Finansdepartementet har fastsatt endringer i bokføringsforskriften. Endringene bygger bl.a. på forslagene fra Bokføringsstandardstyrets delrapporter 2 og 3, hvor erfaringene med gjeldende forskrift siden 2004 er gjennomgått. Forskriftsendringene fra delrapport 2 innebærer i all hovedsak forenklinger og effektivisering for de bokføringspliktige. Endringene fra delrapport 3 omfatter både nødvendige presiseringer av gjeldende rett, endringer som innebærer forenklinger for de bokføringspliktige, samt skjerpende krav på enkelte områder.

Forskriftsendringene trer i kraft 1. januar 2014 med virkning for regnskapsår påbegynt etter 31. desember 2013. Her omtales de viktigste endringene i forskriften.

Spesifikasjoner

I bokføringsforskriften § 3-1 første ledd nr. 8 om spesifikasjon av merverdiavgift er ordlyden endret for å gjøre kravet mer tydelig og forståelig. Det er blant annet presisert at det for utgående merverdiavgift er avgiftsgrunnlaget som skal kunne spesifiseres pr. transaksjon. Videre er det presisert i § 3-1 nr. 2 at inngående og utgående merverdiavgift pr. transaksjon skal kunne spesifiseres pr. transaksjon i kontospesifikasjonen.

Det finnes regnskapssystemer som har funksjonalitet for å periodisere forskjellig for regnskaps- og merverdiavgiftsformål, der forskjellene spesifiseres på lik linje med avgiftsgrunnlaget. Det er presisert at disse forskjellene må fremgå av merverdiavgiftsspesifikasjonen, jf. bokføringsforskriften § 3-1 første ledd nr. 8 siste punktum.

Bokføringsforskriften § 3-1 annet ledd tillater nå at tilfeldige kjøp og salg kan spesifiseres på henholdsvis felles leverandørkonto og felles kundekonto. Det forutsettes at spesifikasjonen inneholder relevante identifikasjonskoder slik at opplysningsplikten kan ivaretas.

Etter bokføringsforskriften § 3-1 fjerde ledd kan poster fremkomme som totaler dersom transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner fremkommer enkeltvis og oppsummert i underliggende spesifikasjon, og er kontrollerbare mot totalene. Dette gjelder likevel ikke poster i kunde- og leverandørspesifikasjoner.

Ajourhold - Få transaksjoner

Etter bokføringsforskriften § 4-1 kan bokføringspliktige med få transaksjoner ajourføre regnskapet senest innen fristene for pliktig regnskapsrapportering. Grensen for få transaksjoner er hevet fra 300 til 600 bilag i året.

Nummerering og datering av salgsdokument

Hovedregelen for datering av salgsdokument ertt at dokumentasjonsdato er dato for utstedelse av dokumentet, jf. bokføringsforskriften § 5-1-1 nytt annet ledd. I den forbindelse er § 5-1-1 første ledd nr. 1 endret til "Nummer og dokumentasjonsdato".

Forskriften åpner for at det kan gjøres unntak fra at dokumentasjonsdato skal være utstedelsesdato. I bokføringsforskriften § 5-1-3 nytt tredje ledd er det åpnet for at salgsdokument som utstedes innen de femten første virkedager i måneden, kan angi siste dato i foregående måned som dokumentasjonsdato. Det er en forutsetning at varen eller tjenesten er levert på dette tidspunktet. Det samme gjelder tilsvarende ved utstedelse av dokumentasjon for uttak. Ved utleie av fast eiendom hvor det utstedes salgsdokumenter på papir for flere perioder på samme tidspunkt, kan dokumentasjonsdato settes lik forfallsdato, jf. § 5-1-3 nytt fjerde ledd.

Fakturering av avgiftsfrie tjenester og medlemskontingenter

Salg av ikke avgiftspliktige tjenester som leveres løpende til fast beløp per periode, kan dokumenteres med betalingsdokumentasjon og avtale, jf. bokføringsforskriften ny § 5-1-6a. Avtalen må være skriftlig og skal inneholde de samme opplysningene som et salgsdokument. Dette innebærer bl.a. at avtalene må være fortløpende nummerert.

