Coronavirus - important information from the Tax Administration

§ 11-1 annet ledd

Lovtekst

Pålegg om bokføring rettes til styret i selskap, samvirkeforetak, forening, innretning eller organisasjon, og sendes hvert medlem. Det skal fastsettes en frist for oppfyllelse. Fristen skal være minimum fire uker og ikke lengre enn ett år.

Hvem pålegget skal rettes til

Annet ledd regulerer hvem bokføringspålegget skal rettes til og hvilke frister som gjelder for utbedring. Bokføringspålegget skal rettes til styret i selskap, og sendes til selskapets adresse og til hvert styremedlem. For ansvarlig selskap uten styre rettes pålegget til selskapet og sendes til selskapets adresse og til hver enkelt deltaker. I enkeltpersonforetak rettes pålegget til eier/innehaver på foretakets adresse. Når den bokføringspliktige er registrert ved representant etter merverdiavgiftsloven § 2-1 sjette ledd, kan pålegget rettes til begge to, ettersom både den utenlandske næringsdrivende og dennes representant anses som avgiftssubjekt.

Det er ikke krav om at bokføringspålegget sendes rekommandert.

Frist for utbedring

Ved fastsetting av frist for utbedringen, skal det tas hensyn til hvor lang tid som antas å være nødvendig for å gjennomføre forbedringer. Normalfristen skal være to måneder. Ved helt enkle forhold kan fristen settes til fire uker. Et eksempel på når minimumsfristen kan benyttes er dersom en mindre virksomhet som driver kontantsalg med få varer, ikke benytter kassaapparat. Hvis pålegget medfører behov for større tilpasninger og installering av system, kan det gis en lengre frist enn normalfristen. Også dersom den bokføringspliktige ber om fristutsettelse, f.eks. på grunn av sykdom eller andre unnskyldelige forhold, kan fristen forlenges. Dersom den bokføringspliktige og skattemyndighetene er uenige om hva som er korrekt forståelse av bokføringsregelverket, bør skattemyndighetene vurdere om uenigheten skal få betydning for utbedringsfristen. I de tilfeller hvor det ikke blir satt noen ny frist, kan skattemyndighetene fatte vedtak om at tvangsmulkten begynner å løpe. Den bokføringspliktige kan da benytte seg av retten til å klage på tvangsmulkten.

I tilfeller hvor den bokføringspliktige gir tilbakemelding om at manglene ikke er utbedret innen den fastsatte fristen på grunn av sykdom eller andre unnskyldelige omstendigheter, kan det gis en forlenget frist. Det samme gjelder dersom den bokføringspliktige har gitt tilbakemelding innen fristen, men skattemyndighetene ikke finner at rettingen er tilfredsstillende dokumentert, eller at de gjennomførte tiltakene ikke er tilstrekkelige. Dersom den bokføringspliktige opptrer illojalt, bør det ikke gis en ny frist.

Samlet fristlengde kan ikke være over ett år.

Dokumentasjon for retting

Skattemyndighetene kan kreve dokumentasjon for at pålegget er tatt til følge. Kravene til dokumentasjon vil avhenge av hva bokføringspålegget går ut på. Hovedregelen er at den bokføringspliktige gir en skriftlig bekreftelse på at de påtalte feil eller mangler er rettet og vedlegger den relevante dokumentasjonen. Rettingen eller utbedringen kan også bekreftes av autorisert regnskapsfører eller valgt revisor. Bare i de tilfeller hvor det er særlig påkrevd, kan skattekontoret kreve at regnskapsfører eller revisor gir bekreftelse. Det er tilstrekkelig at det bekreftes at en rutine er endret i tråd med pålegget for å anse det etterkommet, og ikke at endringen har virket en tid.

Eksempel på dokumentasjon:

  • Dersom bokføringspålegget gjelder manglende kassaapparat kan utbedringen av mangelen dokumenteres med bekreftelse fra den bokføringspliktige vedlagt kopi av kjøpsdokumentasjon for kassaapparat og utskrift av z-rapport. Et bokføringspålegg som gjelder mangelfull leverandørspesifikasjon kan dokumenteres med bekreftelse fra den bokføringspliktige vedlagt utskrift av leverandørspesifikasjonen.

  • Dersom bokføringspålegget gjelder brudd på for eksempel oppbevaringsbestemmelsene, kan utbedring dokumenteres ved at den bokføringspliktige gir en bekreftelse på at rutinene på dette området er endret. I slike tilfeller vil det sjelden være aktuelt med ytterligere dokumentasjon.

Tilbakemelding ved mottatt dokumentasjon

Når skattemyndighetene har mottatt bekreftelse og relevant dokumentasjon på at retting er foretatt, skal skattemyndighetene uten ugrunnet opphold gi en skriftlig tilbakemelding til den bokføringspliktige uavhengig av om skattemyndighetene er enig eller uenig i at mangelen er utbedret. I de tilfeller skattemyndighetene ikke er enig i at feilene er rettet, skal skattemyndighetene enten gi en ny frist for å oppfylle pålegget eller fatte vedtak om tvangsmulkt, jf. § 14-1 Tvangsmulkt.