Arbeidsplan som føres manuelt, skal på samme måte som personalliste foreligge i en innbundet bok med forhåndsnummererte sider.

Personalliste

Personallisten skal angi den bokføringspliktiges navn og organisasjonsnummer og gi en oversikt over personer som arbeider i virksomheten, herunder også ulønnet og innleid personale, jf. bokføringsforskriften § 8-5-6 første og annet ledd. Personallisten skal for hver arbeidsdag angi tidspunktet for arbeidsdagens begynnelse og slutt, og føres i umiddelbar tilknytning til at arbeidet påbegynnes og avsluttes, jf.§ 8-5-6 tredje ledd.

Den bokføringpliktige kan velge mellom manuell og elektronisk føring av personalliste. Hvis listen føres manuelt, skal det benyttes en innbundet bok der sidene er forhåndsnummererte. Personalliste som føres elektronisk skal umiddelbart kunne skrives ut på papir. Det vises til § 8-5-6 femte ledd. Det må benyttes et betryggende system for føring av personalliste, slik at opplysningene i listen ikke kan endres. Manuelt førte lister må føres med penn. Dersom listen føres elektronisk, kan det ikke benyttes tekstbehandlings- eller regnearkprogrammer hvor det er mulig å endre eller slette direkte i de registrere opplysningene, jf. Skattedirektoratets melding 8/13 om føring av personalliste i enkelte bransjer, pkt. 4.1.

Arbeidsplan

Bokføringsforskriften § 8-5-6 sjette ledd lyder slik:

Bokføringspliktige som plikter å utarbeide arbeidsplan etter arbeidsmiljøloven (lov 17. juni 2005 nr. 62) § 10-3, eller som på annet grunnlag utarbeider tilsvarende arbeidsplan, kan benytte denne som alternativ til personalliste etter første ledd. En slik arbeidsplan må oppdateres fortløpende. Bestemmelsene om personalliste i denne forskrift gjelder tilsvarende for slik arbeidsplan.

Det er kun bokføringspliktige som har plikt til å utarbeide arbeidsplan etter arbeidsmiljøloven § 10-3, eller som utarbeider tilsvarende arbeidsplan etter krav i annet regelverk, som kan benytte arbeidsplan som alternativ til personalliste.

Krav til innhold

Skattedirektoratet legger til grunn at en arbeidsplan må utarbeides i forkant av en arbeidsperiode og at den skal vise hvilke dager og tider den enkelte skal arbeide for en lengre periode, f.eks. for hver uke eller måned.

Det følger av sjette ledd annet punktum at dersom arbeidsplan benyttes i stedet for personalliste skal den inneholde de samme opplysningene som en personalliste. En arbeidsplan må da inneholde følgende opplysninger:

• Den bokføringspliktiges (virksomhetens) navn og organisasjonsnummer
• Alle personer som arbeider i virksomhet, herunder også innehaver, ulønnet og innleid personale.
• Den enkeltes navn (fornavn og etternavn) og fødselsnummer eller D-nummer. Fødselsnummer kan eventuelt erstattes av unike koder. (Kodeoversikt med koder med tilhørende fødselsnummer eller D-nummer må da utarbeides og oppbevares).
• Dato og arbeidstid (arbeidsdagens begynnelse og slutt) for hver dag i den perioden arbeidsplanen gjelder.

Det er viktig å være oppmerksom på at arbeidsplanen må oppdateres fortløpende, ved sykdom, vaktbytter etc. Hvis det ved kontroll påtreffes personer som arbeider i virksomheten og som ikke står oppført på vaktplanen, vil dette bli ansett som et brudd på bestemmelsene som gir grunnlag for overtredelsesgebyr. Hvis det foretas rettelser i arbeidsplanen, skal det fremgå hvem som har foretatt rettelsen og tidspunkt for når det er gjort, jf. bokføringsforskriften § 8-5-6 femte ledd.

Krav til system

Det er reist spørsmål om manuell arbeidsplan må føres i en innbundet bok der sidene er forhåndsnummererte, jf. § 8-5-6 sjette ledd annet punktum. Skattedirektoratet legger til grunn at det gjelder et slikt krav.

Dersom arbeidsplanen utarbeides elektronisk, må arbeidsplanen oppbevares i det elektroniske systemet og kunne skrives ut ved kontroll, jf. § 8-5-6 femte ledd. Det er ikke anledning til å skrive ut arbeidsplanene for oppbevaring på papir for deretter å slette de elektroniske opplysningene. Det vises for øvrig til Skattedirektoratets uttalelse "Hvordan skal personallisten føres og presenteres på utskrift?"

Spørsmålene som besvares i denne uttalelsen har vært forelagt Finansdepartementet.