FMVA § 9-1-2 oppstiller i første ledd et krav om at anskaffelse av kapitalvarer skal registreres på særskilt konto eller annen oppstilling som inneholder visse opplysninger om kapitalvaren. Opplysningene skal registreres for «hver kapitalvare». Dermed kan man i ettertid enkelt finne frem informasjon om fradragsposisjonen for den enkelte kapitalvare.

Generelle opplysningskrav  Opplysningene som kreves registrert iht. første ledd gjelder både for byggetiltak og for maskiner mv. De opplysninger som skal registreres er følgende:

• hvilken kapitalvare det gjelder
• anskaffelses- eller fullføringstidspunkt
• anskaffelseskostnad uten merverdiavgift
• total merverdiavgift
• fradragsført merverdiavgift ved anskaffelsen
• fradragsrett ved anskaffelsen angitt i prosent
• de justeringer som virksomheten skal gjøre etter mval. § 9-2 og § 9-3 spesifisert med beløp per år.

Særskilte krav for byggetiltak  For byggetiltak er det i annet ledd oppstilt særskilte opplysningskrav som kommer i tillegg til de ovennevnte generelle krav. Anskaffelsen må for disse kapitalvarene registreres slik at anskaffelseskostnad kan spesifiseres på fradragsberettigede og ikke-fradragsberettigede formål. Dette kravet må bl.a. ses i lys av at de materielle bestemmelsene om fordeling av fradrag for «kombinerte» bygg mv. som forutsetter at det er opplyst hvorvidt byggekostnadene fordeler seg tilnærmet likt per kvadratmeter gulvflate til de to ulike formål, se nærmere FMVA § 8-2-1. For byggherre som er frivillig registrert for utleie av bygg kreves det også at anskaffelseskostnad for hver enkelt leietaker spesifiseres.

Oppbevaringsplikt  Dokumentasjon etter FMVA § 9-1-2 skal oppbevares i fem år etter siste år i justeringsperioden, jf. FMVA § 9-1-2 tredje ledd.

Maskiner mv.  FMVA § 9-1-3 oppstiller særskilte registrerings- og dokumentasjonskrav knyttet til bruken av kapitalvaren. For maskiner mv. som nevnt i merverdiavgiftsloven § 9-1 annet ledd bokstav a som brukes både til fradragsberettigede og ikke fradragsberettigede formål, kreves at den tid kapitalvaren brukes til fradragsberettiget og ikke-fradragsberettiget formål dokumenteres. Dersom dette er vanskelig å dokumentere, kan omsetningen benyttes som mål på tidsbruken, dvs. forholdet mellom merverdiavgiftspliktig og ikke-merverdiavgiftspliktig omsetning. Dette følger av første ledd.

Byggetiltak  For byggetiltak som nevnt i mval. § 9-1 annet ledd bokstav b skal bruken ifølge annet ledd første punktum dokumenteres med målsatte tegninger eller lignende av bygget eller anlegget slik at det klart framgår hvordan bygget eller anlegget er disponert til fradragsberettigede og ikke fradragsberettigede formål. Ved endringer i bruken av bygget eller anlegget, skal det ved utgangen av justeringsåret foreligge en oversikt over bruken gjennom justeringsåret. Dette kravet må ses i sammenheng med de materielle reglene om hvordan de årlige justeringer skal beregnes, se nedenfor under M-9-5.3.

For frivillig registrering av utleier av bygg eller anlegg gjelder også FMVA § 2-3-2, som oppstiller ytterligere dokumentasjonskrav knyttet til bruken. Leiekontraktene skal oppbevares, og – i tilfelle fremleie – skal det foreligge en oversikt over nærmeste leietakers bruk og en bekreftelse fra denne om at han er frivillig registrert, se også foran under M-2-3.2.

Oppbevaringsplikt  Dokumentasjon etter FMVA § 9-1-3 skal oppbevares i fem år etter siste år i justeringsperioden, jf. FMVA § 9-1-3 tredje ledd.

Tjenester  FMVA § 9-1-1 bokstav a–c gir regler for hva som anses som inngående merverdiavgift påløpt i forbindelse med et byggetiltak. Dette omfatter for det første merverdiavgift som betales for tjenester som anskaffes i forbindelse med byggetiltaket, jf. bokstav a. Også inngående avgift på ikke-fysiske leveranser, for eksempel prosjektering, vil inngå i justeringsgrunnlaget. Merk for øvrig at slike tjenester ikke alene kan bidra til at et eiendomsprosjekt er å anse som kapitalvare. Først når slike tjenester foreligger i kombinasjon med fysiske byggearbeider hvor inngående avgift på de fysiske byggearbeidene isolert sett overstiger kr 100 000 vil de gå inn under justeringsreglene, jf. SKD 8/11 pkt. 1.1.

Egne byggearbeider  Videre omfattes merverdiavgift på byggetjenester som et avgiftssubjekt selv utfører i forbindelse med byggetiltaket, jf. merverdiavgiftsloven §§ 3-22 og 3-26, jf. bokstav b. Også slik merverdiavgift skal inngå i justeringsgrunnlaget. Dette kan for det første være merverdiavgift som skal uttaksberegnes etter § 3-22 annet ledd for avgiftssubjekt som driver virksomhet med oppføring av bygg for fremmed regning (entreprenørvirksomhet). Dersom slik virksomhet oppfører bygg for egen regning for senere salg eller utleie, skal uttaksmerverdiavgiften inngå i justeringsgrunnlaget på samme måte som om entreprenørtjenestene hadde vært kjøpt fra andre. For det annet omfattes merverdiavgift som påløper for avgiftssubjekt som utelukkende driver virksomhet med oppføring av bygg mv. for egen regning, jf. § 3-26. Også den merverdiavgift som her påløper skal inngå i justeringsgrunnlaget ved eventuelt senere salg eller utleie.

Det kan også tenkes at en entreprenør som også er frivillig registrert som utleier av bygg mv., oppfører dette for egen regning. I et slikt tilfelle skal det ikke beregnes uttaksmerverdiavgift av egne byggetjenester (byggetiltak), siden tjenestene er brukt i avgiftspliktig virksomhet. Den merverdiavgift som skulle vært betalt hvis tjenestene hadde vært utført for et ikke-fradragsberettiget formål, inngår likevel i justeringsgrunnlaget.

Varer  Også merverdiavgift for varer som anskaffes og tilføyes eiendommen ved byggetiltak, inngår i justeringsgrunnlaget, jf. bokstav c.