Bakgrunn

Fra 1. januar 2017 må kassasystemer som skal tilbys på det norske markedet tilfredsstille kravene i kassasystemlova og kassasystemforskrifta. Bokføringspliktige må registrere og dokumentere kontantsalg ved bruk av slike kassasystem fra 1. januar 2019, jf. ny § 10 a i bokføringsloven. Men kontantsalg menes salg av varer og tjenester der kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering, ved bruk av betalingskort eller kontanter som betalingsmiddel, jf. kassasystemlova § 2a.

Det er kun kontantsalg som kreves registrert ved bruk av kassasystem. Det er stilt spørsmål om det er tillatt at også kredittsalg registreres på kassapunktet, og hvordan kredittsalget i så fall skal vises på rapporter og kvitteringer.

 

Regelverket

Kontantsalg skal registreres ved bruk av kassasystem. I kassasystemforskrifta er det stilt detaljerte krav til X- og Z-rapport som bl.a. skal vise totalt kontantsalg og kontantsalget fordelt på hovedgrupper og betalingsmidler. Det er videre stilt krav til ulike typer kvitteringer, som f.eks. salgskvittering, returkvittering og utleveringskvittering. Kvitteringene skal fremgå oppsummert i X- og Z-rapport, spesifisert på antall og beløp.

Innholdet i salgskvittering

I kassasystemforskrifta § 2-8-4 er det vist til bokføringsforskriften § 5-3-2a for kravet til innhold i salgskvitteringen. I tillegg skal salgskvitteringen inneholde opplysninger om betalingsmiddel og ID-nummeret til kassapunktet, og ordet "Salgskvittering" skal vises øverst på kvitteringen. Hvis betalingsterminal er integrert med kassasystemet, skal salgskvitteringen også inneholde transaksjons-ID.

Bokføringsforskriften § 5-3-2a viser til de generelle kravene til salgsdokuments innhold, jf. forskriften delkapittel 5-1 for innholdet i salgskvitteringen. Ved kontantsalg skal kvitteringen også angi klokkeslettet. Ved kontantsalg fra detaljist er det som hovedregel unntak fra kravet til å angi kjøper i kvitteringen [se note 1].

Ved kredittsalg skal salgskvitteringen alltid angi kjøper med navn og adresse eller organisasjonsnummer, jf. bokføringsforskriften § 5-1-1 første ledd nr. 2, jf. § 5-1-2 første ledd.

Utleveringskvittering

Dersom kassasystemet blir benyttet til å registrere kredittsalg som blir fakturert på et senere tidspunkt, skal det skrives en kvittering som viser hva slags varer og tjenester som er levert, jf. kassasystemforskrifta § 2-8-7.

Antallet utleveringskvitteringer og beløp skal spesifiseres i X- og Z-rapport, jf. § 2-8-2 bokstav v, jf. § 2-8-3.

I Skattedirektoratets merknader til kassasystemforskrifta § 2-8-7 er det sagt at bokføringspliktige som unntaksvis har kredittsalg og som ikke fakturerer dette særskilt, kan registrere salget på vanlig måte og skrive ut en salgskvittering. Slike salg vil da komme med på X- og Z-rapportene som vanlig kontantsalg. For å forklare differanser mellom opptalt kontantbeholdning og Z-rapporten, må dagsoppgjøret vedlegges kopi av salgskvitteringen eller ha en referanse til salgskvitteringens nummer.

Dersom det regelmessig skrives ut kvitteringer for kredittsalg fra kassapunktet, skal antall og beløp spesifiseres i X- og Z-rapport, jf. § 2-8-2 annet ledd. Det samme gjelder innbetalinger og returer som gjelder kredittsalg.

Krav til å spesifisere salget i kundespesifikasjon 

Kredittsalg skal spesifiseres i kundespesifikasjonen, uavhengig av om kunden er en privatperson eller næringsdrivende. Det vises til bokføringsforskriften § 3-1 første ledd nr. 3. I annet ledd er det gitt nærmere bestemmelser om når kontantsalg skal spesifiseres. Disse bestemmelsene har sammenheng med kravet til å angi kjøper i salgsdokumentet, jf. § 5-3-2a tredje ledd.

Kundespesifikasjonen skal inneholde alle transaksjoner med kunder pr. periode, dvs. både salgstransaksjoner og betalingstransaksjoner. Postene skal angis i en ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning.