Ikke avgiftspliktig medlemskontingent i ideelle organisasjoner som regnskapsmessig anses opptjent på betalingstidspunktet, kan dokumenteres med betalingsdokumentasjon, jf. bokføringsforskriften ny § 5-1-6b. Betalingsdokumentasjon skal i slike tilfeller inneholde de samme opplysninger som et salgsdokument med unntak av nummer og dokumentasjonsdato. 

Oversending av salgsdokumentet

Etter bokføringsforskriften § 5-2-1 nytt femte ledd skal salgsdokumentet uoppfordret oversendes kjøper med mindre annet fremgår av skriftlig, undertegnet avtale mellom partene eller er bestemt i lov eller forskrift.

Formidling

Etter bokføringsforskriften § 5-1-6 kan den som formidler varer og tjenester utferdige salgsdokumentet for flere leverandører i ett salgsdokument. Ny § 5-2-1a åpner for ulike alternativer for leverandørene til å dokumentere sine salg. Hovedregelen er at formidler skal oversende en gjenpart av salgsdokumentet til selger. Som et alternativ kan formidler utstede avregning til selger for dennes del av salget. Slik avregning skal for den enkelte selger inneholde de opplysningene som er angitt i salgsdokumentet til kjøper.

Oversendelse av salgsdokument eller avregning til selger kan unnlates dersom selger utsteder et særskilt salgsdokument til formidler, på grunnlag av en skriftlig undertegnet avtale om dette. Det skal fremgå av avtalen at dette gjelder formidling, og avtalen skal oppbevares av både selger og formidler. Selgers salgsdokument skal tydelig merkes « FORMIDLING – IKKE KJØPSDOKUMENTASJON » og ha en henvisning til avtalen.

Tidspunkt for utstedelse av dokumentasjon av uttak

Bokføringsforskriften § 5-2-2 nytt annet ledd regulerer tidspunktet for utstedelse av dokumentasjon av uttak. Slik dokumentasjon skal utstedes snarest mulig etter uttakstidspunktet og senest innen femten virkedager i måneden etter at uttaket fant sted. Bokføringspliktige som leverer årsoppgave eller årsterminoppgave, kan likevel ikke utstede dokumentasjonen senere enn det kalenderår uttaket fant sted, eller dokumentasjonen må angi siste dato i foregående måned som dokumentasjonsdato, jf. unntaket i § 5-1-3 tredje ledd. Uttak skal være betryggende registrert i perioden mellom uttaket skjer og dokumentasjon for uttak utstedes. 

Fakturering av anbudsarbeid og lignende

Bestemmelsen om at avtalte betalingsplaner legges til grunn ved fakturering av anbudsarbeider og lignende, er flyttet fra § 5-2-6 til § 5-2-4. Det er dermed presisert at også slik fakturering må skje senest en måned etter utløpet av den alminnelige oppgaveterminen for merverdiavgift.

Filformat ved elektronisk utstedelse av salgsdokumenter

Det er i bokføringsforskriften ny § 5-2-10 presisert at salgsdokumenter som utstedes elektronisk skal utstedes i et filformat som ikke enkelt lar seg redigere i allment kjent sluttbrukerverktøy for tekstbehandling, regneark, e-post mv. uten at endringen fremgår direkte av salgsdokumentet.

Kontantsalg – krav til kassaapparat mv.

All registrering som har skjedd i forbindelse med opplæring skal dokumenteres, jf. bokføringsforskriften § 5-3-2. Videre skal det foreligge dokumentasjon av korreksjonsposter med angivelse av beløp og årsak. Dersom korreksjonen gjelder tidligere registrert salg, skal det foreligge ytterligere dokumentasjon som underbygger korreksjonen. Tilbakebetaling til kunde skal dokumenteres med kundens signatur.

