Regnskapsmateriale som nevnt i bokføringsloven § 13 første ledd nr. 1 til 4 skal som hovedregel oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt (med noen få unntak hvor oppbevaringstiden er ti år). Regnskapsmateriale som nevnt i nr. 5 til 8 skal oppbevares i tre år og seks måneder.

Det er ikke gitt et generelt unntak i oppbevaringstiden for tilfeller hvor den bokføringspliktige virksomheten avvikles eller ved konkurs. Skattedirektoratet kan med hjemmel i § 13 siste ledd etter søknad gi tillatelse til redusert oppbevaringstid for regnskapsmateriale.

Aksjeselskap

Avvikling

Det følger av aksjeloven § 16-10 fjerde ledd at avviklingsstyret skal sørge for at selskapets oppbevaringspliktige regnskapsmateriale oppbevares i samsvar med bokføringslovens bestemmelser. Det skal derfor om nødvendig avsettes midler for denne kostnaden i forbindelse med avviklingen av selskapet.

Dette gjelder også for de tilfeller der selskapet som avvikles er datterselskap til et utenlandsk morselskap. Selv om all tilhørighet til Norge opphører, skal regnskapsmateriale fortsatt oppbevares i Norge hele oppbevaringsperioden. Selskapet må sørge for en kontaktperson i Norge som har tilgang til det fysiske og elektroniske regnskapsmateriale. Det kan søkes om dispensasjon om oppbevaring av elektronisk regnskapsmateriale i utlandet så lenge en kontaktperson i Norge kan sørge for at det er tilgjengelig fra Norge. For norsk filial av utenlandsk selskap (NUF) følger det bokføringsforskriften § 7‑4 annet ledd at oppbevaringstiden i Norge er tre år etter regnskapsårets slutt, og ikke fem år som er hovedregelen. Det betyr at regnskapsmaterialet kan oppbevares i utlandet de to siste årene av oppbevaringstiden.

Fusjon og fisjon

Ved fusjon og fisjon følger det av aksjeloven § 13-17 fjerde ledd, jf. § 14-8 første ledd, at det overtakende selskapet skal oppbevare det oppbevaringspliktige regnskapsmateriale. Ved fusjon er det naturlig at det overtakende selskapet overtar alt regnskapsmateriale til det overdragende selskapet. Ved fisjon vil det overdragende selskapet ha oppbevaringsplikt for regnskapsmateriale frem til tidspunktet for fisjon.

Konkurs

Det følger av konkursloven § 80 første ledd at bostyreren snarest mulig skal sørge for at skyldnerens regnskaper og regnskapsmateriale blir sikret. Konkursloven § 122 b regulerer hva som skal skje med regnskapsmaterialet etter bobehandlingen. Bestemmelsen lyder:

"Regnskapsmaterialet kan makuleres dersom bostyreren finner at det ikke lenger har betydning for bobehandlingen. Før makulering skjer, skal bostyreren varsle skyldneren, påtalemyndigheten og skatte- og avgiftsmyndighetene om at regnskapsmaterialet vil bli makulert dersom ingen påtar seg å overta materialet innen en rimelig frist som fastsettes av bostyrer. Varsel bør også gis til andre fordringshavere som kan tenkes å ha interesse av å overta regnskapsmaterialet."

Når Skatteetaten skal varsles, er det skattekontoret som skal være mottaker av varselet. Det bør fremgå av varselet hvilke andre interessenter som er varslet.

Enkeltpersonforetak

Ved opphør av virksomhet eller ved konkurs er det innehaveren som er ansvarlig for oppbevaring av regnskapsmaterialet.

Omdanning av enkeltpersonforetak til aksjeselskap er en overdragelse av virksomhet til et nystiftet selskap. En slik overdragelse innebærer at innehaveren av enkeltpersonforetaket anses å ha realisert virksomheten. Innehaveren vil ha ansvaret for oppbevaring av regnskapsmaterialet til enkeltpersonforetaket fram til tidspunktet for omdannelse.

