RF-1312 Nye opplysninger til oppgavegiverregisteret – tredjepartsopplysninger.

Kontrollopplysningenes bruksområde

Kontrollopplysninger for primærnæring brukes ved kontroll av skattepliktige og utgjør Skatteetatens kontrollgrunnlag. Behandlingen av kontrollopplysningene innebærer:

  • mottaks- og kvalitetskontroll i Skatteetaten i forbindelse med rapporteringen
  • kontroll av skattepliktiges oppførte beløp i næringsoppgaven
  • evt. skjønnsfastsettelse av næringsdrivende

Kontrolloppgavens innhold

En kontrolloppgave er opplysninger om utbetalt tilskudd.

En leveranse kan inneholde flere kontrolloppgaver og må ha informasjon om opplysningspliktig og leveransetype.

Oppgavegivernummer

Oppgavegivernummeret vil være identisk med den opplysningspliktiges organisasjonsnummer i Enhetsregisteret i Brønnøysund. Alle opplysningspliktige som rapporterer kontrollopplysninger til Skatteetaten blir registrert med et organisasjonsnummer i Skatteetatens oppgavegiverregister. Bruk alltid dette nummeret når du leverer kontrollopplysninger, også dersom du tar kontakt med Skatteetaten.

Informasjon om tilskuddsmottaker

Den enkelte kontrolloppgave om tilskuddsmottaker (oppgaveeier) skal oppgis med navn, organisasjons-/fødselsnummer og tilskuddskode.  I tillegg skal tilskuddsbeløpet til den enkelte tilskuddsmottaker oppgis.

Beløpspostene

Det er tilskuddsbeløpet som skal oppgis. Kontrolloppgaver sendes inn uavhengig av beløpets størrelse. Beløpet skal angis i kroner med eller uten desimaler. Dersom det benyttes desimaler, skal punktum være skille mellom kroner og øre i XML-filen.

Tilskuddskode

Husk å oppgi tilskuddskoder. En tilskuddskode består av tre siffer. Se egen liste for koder.

Reindriftsforvaltningen skal bruke:

910 - Tilskudd, reindrift

905 - Tilskudd til gjeter

Garantikassen for fiskere skal bruke:

800 - refusjon av mineraloljeavgift for tidligere år

801 – garantilott

802 – refusjon av mineraloljeavgift for i år

Identifisering av oppgavene

For personlig skattepliktige som er eneinnehaver av virksomhet (enkeltmannsforetak) skal oppgaven enten inneholde innehaverens fødselsnummer eller virksomhetens ni-sifrede organisasjonsnummer, tildelt av Enhetsregisteret i Brønnøysund. Ett av disse numrene må alltid benyttes.

Oppgaver for upersonlige skattepliktige (aksjeselskap og lignende) skal rapporteres med ni-sifret organisasjonsnummer.

Rapportering av kontrolloppgaver over tilskudd til primærnæring

Tredjepartsopplysninger via Altinn

Oppgaver over tilskudd til primærnæring skal sendes inn via Altinn på internett.

For tilskudd sendes oppgaver inn via Altinn-skjema RF-1301 Tredjepartsopplysninger som vedlegg

Når du åpner "RF-1301 Tredjepartsopplysninger som vedlegg" må oppgavetype: "primærnæringene – kjøp og tilskudd" velges som type tredjepartsopplysning i hovedskjema, deretter må "type primærnæringsoppgave" settes til "tilskudd". Deretter går du til fanen: "Oversikt – skjema og vedlegg". Der kan du laste opp XML-fil (se "Beskrivelse av filformatet") med kontrollopplysninger for tilskudd og sende inn.

Vi gjør oppmerksom på at vi ikke kan motta kontrollopplysningene via e-post

Ingen oppgaver å levere

Opplysningspliktige som ikke har oppgaver å levere for året det rapporteres for, må rapportere elektronisk at de ikke har noen oppgaver å levere. Dette gjøres som egen leveransetype i Altinn-skjema RF-1301 Tredjepartsopplysninger som vedlegg.

Frist for å rapportere kontrollopplysninger

Kontrollopplysninger skal sendes via Altinn til Skatteetaten.  Frist for rapportering av kontrollopplysninger er 31. januar året etter inntektsåret.

Dersom det oppstår problemer med å overholde rapporteringsfristen, skal Skatteetaten kontaktes. Det gjøres oppmerksom på at det ikke blir gitt utsettelse med rapporteringsfristen.

Feil oppdaget av den opplysningspliktige etter at oppgaven er levert til Skatteetaten

Hvis den opplysningspliktige oppdager at en eller flere kontrolloppgaver inneholder feil opplysninger, må det foretas rettelse ved at det rapporteres erstatningsoppgaver.

Feilsituasjoner som den opplysningspliktige kan oppdage, og måten dette skal behandles på, er beskrevet nedenfor.

Feil på innsendte oppgaver

Eventuelle avvik på innsendte kontrollopplysninger vil fremgå av tilbakemeldingen og eventuelt feilliste som opplysningspliktig mottar fra Skatteetaten (se "Tilbakemelding fra Skatteetaten"). Avviste oppgaver som fremkommer på tilbakemeldingen må rettes opp, og erstatninger for disse må sendes Skatteetaten snarest.