Unntaket fra kravet om angivelse av kjøper ved kontantsalg fra detaljist er flyttet fra bokføringsforskriften § 5-1-2 annet ledd til ny § 5-3-2a tredje ledd. Det innføres et unntak fra kravet til å angi kjøper ved salg av varen eller tjenesten som er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse. Unntaket gjelder når slike salg ikke overstiger kr 1 000 inklusive merverdiavgift og salget ikke gjelder drivstoff til bruk i person- eller varetransport.

Ved kontantsalg fra detaljist kan enkeltinnslag angis per varegruppe dersom detaljert beskrivelse av art vanskelig lar seg gjennomføre, jf. bokføringsforskriften ny § 5-3-2a fjerde ledd. Selger plikter i slike tilfeller å utstede ytterligere spesifikasjon dersom kjøper ber om dette.

Etter bokføringsforskriften § 5-3-3 første ledd skal de daglige summeringsstrimlene ("z-rapporter") eller tilsvarende rapporter angi korreksjonsposter med årsak, beløp og antall poster, samt registreringer i forbindelse med opplæring.

Ambulerende og sporadisk kontantsalg

Det innføres et nytt alternativ for å dokumentere kontantsalg for bokføringspliktige som kommer inn under reglene om ambulerende eller sporadisk kontantsalg. Kontantsalget kan i slike tilfeller også dokumenteres  med oppstilling over ut- og innleverte varer og kontanter, jf. bokføringsforskriften ny § 5-4-3 første ledd. Oppstillingen skal være datert og signert. Også ved ambulerende og sporadisk kontantsalg skal det skrives ut kvittering dersom kunden ber om det.

Salg fra automater og andre ubetjente salgssteder

Salg fra automater kan dokumenteres med avstemming mellom opptelte kontanter og registrerte salg etter automatens telleverk, eller beregnet salg ut fra andre registrerte opplysninger i automaten, jf. bokføringsforskriften ny § 5-4-5. Dersom automaten ikke registrerer slike opplysninger kan salget dokumenteres med lister som viser beregnet salg ut fra endring i varebeholdning.

Salg fra andre ubetjente salgssteder kan dokumenteres med forhåndsnummererte konvolutter eller innbundet bok der sidene er forhåndsnummererte, jf. bokføringsforskriften ny § 5-4-6. Dokumentasjonen skal inneholde opplysninger om ytelsens art og omfang, dato og vederlag. Salg av varer kan alternativt dokumenteres med lister som viser beregnet salg ut fra endring i varebeholdning.

Avstemming av opptelling av kassabeholdning mot salgsdokumentasjon kan skje på det tidspunktet den bokføringspliktige oppsøker salgsstedet, forutsatt at kassabeholdningen er tilfredsstillende sikret i mellomtiden, jf. bokføringsforskriften ny § 5-4-7. Oppgjørene skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt opptelling av kassabeholdningen. Eventuelle differanser skal forklares.

Dokumentasjon av kontantkjøp

Kravet til angivelse av kjøper ved kontantkjøp gjelder ikke når det er betalt med den bokføringspliktiges betalingskort, jf. bokføringsforskriften ny § 5-5-1 annet ledd. Med betalingskort menes debetkort, kredittkort og faktureringskort, jf. forskriften § 5-3-1 nytt annet ledd.

Dokumentasjon av kjøp som er lagt ut av en ansatt i den bokføringspliktige virksomheten skal inneholde angivelse av kjøper (arbeidsgiver) når vederlaget overstiger kr 1 000 inklusive merverdiavgift, jf. forskriften ny § 5-5-1 fjerde ledd. Når kjøper ikke er angitt skal den ansatte utarbeide og signere en datert oppstilling som viser hvilke kjøp som er foretatt. Denne utleggsdokumentasjonen skal så vidt mulig utstedes innenfor den merverdiavgiftsterminen utleggene er foretatt.