Dispensasjonspraksis

Skattedirektoratet legger til grunn at opphør av virksomhet i seg selv ikke er et selvstendig grunnlag for dispensasjon. Kravet til å oppbevare regnskapsmateriale en bestemt periode er ett av de kravene som følger med å drive en bokføringspliktig virksomhet.

I Ot.prp. nr 46 (2003-2004) Om lov om bokføring, punkt 12.3.3, nevnes store mengder papirbilag som en mulig grunn for å gi dispensasjon. Skattedirektoratet legger til grunn at mengden papirbilag må ses i forhold til hva som kan påregnes i den aktuelle bransjen og i forhold til virksomhetens størrelse. Full lagringstid må også fremstå som vanskelig å oppfylle for søker. Skattedirektoratet har i sin dispensasjonspraksis lagt til grunn at det må foreligge forhold som gjør det spesielt vanskelig å oppfylle oppbevaringskravet samt at det ikke er sannsynlig at det er uavklarte forhold rundt regnskapet. Det vil derfor være ytterst sjeldent at det gis redusert oppbevaringstid til under tre år og seks måneder. Ett eksempel på saker hvor dispensasjon er innvilget er hvor den bokføringspliktige har avgått ved døden, og hvor de etterlatte har godtgjort at det er problematisk å fortsette oppbevaringen av regnskapsmaterialet.

Det forekommer også en del søknader om nedsatt oppbevaringstid som skyldes skade på regnskapsmaterialet slik at materialet har nedsatt lesbarhet, og hvor det eventuelt er påkrevd med kostbare prosesser for å reparere materialet. Det er gitt enkelte dispensasjoner i slike tilfeller, hvor alder på materialet og behov for etterkontroll er vurdert opp mot kostnaden ved restaureringen.

Søknader om nedsatt oppbevaringstid bør minimum inneholde:

• Den bokføringspliktiges navn og organisasjonsnummer
• Hvilket regnskapsmateriale det søkes for (type og år)
• Årsaken til at oppbevaring anses vanskelig
• Eventuelle relevante opplysninger om gjennomførte offentlige kontroller
• Kontaktinformasjon hvor Skattedirektoratet kan henvende seg for ytterligere opplysninger

Regnskapsførere

Regnskapsførere er ofte i besittelse regnskapsmateriale ved avvikling og konkurs. I slike tilfeller opphører som regel også oppdraget. Dette er omtalt i God regnskapsførerskikk (GRFS) punkt 4.7 Opphør av oppdrag.

"Ved opphør av oppdrag skal oppdragsgivers regnskapsmateriale utleveres til oppdragsgiver snarest

Der bokførte opplysninger i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk hos regnskapsførervirksomheten skal opplysningene gjøres tilgjengelig overfor oppdragsgiver, slik at denne kan overholde kravet til elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år etter regnskapsårets slutt mulig.

Partene kan avtale skriftlig at regnskapsførervirksomheten også etter opphør av oppdraget skal besørge oppbevaring av oppdragsgivers regnskapsmateriale, og/eller elektronisk tilgjengelighet til bokførte opplysninger, på vegne av oppdragsgiver. Det formelle ansvaret for oppbevaringen påhviler likevel oppdragsgiver.

Dersom regnskapsførervirksomheten ikke får levert fra seg oppdragsgivers regnskapsmateriale eller regnskapsdata som følge av opphør av virksomhet hos oppdragsgiveren, og det ikke er avtalt at regnskapsførervirksomheten skal besørge oppbevaringen, kan berørte parter tilskrives med rimelig frist for å be om å få regnskapsmaterialet utlevert. Dersom ingen utviser interesse innen fristen kan regnskapsmateriale på papir makuleres og elektronisk regnskapsmateriale slettes fra lagringsmedia. Som berørte parter anses normalt eiere med personlig ansvar, styremedlemmer, daglig leder, konkursbo, stedlig politimyndighet, skattekontor, den kommunale skatteoppkreveren og revisor. 30 dager anses normalt som en rimelig frist. En eventuell utlevering av regnskapsmaterialet må baseres på konkret hjemmel til utlevering, og vurderes i forhold til regnskapsførervirksomhetens taushetsplikt."