Annet ledd svarer til ligningsloven § 6‑5 nr. 2 og tidligere § 16‑6 annet ledd i merverdiavgiftsloven. Adgangen til å foreta stedlige kontrollundersøkelser gjelder bare så langt undersøkelsen har betydning for formålet med kontrollen. Rammen for opplysningsplikten ved stedlig kontroll følger av §§ 10‑1 til 10-3. I tillegg til at den opplysningspliktige plikter å gi opplysninger, skal den opplysningspliktige gi skattemyndighetene tilgang til befaring, besiktigelse, opptelling, gjennomsyn og kopiering av arkiv med videre. Opplistingen i bestemmelsen er ikke uttømmende. Slik er skattemyndighetene gitt mulighet til selv å vurdere om den opplysningspliktige har informasjon som er relevant for skatteplikten.

Det følger av bestemmelsen at skattemyndighetene ved kontroll skal gis adgang til «gjennomsyn av arkiver». Et arkiv i lovens forstand kan bestå av en blanding av papirbaserte dokumenter og elektronisk lagrede dokumenter. Et arkiv som er lagret på en harddisk eller en server, kan suppleres med dokumenter som er lagret på andre elektroniske medium. Det er ikke noe vilkår at det gjelder en dokumentsamling, og det kan følgelig også være enkeltdokumenter. Plikten til å gi adgang omfatter alle arkiv der skattemyndighetene har holdepunkter for å anta at det kan finnes opplysninger av betydning for det som skal kontrolleres. Dette gjelder ikke bare de arkivene eller deler av arkiv som spesielt omfatter regnskapsmateriale. Adgangen til gjennomsyn er vid og skattemyndighetene er ikke bundet av anvisninger fra skattepliktig for å identifisere relevante opplysninger, se HRD Rt. 2007/1612 (Bernh. Larsen Holding). Skattemyndighetene kan likevel ikke kreve adgang til arkiv eller deler av et arkiv som i sin helhet tilhører andre virksomheter, og hvor det ikke foreligger holdepunkter for at det inneholder relevante opplysninger i tilknytning til kontrollen hos skattepliktig.

Det følger videre av bestemmelsen at skattemyndighetene ved gjennomsynet kan kopiere til datalagringsmedium for senere gjennomgang hos den opplysningspliktige eller hos skattemyndighetene. Alle tilgjengelige metoder for kopiering kan benyttes ved kopiering av elektronisk arkiv. Speilkopiering er den mest omfattende formen for kopiering. Begrepet «kopiere» skal tolkes i takt med den elektroniske utviklingen. Ulike former for kopiering ble vurdert i Ot.prp. nr. 1 (2008-2009) punkt 22.5.2.4.

Adgangen til kopiering for gjennomsyn er vid. Et arkiv kan tenkes å inneholde overskuddsinformasjon. Dette er informasjon som er uten relevans for skatteplikten, for eksempel private opplysninger, som private e-poster fra ansatte, eller lignende. Det at et arkiv kan inneholde overskuddsinformasjon medfører i utgangspunktet ingen begrensning i skattemyndighetens adgang til å kopiere. Uttalelsen i forarbeidene tar høyde for at også taushetsbelagt materiale kan komme til å bli kopiert, og verken lov eller forskrift legger begrensninger for skattemyndighetenes kopiadgang på dette stadiet av saken.

Skattemyndighetene kan også kopiere og foreta gjennomsyn av skattepliktiges arkiv selv om den skattepliktige anfører at arkivet inneholder advokatkorrespondanse. Se Høyesteretts kjennelse av 1. mars 2017 i sak 2016/1907, hvor det er gitt nærmere føringer for arkivgjennomsyn ved påstand om at det inneholder advokatkorrespondanse. Saken gjaldt gjennomsyn av skattepliktiges arkiv. Det gjør seg gjeldende særlige hensyn ved gjennomsyn av arkiv hos en advokat som har selvstendig taushetsplikt, se nærmere § 10‑2 første ledd og§ 10‑2 annet ledd.

