Personalkostnader og indirekte kostnader inngår i kostnadsgrunnlaget via en sjablongregel. Det betyr at verken personalkostnader eller indirekte kostnader inngår i beregningsgrunnlaget for Skattefunn-støtte med sine virkelige kostnader. Disse kostnadene beregnes i stedet med utgangspunkt i antall timer som ansatt FoU-personell (prosjektleder, samt vitenskapelig og teknisk personell) utfører på prosjektet med en timesats på inntil 1,2 promille av avtalt og reell årslønn ved utløpet av prosjektperioden eller inntektsåret, jf. FSFIN § 16‑40‑6 tredje ledd. Det kreves at skattyter har et tilfredsstillende system for registrering av antall timer som er brukt på prosjektet. Det kreves at hver deltaker fortløpende fører timeregnskap som viser dato, hvilke delmål det er arbeidet med og antall timer. Timeregnskapet skal underskrives av deltakeren og prosjektansvarlig. Se FSFIN § 16‑40‑8 og pkt. 14.

Faste avtalte naturalytelser anses som avtalt årslønn. Uregelmessige tillegg som bonuser, overtidsgodtgjørelse mv. inngår ikke i avtalt årslønn. Kostnader til eksterne konsulenter inngår ikke i denne beregningen, men i beregningen for kontraktsmessig forskning, teknisk kunnskap og patenter, se pkt. 6.5. Se også FIN 27. februar 2007 i Utv. 2007/682.

Fangstavhengig lottinntekt anses som uregelmessig, og kan derfor ikke anses som årslønn i denne sammenheng. For hyre må det gjøres en konkret vurdering der det bl.a. ses på hvordan hyren fastsettes. Hyre som fastsettes som et fast beløp per tidsenhet anses som årslønn i denne sammenheng, mens fangstavhengig hyre behandles på samme måte som lottinntekt.

Om et tilfelle der skattemyndighetene hadde adgang til å fastsette antall timer ved skjønn, se LRD 19. juni 2008 (Borgarting) i Utv. 2008/1196 (Sundøya Fjordhotel Eiendom AS).

For deltidsansatt FoU-personell omregnes den avtalte lønn til en 100 % -stilling før timesatsen beregnes, jf. FSFIN § 16‑40‑6 tredje ledd fjerde punktum. Det er en forutsetning her at den ansatte rent faktisk er deltidsansatt. Det må imidlertid godtas at deltidsansatte arbeider overtid innenfor normale rammer. Det går likevel en grense der den ansatte i realiteten arbeider i en heltidsstilling. Det må altså foretas en vurdering av om det avtalte arbeidsforhold tilsvarer det reelle.

Avtalt lønn som ikke er utbetalt ved utløpet av inntektsåret og som ikke utbetales innen den tid som må anses vanlig i et arbeidstaker- og arbeidsgiverforhold, medregnes likevel ikke. Regnskapsført lønn som ikke er utbetalt og som ikke er tatt med i a-meldingen for januar i året etter inntektsåret kan dermed ikke tas med i beregningsgrunnlaget. Ulønnet arbeidsinnsats vil ikke påvirke grunnlaget for beregning av personalkostnadene i denne sammenheng.

Ved beregningen av personal- og indirekte kostnader begrenses antall timer for hver ansatt til maksimalt 1850 timer per prosjekt per år, og timesatsen begrenses til maksimum kr 700 per time, jf. FSFIN § 16‑40‑6 tredje ledd femte punktum.

Kostnader som etter sin art inngår i timesatsen kan heller ikke fradras separat i de tilfeller hvor skattyter ikke har lønnskostnader som er fradragsberettigede etter sktl. kap. 6, se pkt. 5.1.

De faktiske indirekte kostnadene skal ikke tas med ved bruk av sjablongregelen. Som indirekte kostnader anses f.eks. sosiale kostnader, avskrivninger på bygninger, husleie, vedlikehold, strøm, sekretærassistanse/annen administrativ assistanse, tele- og IT-kostnader mv. I utgangspunktet vil alle faste kostnader inngå i denne kategorien. Kostnader som er pådratt kun av hensyn til Skattefunn-prosjektet kan anses som en direkte kostnad som inngår i Skattefunn-grunnlaget i sin helhet.