Erstatningsoppgaver

En erstatningsoppgave er en helt ny oppgave med ny informasjon om en tilskuddsmottaker og tilskuddskode som er levert tidligere i et inntektsår. All informasjon som var riktig i opprinnelig oppgave skal også være med i erstatningsoppgaven, i tillegg til korrigert beløp.

Dersom opplysningspliktig oppdager feil på kontrollopplysninger som er innsendt, må det sendes inn erstatningsoppgaver for å korrigere feilene. Korrigeringer sendes via Altinn-skjema RF-1301 Tredjepartsopplysninger som vedlegg.

Erstatningsoppgaver skal sendes til Skatteetaten så snart som mulig. Dette gjelder uansett når på året feilen blir oppdaget.

Uidentifiserbare oppgaver

Dersom det blir levert oppgaver med ugyldig eller manglende fødsels-/organisasjonsnummer for tilskuddsmottaker, vil disse bli listet ut på en feilliste som følger med tilbakemeldingen.

Disse oppgavene må rapporteres på nytt med riktig fødselsnummer eller organisasjonsnummer (se "Identifisering av oppgavene").

Dubletter

Dubletter betyr at det er sendt inn to oppgaver med samme tilskuddsmottaker-identifikasjon og tilskuddskode i samme leveranse. Disse vil da fremgå av tilbakemeldingens feilliste. For å korrigere en oppgave som har blitt avvist i dublettkontrollen, må det sendes inn en ny oppgave med tilskuddsmottaker-identifikasjon, tilskuddskode og korrekt beløp.

Unumeriske beløp

Ved rapportering av oppgaver kan det oppgis heltall eller desimaltall i beløpsposten. Dersom det fylles inn bokstaver og andre tegn i elementene vil oppgaven(e) avvises og fremkomme på feillisten, som er vedlagt tilbakemeldingen for innsendte kontrollopplysninger. For å korrigere slike feil må hele oppgaven med all informasjon om produsenten sendes inn på nytt etter at unumeriske verdier er rettet i beløpselementene.

Feil i oppgitt beløp

Dersom en opplysningspliktig ønsker å endre opplysninger i en kontrolloppgave for en mottaker, må opplysningspliktig rapportere en erstatningsoppgave, det vil si at det må rapporteres en ny korrigert kontrolloppgave for denne mottakeren og tilskuddskoden. Skal opplysningspliktig fjerne en kontrolloppgave, må kontrolloppgaven for denne mottakeren og koden rapporteres på nytt med null i beløpsfeltet.  Husk at selv om det bare skal rapporteres en korrigert kontrolloppgave for mottaker og tilskuddskode, må leveransen inneholde leveranse- og oppgavegiverelement, samt oppgavesummering.

Eksempel:

Kr 13 200,- er rapportert i første leveranse. Dersom riktig beløp skal være kr 14 100,- må det sendes inn en erstatningsoppgave på denne mottakeren og tilskuddskoden med kr 14 100,- i beløpsfeltet. I Skatteetaten erstatter denne oppgaven den tidligere innsendte oppgaven i sin helhet.

Dersom riktig beløp skulle være mindre enn det som tidligere er rapportert, for eksempel kr 0,-, må det sendes inn en erstatningsoppgave med kr 0,-. I Skatteetaten erstatter denne oppgaven den tidligere innsendte oppgaven i sin helhet.

Feil oppgitt organisasjons- eller fødselsnummer på tilskuddsmottaker

Ved feil i organisasjons- eller fødselsnummer i oppgaven, må det rapporteres to nye oppgaver, en oppgave der feilen i organisasjons- eller fødselsnummer benyttes og tilskuddskode rapporteres med 0 i beløp og en ny oppgave der riktig fødsels- eller organisasjonsnummer og tilskuddskode rapporteres med beløp.

Beskrivelse av filformatet

Formatbeskrivelsen viser hvordan en XML-fil for rapportering av oppgavene skal bygges opp. Dokumentene finner du her. Eventuelle endringer fra fjorårets rapportering er flagget.

Formatbeskrivelsen skal benyttes av opplysningspliktige/innsendere som skal rapportere kontrollopplysninger via Altinn-skjemaet RF-1301 Tredjepartsopplysninger som vedlegg.

Årsoppgave til skattepliktig

I følge skatteforvaltningsforskriften § 7-12-1 første ledd skal den enkelte skattepliktige ha kopi av de opplysninger som sendes skattemyndighetene innen 15. februar året etter inntektsåret. Det skal alltid fremgå av årsoppgaven at opplysningene også er sendt skattemyndighetene.

Årsoppgaven kan utformes slik den opplysningspliktige finner det hensiktsmessig, men det er en forutsetning at den er identisk med hensyn til identifikasjon og oppgitte beløp.