Advokatkorrespondanse har likevel et sterkt vern og det følger av kjennelsen at et gjennomsyn skal være forsvarlig. Før nærmere gjennomsyn av et elektronisk arkiv skal skattemyndighetene fjerne dokumenter som klart er taushetsbelagte eller som ikke omfattes av opplysningsplikten, så lenge dette kan skje ved forsvarlig bruk av datateknisk verktøy. Ved gjennomgang av et elektronisk arkiv som anføres å inneholde advokatkorrespondanse skal skattemyndighetene videre

• velge søkekriterier etter at skattepliktige er gitt anledning til å uttale seg
• unngå å bruke søkekriterier som først og fremst fører til at taushetsbelagt informasjon utskilles til gjennomsyn («uforholdsmessig inngrep»)
• vurdere søkene underveis; dersom søkekriteriene viser seg å gå beskyttelsen av advokatkorrespondanse for nær, har skattemyndighetene en selvstendig plikt til å endre i senere søk.

Ved gjennomsynet er det relevant å se hen til at skattepliktig kan innrette sitt arkiv slik at problemstillingen unngås. For en nærmere gjennomgang av kjennelsen og Skattedirektoratets vurdering, se Skattedirektoratets domskommentar av 14. mars 2017.

Deler den opplysningspliktige elektronisk arkiv med andre, og arkivet er innrettet slik at kontrollmyndighetene ikke umiddelbart kan skille mellom de opplysninger som gjelder den opplysningspliktige og de som angår andre (sammenblandet arkiv), kan hele arkivet kopieres for gjennomsyn, se skatteforvaltningsforskriften § 10‑14-3 tredje ledd og HRD Rt. 2007/1612 (Bernh. Larsen Holding). Den europeiske menneskerettsdomstolen (EMD) har i en avgjørelse av 14. mars 2013 slått fast at det ikke er i strid med EMK art. 8 å gi slikt innsyn som lagt til grunn av Høyesterett.

Ved kopiering for gjennomsyn skilles det i utgangspunktet ikke mellom skattepliktige og tredjeparter; skillet oppstår først ved krav om utlevering av opplysninger etter henholdsvis §§ 10‑1 eller 10-2, ettersom taushetsbelagte opplysninger som hovedregel ikke kan kreves utlevert fra tredjeparter, se § 10‑2 første ledd, Spesielt for merverdiavgiftog§ 10‑2 annet ledd.

Regelverket for kopiering og gjennomsyn inneholder ikke begrensninger i skattemyndighetens rett til å kopiere taushetsbelagt informasjon eller særlig sensitiv informasjon (ofte også taushetsbelagt). Dersom arkivet er innrettet slik at det er vanskelig for skattemyndighetene å skille disse opplysningene fra annet materiale ved kopieringen, må skattemyndighetene foreta en særskilt vurdering av behovet for å kopiere, herunder behovet for å motvirke at skattepliktig vanskeliggjør kontrollen, opp mot personverninteressene. Dersom det ikke er tilstrekkelig tungtveiende grunner og særskilt behov for kopiering, kan skattemyndighetene alternativt foreta gjennomsyn og utskillelse av relevant materiale på stedet, se FIN. 4 februar 2015.

For å forhindre at uvedkommende får tilgang til det kopierte materialet, er skattemyndighetene ved forskrift og gjennom interne rutiner pålagt strenge krav knyttet til håndteringen av dette. Kun et fåtall personer i Skatteetaten får tilgang til materialet og det holdes adskilt fra etatens øvrige datasystem. Kopiering av elektronisk arkiv er regulert i skatteforvaltningsforskriften § 10‑14-3, mens hvilken tilgang skattemyndighetene skal ha til kopier av elektronisk arkiv er angitt i § 10‑14-4. Tilbakelevering av innhentede dokumenter og lagringsmedier og sletting av elektronisk kopiert arkiv reguleres i henholdsvis skatteforvaltningsforskriften §§ 10‑14-7 og 10-14-8.

Speiling/kopiering av en server og gjennomgang av arkiv skjer i medhold av § 10‑4 annet ledd. Dersom skattemyndighetene finner opplysninger som virker å være relevante for skatteplikten, bokføringen eller kontrollen av denne, må pålegget om utlevering av disse opplysningene hjemles i §§ 10‑1 til 10-3. Denne to-trinnsprosessen er beskrevet nærmere i kjennelse fra Borgarting lagmannsrett av 6. september 2016 (LB-2016-104862).