Bokføringspliktige som i hovedsak i selger kontant, kan spesifisere kredittsalg ved fremleggelse av kopier av salgsdokumentasjonen ordnet pr. kunde, jf. bokføringsforskriften § 3-1 annet ledd.

 

Kredittsalg som registreres på kassapunktet, men som faktureres særskilt

Det er ikke uvanlig at bedriftskunder har et kontoforhold hos detaljister, og at salget fortløpende registreres på kassapunktet, men at salgsdokument utstedes på et senere tidspunkt, f.eks. månedlig, via virksomhetens fakturasystem. Fakturaen må tilfredsstille kravet til salgsdokumentets innhold, jf. bokføringsforskriften delkapittel 5-1.

Når fakturagrunnlaget registreres på kassapunktet, skal det skrives ut en utleveringskvittering til kunden, jf. kassasystemforskrifta § 2-8-7. Utleveringskvitteringene skal spesifiseres på X- og Z-rapport.

Det fakturerte salget og betalinger spesifiseres i kundespesifikasjonen, jf. bokføringsforskriften § 3-1 første ledd nr. 3.

 

 

Kredittsalg som registreres på kassapunktet, og "faktureres" senere fra kassapunktet

Krav til utleveringskvittering

I dette eksempelet har kunden et kontoforhold til virksomheten, og salget registreres fortløpende på kassapunktet hver gang kunden kjøper varer/tjenester. Kunden gjør opp for sine kjøp, f.eks. hver 14. dag, eller måned. På dette tidspunktet skrives det salgskvittering til kunden fra kassapunktet.

Skattedirektoratet legger til grunn at det også i slike tilfeller skal skrives en utleveringskvittering når salg registreres uten at det skrives salgskvittering. Utleveringskvitteringene skal spesifiseres på X- og Z-rapport.

Når kan salgskvittering skrives fra kassapunktet?

I kassasystemforskrifta § 2-8-3 Z-rapport annet ledd fremgår det

• Det skal ikkje vere mogeleg å utarbeide ein Z-rapport utan at alle sal er avslutta.

Spørsmålet er om denne bestemmelsen er til hinder for at det for kunder med kontoforhold kan utstedes salgskvittering fra kassapunktet, på et senere tidspunkt enn transaksjonstidspunktet. Skattedirektoratet legger til grunn at bestemmelsen ikke er til hinder for dette, forutsatt at salget er registrert i kassasystemet på navngitt kunde, og det skrives ut utleveringskvittering på transaksjonstidspunktet.

Salgskvitteringen må tilfredsstille kravet til salgsdokumentets innhold, jf. bokføringsforskriften delkapittel 5-1, herunder må kunden angis med navn og adresse eller organisasjonsnummer. Det samme gjelder ved eventuelle returer som skjer på kassapunktet, jf. kassasystemforskrifta § 2-8-5 Returkvittering. Salget, returer og betalingen skal spesifiseres i kundespesifikasjonen, jf. bokføringsforskriften § 3-1 første ledd nr. 3.

Spesifikasjon av salget i X- og Z-rapport

Det følger av kassasystemforskrifta § 2-8-2 annet ledd, jf. § 2-8-3 at kvitteringer for kredittsalg som blir skrevet ut fra kassapunktet, skal spesifiseres i X- og Z rapport med antall og beløp. Det samme gjelder innbetalinger og returer som gjelder kredittsalg.

Hvis kassasystemet ikke er integrert mot regnskapssystemet, må kassasystemet produsere dokumentasjon (salgsjournal) som viser kredittsalget spesifisert for hver kunde, slik at virksomheten kan spesifisere salg- og betalingstransaksjonen over kundespesifikasjonen. Dokumentasjonen må være tilrettelagt slikt at kredittsalget kan bokføres med de spesifikasjoner som kreves både mht. varegrupper [se note 2] og avgiftsbehandling. Alternativt kan kassasystemet legge til rette for at alle salgskvitteringene og betalinger som gjelder kredittsalg skrives ut og benyttes som bokføringsgrunnlag.

 

Kredittsalg "faktureres" via kassasystemet på salgstidspunktet

For kredittsalg hvor det skrives ut en salgskvittering fra kassasystemet på salgstidspunktet, kreves det ikke utleveringskvittering.

For øvrig kan samme løsning som omtalt i avsnittet " Kredittsalg som registreres på kassapunktet, og "faktureres" senere fra kassapunktet" ovenfor benyttes. Dersom dette er unntaksvise kredittsalg, kan den forenklede løsningen omtalt i avsnittet "Regelverket" benyttes.