I 2020 vil de fleste motta en ny og modernisert skattemelding, hvor temaene ikke lenger er sortert i poster. I rettledningen er posthenvisningene til skattemeldingen erstattet av tabeller som viser hvilke temaer de ulike tredjepartsopplysningene vil fremkomme under. Tredjeparter med plikt til å utlevere årsoppgaver bør derfor ha henvisninger til nytt og gammelt skattemeldingsformat i disse.

Årsoppgaven skal inneholde:

  • navn og fødselsnummer/organisasjonsnummer på skattepliktig
  • navn og organisasjonsnummer på den opplysningspliktige
  • oversikt over rapporterte opplysninger om skattepliktig
  • melding om at likelydende opplysninger er sendt Skatteetaten
  • post/temahenvisning til skattemeldingen

Kontaktinformasjon for leveransen

Ved innsending må det oppgis kontaktinformasjon for leveransen, dvs. navn og telefonnummer for kontaktperson for den spesifikke leveransen. Det bør i tillegg oppgis en e-postadresse og et mobilnummer hvor varsel (SMS) om meldinger (kvitteringer/feilmeldinger) kan sendes.

Tilbakemelding fra Skatteetaten

Alle som rapporterer tredjepartsopplysninger vil få en tilbakemelding i sin innboks i Altinn når Skatteetaten har behandlet oppgavene. Har du oppgitt mobilnummer eller e-post i innsendingen, vil du få varsel på SMS/e-post når tilbakemeldingen har kommet.

Det er viktig at opplysningspliktig kontrollerer tilbakemeldingen ved mottak, slik at eventuelle feil i de innleverte oppgavene kan rettes opp snarest mulig.

Dersom tilbakemeldingen ikke er mottatt innen et par dager, må du kontakte oss via e-post: [email protected]

Feil på innsendte leveranser

Leveranser som er avvist vil vises på tilbakemelding og feilliste. Avviste leveranser kan skyldes at det er for mange feil eller avvik på innsendte oppgaver, at oppgitt leveransetype på leveransen er feil eller mangler. Det er derfor viktig at opplysningspliktig setter seg inn i hvordan korreksjoner rapporteres. Ved usikkerhet ta kontakt for å avklare fremgangsmåte for å korrigere feil.

Annullering av leveranser

Dersom opplysningspliktig har behov for å annullere en leveranse, må Skatteetaten kontaktes.

Testing

For å avdekke mulige feil slik at selve rapporteringen blir mest mulig korrekt, anbefaler Skatteetaten at opplysningspliktig sender inn testoppgaver. Les mer om innsending av testoppgaver her.

Roller og rettigheter i Altinn

Når du skal sende inn tredjepartsopplysninger via Altinn, må du ha en Altinn-rolle på vegne av virksomheten du skal rapportere for:

For å fylle ut skjemaet trenger du Altinn-rollen Regnskapsmedarbeider, Revisormedarbeider eller Regnskapsfører uten signeringsrett.

Signering krever rollen Begrenset signeringsrettighet, Utfyller/Innsender eller Regnskapsfører med signeringsrett.

Om selskapet er revisorpliktig kreves rollen Revisorrettighet eller Ansvarlig revisor.

Dersom du ikke har noen av disse rollene, må du få en annen person i virksomheten til å delegere den til deg. I Altinn kan man administrere roller og rettigheter ut over de delegeringer som allerede er gjennomført via Enhetsregisteret.

Ta kontakt med Altinn brukerstøtte dersom du har problemer med roller, rettigheter eller pålogging.

Innhenting av fødsels- og organisasjonsnummer

Dersom du som opplysningspliktig har behov for å innhente fødselsnummer eller D-nummer fra andre enn eier, må du sende en skriftlig og begrunnet søknad til skattekontoret. Du kan kostnadsfritt få utlevert inntil 4 opplysninger per uke.

Har du en lengre liste med opplysninger du ønsker å få utlevert, må du betale for å få opplysningene. Omfatter forespørselen mer enn 4 personer, skal den sendes til:

Skattetaten, Grålum
Postboks 1073, Valaskjold
1705 Sarpsborg

Organisasjonsnummer kan innhentes hos:

Brønnøysundregistrene
Enhetsregisteret
Postboks 900
8910 Brønnøysund

www.brreg.no

Skatteetaten vil minne om at registrering av opplysninger om eier kan utløse meldeplikt til Datatilsynet.

Tildeling av D-nummer

Tildeling av D-nummer er regulert i forskrift 14. juli 2017 nr. 1201 til folkeregisterloven. Det fremgår av forskriften hvem som fysisk kan tildeles et D-nummer og hvem som kan rekvirere D-nummer, se § 2-2-3 og § 2-2-4 første ledd.

Skattepliktige som ikke har/kan få fødselsnummer skal ha D-nummer, jf. forskriften § 2-2-3 bokstav a. De skattepliktige kan henvende seg til spesifikke skattekontor for tildeling av D-nummer. For mer informasjon om fremgangsmåten for å rekvirere D-nummer, se her.

Dersom ikke annet er bestemt, skal rekvisisjonen skje på særskilt melding - RF-1450B Rekvisisjon av D-nummer. Av bestemmelsen fremgår det også hvilke krav som stilles til legitimasjon, jf. forskriften § 2-2-4 annet ledd.