Important information

This page is not available in English.

Prinsipputtalelse

Bruk av sideordnede spesifikasjoner

  • Published:
  • Avgitt 09 April 2019

Bruk av sideordnede spesifikasjoner kan benyttes når det foreligger krav som følger av lovgivning eller klare interne, forretningsmessige behov.  Det er ikke iht. bokføringslovgivningen å opprette sideordnede spesifikasjoner utelukkende for å skille på transaksjoner hvor samme kunden har forskjellige kredittbetingelser.

 

Fra Skattedirektoratets brev av 9. april 2019 til et advokatfirma gjengis:

Bakgrunn

Fra e-posten gjengis:

Spørsmålet er om det er tillatt å benytte seg av flere reskontroer for én og samme kunde/leverandør? Dette vil medføre at det i regnskapet vil være flere reskontroer med ulike inngående og utgående balanser og ulike transaksjoner på samme kunde/leverandør.
 Et eksempel på at det kan være hensiktsmessig å benytte flere reskontroer er om en virksomhet har flere avdelinger med ett og samme organisasjonsnummer og en ønsker å skille mellom avdelingene. Et annet eksempel kan være at én og samme kunde har forskjellige betalingsbetingelser og at det derfor kan være hensiktsmessig å benytte seg av flere reskontroer for dette formål.

I e-post av 4. april 2019 ba vi dere om å utdype hva dere ligger i at kunden har "forskjellige betalingsbetingelser". Vi spurte om dette gjelder valg av generelle kredittbetingelser (30 dg, 3 mnd. etc.) eller om dere mente at kundene kan velge mellom ulike betalingsløsninger, hvor f.eks. en tredje part kan være involvert?

I e-post av 8. april 2019 gir dere et eksempel, hvor samme kunde har kreditt på 30, 15 og 10 dager.

Regelverk

Bokføringsforskriften § 3-1 første ledd nr. 3 og 4 omhandler krav til innhold kunde og leverandørspesifikasjon. Bestemmelsene lyder slik:

  1. Kundespesifikasjon. Alle transaksjoner med kunder pr. periode, der kundens kode og navn, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning og inn- og utgående saldo skal fremgå.
  2. Leverandørspesifikasjon. Alle transaksjoner med leverandører pr. periode, der leverandørens kode, navn og organisasjonsnummer, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning og inn- og utgående saldo skal fremgå

Annet ledd omhandler bl.a. når når kontantsalg skal fremgå av spesifikasjonene. Videre fremgår det av femte ledd at det ikke er anledning til å bruke underspesifikasjoner i kunde- og leverandørspesifikasjoner:

 Poster kan fremkomme som totaler dersom transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner fremkommer enkeltvis og oppsummert i underliggende spesifikasjon, og er kontrollerbare mot totalene. Dette gjelder likevel ikke poster i kunde- og leverandørspesifikasjoner

 

Skattedirektoratets vurdering

Underspesifikasjoner

Underspesifikasjoner innebærer at poster kan fremkomme som totaler i en spesifikasjon når transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner fremkommer enkeltvis og oppsummert i en underliggende spesifikasjon, og er kontrollerbare mot totalene. Underspesifikasjoner er etter gjeldende rett ikke tillatt for kunde- og leverandørspesifikasjoner.

Skattedirektoratet bemerker at det i høring 11. mai 2016 er foreslått å oppheve § 3-1 femte ledd annet punktum, slik at det skal være anledning til å bruke underspesifikasjoner også for kunde- og leverandørspesifikasjoner.

Sideordnede spesifikasjoner

Norsk RegnskapsStiftelse har gitt ut en egen bokføringsstandard om bruk av sideordnede spesifikasjoner - NBS 8 Sideordnede spesifikasjoner (april 2015). Denne standarden gjelder ikke underspesifikasjoner.

Fra standarden punkt 1, Innledning og virkeområde, gjengis:

"Med sideordnede spesifikasjoner menes at en bokføringspliktig har flere spesifikasjoner av den aktuelle kategori, og at summen av disse utgjør en fullstendig spesifikasjon etter bokføringsloven § 5. Eksempler på dette kan være flere bokføringsspesifikasjoner, flerekontospesifikasjoner eller flere kunde- og leverandørspesifikasjoner.
I praksis oppstår det en rekke situasjoner hvor interne behov eller lovgivningen medfører at bokføringspliktige må gjøre bruk av sideordnede spesifikasjoner. Et eksempel på behov for sideordnede spesifikasjoner på grunn av lovgivningen er kontrollspor i forbindelse med fusjoner etter aksjelovenes kapittel 13. Bokføringen kan normalt ikke samordnes med det regnskapsmessige eller skattemessige integrasjonstidspunktet ved fusjon. Omorganiseringer hvor to eller flere bokføringspliktige slås helt eller delvis sammen, eksempelvis etablering av felleskontrollert virksomhet, medfører også slikt behov.
En bokføringspliktig kan være registrert med flere avgiftssubjekter i Merverdiavgiftsregisteret og dermed være underlagt særskilte regler for innretning av bokføringen som medfører behov for sideordnede spesifikasjoner. Dette er hjemlet i merverdiavgiftsloven § 2-2 (2):
En del av et avgiftssubjekt kan registreres som et eget avgiftssubjekt i Merverdiavgiftsregisteret dersom denne delen fysisk og formelt er skilt ut. Ved vurderingen om slik registrering skal tillates, skal det blant annet legges vekt på om den delen som ønskes utskilt, har særskilt varekjøp, særskilte varelagre og egne ansatte. Det er et vilkår for slik registrering at det føres særskilt regnskap for den utskilte delen.
Mange større selskaper med flere forretningsområder har behov for å benytte adskilte regnskaper innen samme juridiske enhet. Deler av regnskapet kan også være satt bort til tredjeparter.
Bokføringsstandardstyret legger til grunn at lovgivningen ikke er til hinder for bruk av sideordnede spesifikasjoner, men at visse forutsetninger må oppfylles."

I standarden punkt 3 er det angitt flere forutsetninger som må være oppfylt for å kunne benytte sideordnede spesifikasjoner. Bokføringspliktige som bruker sideordnede spesifikasjoner vil ikke ha samlede konto-, kunde- og leverandørspesifikasjoner som viser inn- og utgående saldo pr. konto pr. periode, jf. bokføringsforskriften § 3-1 første ledd nr. 2, 3 og 4. Standarden krever at det skal være mulig å utarbeide en sammenstilling av de ulike spesifikasjonene som danner grunnlag for den pliktige regnskapsrapporteringen (konsolidering av spesifikasjoner). Se punkt 3.1.

I standarden punkt 3.4 er forholdet til opplysningsplikten overfor skatte- og avgiftsmyndighetene omtalt. Herfra gjengis:

"Ved bruk av sideordnede kunde- og leverandørspesifikasjoner kan en spesifikk motpart forekomme i flere spesifikasjoner med forskjellige kunde- eller leverandørnummer. For at opplysningskravet skal kunne oppfylles for den bokføringspliktige må det være mulig å sammenstille oppgaver over kjøp og salg av varer og tjenester på transaksjonsnivå fra alle sideordnede spesifikasjoner. Dette kan for eksempel gjøres ved hjelp av registrering påorganisasjonsnummer, andre registreringsnummer eller ved identifikasjonsløsninger somsikrer at sammenstilling kan gjøres."

Det fremgår av ovennevnte at NBS 8 legger til grunn at bokføringslovgivningen som utgangspunkt ikke er til hinder for bruk av sideordnede spesifikasjoner for kunder og leverandører. Det forutsettes at alle vilkår som standarden forutsettes, jf. standardens punkt 3, oppfylles.

Det fremgår også at standarden forutsetter at interne behov eller lovgivningen kan medføre behov for sideordnede spesifikasjoner. I deres henvendelse nevner dere følgende eksempler:

  • virksomhet som har flere avdelinger og ønsker å skille mellom avdelingene
  • kundene har forskjellige betalingsbetingelser og ønsker å benytte seg av flere kundespesifikasjoner for dette formålet

Skattedirektoratet bemerker generelt at bokføringslovgivningens utgangspunkt er at det skal være en kunde- og leverandørspesifikasjon pr. kunde. Dette sikrer fullstendig rapportering av transaksjoner med kunder og leverandører på forespørsel fra skatte- og avgiftsmyndighetene.

Slik Skattedirektoratet forstår eksemplene i NBS 8 må det foreligge krav som følger av lovgivning eller klare interne, forretningsmessige behov for å fravike bokføringslovgivningens utgangspunkt. Inndeling av en virksomhet i avdelinger, med særskilt oppfølging av kunder- og leverandører innen hver avdeling, er eksempel på et slikt internt, forretningsmessig behov. Derimot mener vi at det ikke er iht. bokføringslovgivningen å opprette sideordnede spesifikasjoner utelukkende for å skille på transaksjoner hvor samme kunden har forskjellige kredittbetingelser.