Dokumentasjon av medgått tid

Bestemmelsen om dokumentasjon av medgått tid er flyttet fra bokføringsforskriften § 8-4-1 til ny § 5-4-1. Det er stilt krav til at dokumentasjonen skal være utarbeidet senest innen utløpet av den etterfølgende måned. Videre er det presisert at med intern tid menes timer brukt på arbeidsoppgaver som ikke kan henføres til kunder eller oppdrag. Intern tid kan unnlates spesifisert dersom omfanget av tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk, er ubetydelig. Dersom intern tid ikke spesifiseres, skal det dokumenteres at tjenestene hvor vederlaget er basert på medgått tid, er ubetydelig.

Det er gitt unntak fra dokumentasjon av intern tid for administrative enheter i konsern, ideelle organisasjoner og foreninger uten økonomisk formål som utelukkende leverer tjenester internt, og hvor vederlaget fastsettes på bakgrunn av kostnadsfordeling. Slike bokføringspliktige skal dokumentere prisfastsettelsen på annen tilfredsstillende måte, og herunder dokumentere de vurderinger som er gjort med hensyn til hvilke kostnader som skal fordeles samt fordelingsnøkler og fordelingsmetode. 

Dokumentasjon av timebestillinger

Bestemmelsen om dokumentasjon av timebestillinger er flyttet fra bokføringsforskriften § 8-4-2 til ny § 5-4-2. Dokumentasjonen skal så vidt mulig omfatte hvem som skal utføre tjenesten. Kravet til dokumentasjon av timebestillinger gjelder også for timer som ikke er forhåndsbestilte.

Reise- og oppholdsutgifter

Dersom reise- og oppholdsutgifter består av flere reisedokumenter og opplysninger om hvem utgiftene omfatter, hva formålet med reisen har vært og hvilke arrangement den reisende har deltatt på, ikke fremgår av hvert enkelt dokument, skal det være gjensidig henvisning mellom dem, jf. bokføringsforskriften § 5-9. 

Dokumentasjon av betalingstransaksjoner

I bokføringsforskriften § 5-11 er det presisert at også beløp og dokumentasjonsdato skal fremgå av dokumentasjonen av betalingstransaksjoner.

Papir- og trykkvalitet på utstedt dokumentasjon

I bokføringsforskriften ny § 5-14 er det presisert at dokumentasjon som utstedes på papir skal utstedes med en papir- og trykkvalitet som sikrer lesbarheten i hele oppbevaringsperioden. Bestemmelsen gjelder tilsvarende ved utstedelse av dokumentasjon av balansen, jf. forskriften kapittel 6. 

Sikkerhetskopi

Etter bokføringsforskriften § 7-2 nytt annet ledd skal sikkerhetskopiering skje så ofte som virksomhetens og transaksjonenes art og omfang tilsier og innen ajourholdsfristene i bokføringsloven § 7 annet ledd. Sikkerhetskopien skal oppbevares adskilt fra originalen. Testing av sikkerhetskopien skal skje minimum en gang i året.

Det skal foreligge en fortegnelse over regnskapsmateriale som er sikkerhetskopiert, hvor ofte sikkerhetskopiering gjennomføres og hvor originalen og sikkerhetskopien oppbevares, jf. forskriften § 7-2 nytt fjerde ledd. Fortegnelsen skal oppbevares i 10 år etter regnskapsårets slutt.

Kravene til oppbevaring mv. av sikkerhetskopien gjelder tilsvarende som for originalen, jf. forskriften § 7-2 nytt femte ledd.

Bygge- og anleggsvirksomhet

Etter bokføringsforskriften ny § 8-1-2a skal salgsdokument utstedes i samsvar med bygge- og anleggsarbeidets fremdrift, senest innen en måned etter utløpet av den alminnelige oppgaveterminen. Tilbakeholdt beløp (innestående) kan likevel tas med i det salgsdokumentet som utstedes i forbindelse med avslutningen av bygge- eller anleggsarbeidet. Ved bygge- og anleggskontrakter hvor det ikke mottas delbetalinger, kan salgsdokument utstedes senest en måned etter at arbeidet er fullført.

Etter bokføringsforskriften § 8-1-4 første ledd ny bokstav a skal prosjektkode fremgå av prosjektregnskapet. Prosjektkoden skal også fremgå for hver enkelt post i bokføringsspesifikasjonen og kontospesifikasjonen, jf. forskriften § 8-1-4 nytt tredje ledd.

