Skriftlige avtaler er viktige

Vi anbefaler skriftlige avtaler. Dere bør avtale vilkår som om dere var uavhengige parter.

Dere får en enklere dialog med oss dersom avtalene

• er skriftlige
• er inngått i forkant av transaksjonen
• har klare betingelser

Dere benytter skriftlige avtaler som dokumentasjon av avtalens innhold overfor tredjeparter. Skriftlige avtaler er også utgangspunktet for å klarlegge kontrollerte transaksjoner, som er en del av sammenlignbarhetsanalysen.

Vi bruker avtalen som utgangspunkt i risikovurderinger, i dialog med selskapet og i kontroll av selskapet.

Når må dere skrive og oppdatere avtaler

Dere bør skrive en avtale før transaksjonen skjer.

Dere må oppdatere avtalen dersom transaksjonen endrer karakter.

Avvik mellom avtalevilkår og hvordan avtalen blir gjennomført (realitet)

Vi vektlegger partenes adferd ved avvik mellom hvordan avtalen blir gjennomført og avtalens vilkår.

Innhold i avtalen

Dere skal utforme avtaler i kontrollerte transaksjoner, som om de ble inngått med en uavhengig part. Som et minimum bør avtalen beskrive

• hvilke parter som er involvert
• fra hvilket tidspunkt avtalen løper og varigheten av avtalen
• hva de enkelte parter bidrar med i transaksjonen
• hvilke ytelser som er avtalt
• hvilke betingelser som gjelder for betaling
• hvordan prisen blir fastsatt
• hvordan ulike risikoer knyttet til avtalen blir håndtert
• betingelser som knytter seg til endring av avtalen
• betingelser som knytter seg til avvik fra avtalen
• sanksjoner ved brudd på avtalen
• betingelser for avslutning av avtalen
• verneting - hvilket lands rett gjelder for avtalen

Konsekvenser ved manglende avtale

Det er vanskelig å dokumentere avtalens innhold i ettertid hvis det ikke eksisterer en skriftlig avtale på transaksjonstidspunktet. Dette kan føre til at dialogen med oss blir ressurskrevende fordi:

• Dere må foreta omfattende gjennomgang av selskaps- og regnskapsinformasjon. Dokumenter fra selskapets styre kan for eksempel belyse avtalevilkår.
• Det er vanskelig å gjenskape viktig informasjon som ikke er skrevet ned da for eksempel personell som var involvert i planleggingen har sluttet i selskapet.

Dokumentasjon utarbeidet tett opp til transaksjonstidspunktet (tidsnær dokumentasjon) får størst vekt i en kontrollsituasjon. Dokumentasjon eller forklaringer som blir til i ettertid, kan bli vurdert som forsøk på å tilpasse avtaler til det som faktisk skjer.