Skattedirektoratet har den 3. juni 2010 fastsatt forskrift om oppbevaring av regnskapsmateriale i andre EØS-land. Forskriften er fastsatt med hjemmel i bokføringsforskriften § 7-5 første ledd femte punktum, og regulerer hvilke land som anses for å tilfredsstille kravene i bokføringsforskriften § 7-1 første ledd første punktum:

• Bokføringspliktige kan oppbevare elektronisk regnskapsmateriale i et annet EØS-land dersom avtale eller overenskomst med det aktuelle landet sikrer norske skatte- og avgiftsmyndigheter tilfredsstillende adgang til regnskapsinformasjonen for kontrollformål i oppbevaringstiden, og slik oppbevaring ikke vil være til hinder for effektiv norsk politietterforskning.

Forskriften åpner for at bokføringspliktige kan oppbevare elektronisk regnskapsmateriale i Danmark, Finland, Island og Sverige uten å måtte søke om dette. Dette under forutsetning av at vilkårene i bokføringsforskriften § 7-5 første ledd annet, tredje og fjerde punktum er oppfylt:

• Regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig i lesbar form og skal kunne skrives ut på papir fra terminal eller lignende i Norge i hele oppbevaringsperioden.
• Den bokføringspliktige skal skriftlig informere Skattedirektoratet om hvilket regnskapsmateriale som oppbevares i utlandet, hvor regnskapsmaterialet oppbevares, og hvordan kontrollmyndighetene til enhver tid kan få adgang til regnskapsmaterialet.
• Oppbevaringstiden skal som et minimum følge bokføringsloven § 13 annet ledd og reglene i denne forskrift selv om oppbevaringstiden er en annen etter det aktuelle lands lovgivning.

Den skriftlige meldingen til Skattedirektoratet må inneholde opplysninger om

• Hvilke deler av det elektroniske regnskapsmaterialet som oppbevares i utlandet, spesifikasjoner, type dokumentasjon osv.
• Selskapsnavn og adresse til det stedet regnskapsmaterialet skal lagres i utlandet, dvs. stedet der serveren er plassert. Senere endringer i oppbevaringssted må tilsvarende meldes til Skattedirektoratet.
• Hvordan kontrollmyndighetene til enhver tid kan få adgang til regnskapsmateriale. Dette kan være opplysning om aktuell forretningsadresse i Norge, hvor terminal og nødvendige passord befinner seg.

Det understrekes at papirbasert regnskapsmateriale fortsatt må oppbevares i Norge.

Skattedirektoratet vil foreta en nærmere vurdering av om forskriften bør åpne for oppbevaring av elektronisk regnskapsmateriale i andre EØS-land enn de nordiske. Dette arbeidet innebærer en vurdering av om avtaler og overenskomster med andre EØS-land sikrer tilfredsstillende adgang til regnskapsinformasjonen for kontrollformål i oppbevaringstiden. Videre en vurdering av om oppbevaring i slike land er til hinder for effektiv norsk politietterforskning. Det kan ta noe tid før en slik mulig forskriftsendring er på plass.

Bokføringspliktige virksomheter som ønsker å oppbevare regnskapsmateriale i andre land enn de nordiske, må søke om dispensasjon etter bokføringsloven § 13 femte ledd. Det vises til vår artikkel på vår hjemmeside om slike søknader.