Bokføringspliktige innen bygge- og anleggsvirksomhet er ikke lenger pålagt å oppbevare inngående pakksedler etter bokføringsforskriften § 8-1-5. Opprinnelige timelister på papir må heller ikke lenger oppbevares i 3 år og 6 måneder forutsatt at

1.  den bokføringspliktige har revisjonsplikt,
2. det er ikke tatt forbehold i revisjonsberetning for foregående regnskapsår med hensyn til om ledelsen har sørget for en ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger, og 
3. den bokføringspliktige ikke har mottatt bokføringspålegg i medhold av ligningsloven, merverdiavgiftsloven eller skattebetalingsloven i løpet av de foregående 18 måneder for brudd på forskriften § 3-1 første ledd nr. 9, § 5-6 eller § 8-1-2.

Det er gitt egne regler om fra hvilket tidspunkt opprinnelige timelister på papir må oppbevares dersom noen av forutsetningene ikke lenger er oppfylt, jf. forskriften § 8-1-5 nytt annet ledd.

Etter bokføringsforskriften § 8-1-5 nytt tredje ledd gjelder bestemmelsene i § 7-5 om lukking av regnskapsperioder tilsvarende for bokførte opplysninger som er nødvendige for utarbeidelse av prosjektregnskap som nevnt i forskriften § 8-1-4.

Det skal foreligge et toveis kontrollspor mellom prosjektregnskap og dokumentasjon av bokførte opplysninger som inngår i prosjektregnskapet, jf. bokføringsforskriften § 8-1-5 nytt fjerde ledd.

Frisørvirksomhet og skjønnhetspleie

Bokføringspliktige som driver frisørvirksomhet skal kunne skille ut og spesifisere klipp fra øvrige behandlingstjenester, jf. bokføringsforskriften § 8-3-1. Dette skal også fremgå av summeringsstrimlene, jf. forskriften § 8-3-2 nytt annet punktum.

Serveringssteder

I bokføringsforskriften § 8-5-3 nytt første ledd er det stilt krav til at salg av mat og drikke mv. fra restaurant eller annet serveringssted, skal registreres fortløpende på kassaapparat, selv om betaling skjer når gjesten forlater serveringsstedet. Slik registrering skal enten skje ved at salget registreres fortløpende på bordnummer eller lignende, mens kvittering tas ut når gjesten skal betale, eller ved at salget registreres hver gang det serveres mat eller drikke mv. med samtidig utskriving av kvittering fra kassaapparatet.

Personallister

Det er tidligere vedtatt ny § 3a i bokføringsloven om at arbeidsgivere i de bransjer departementet bestemmer, skal føre personalliste. Lovendringen trer i kraft 1. januar 2014. I bokføringsforskriften nye § 8-3-4, § 8-5-6 og 8-12-1 er det bestemt at frisørvirksomhet og skjønnhetspleie, serveringssteder og bilverksteder og bilpleie skal føre personalliste. For serveringssteder gjelder kravet uavhengig av om serveringsstedet har alkoholservering. Kravet gjelder også cateringvirksomhet, gatekjøkken eller annen virksomhet hvor tilberedt mat mv. bringes ut til kunden eller hentes på forretningsstedet, jf. forskriften § 8-5-1 nytt tredje ledd.

Personallisten skal gi en oversikt over hvilke personer som er på arbeid til en hver tid. Nærmere krav til føring av personalliste fremgår av forskriften ny § 8-5-6. Personalliste skal oppbevares i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt, jf. forskriften ny § 8-5-7.

Finansvirksomhet, forsikringsselskaper og pensjonsforetak

Bokføringsreglene var opprinnelige ikke tilpasset spesielle forhold innen finans- og forsikringsvirksomhet. Det er nå i nye delkapitler 8-13 og 8-14 gitt særlige regler for salgsdokument og kunde- og leverandørspesifikasjoner for finansvirksomhet, forsikringsselskaper og pensjonsforetak.