Vi utvikler selv vårt kassasystem. Kan vi produkterklære systemet? Nei, dere kan ikke produkterklære eller benytte et egenutviklet kassasystem.

For de bokføringspliktige er det vedtatt en ny bestemmelse i bokføringsloven § 10 a Særlig regler om dokumentasjon av kontantsalg. Bestemmelsen trer i kraft 1. januar 2019 og lyder:

Bokføringspliktige skal registrere og dokumentere kontantsalg ved bruk av kassasystem med produkterklæring som tilfredsstiller krav i kassasystemlova og krav etter forskrift gitt i medhold av kassasystemlova. Departementet kan i forskrift fastsette krav til bruk av kassasystem mv., herunder fastsette unntak.

Etter kassasystemlova § 7 skal produktfråsegn (produkterklæring) leveres av leverandør. I kassasystemlova § 2 bokstav e er leverandør av kassasystem definert som:

produsent eller importør som enten sjølv eller gjennom forhandlar sel eller tilbyr kassasystem mv. for sal, utleige eller utlån til bokføringspliktig som nemnt i § 1, og forhandlarar og andre som tilpassar kassasystem for dei bokføringspliktige,

En forutsetning for kassasystemlova er at leverandør skal være en uavhengig part i forhold til bokføringspliktig som benytter systemet. I høringsdokumentet er det uttalt:

Det er flere hensyn bak kravet om produkterklæring. En produkterklæring vil for det første ansvarliggjøre leverandøren. Terskelen for å sende inn en produkterklæring for et kassasystem som f. eks. inneholder funksjoner som muliggjør manipulasjon, antas å være meget høy.

Det følger derfor av forarbeidene at en bokføringspliktig ikke selv kan være leverandør av et kassasystem.

Leverandørene av kassasystem kan ilegges overtredelsesgebyr hvis det selges kassasystem som ikke er produkterklært eller kassasystemet ikke er i samsvar med kassasystemlova og kassasystemforskrifta. I Prop. 120 LS (2014-2015) pkt. 16.6.3 omtales den bokføringspliktiges ansvar. Herfra gjengis:

Det er viktig at dei bokføringspliktige blir ansvarlege for at dei brukar kassasystem som er i samsvar med regelverket. Departementet deler likevel synet til NARF og NHO om at ansvaret til dei bokføringspliktige normalt ikkje bør rekkje lenger enn til å sjå til at kassasystemet som blir nytta, har ei produktfråsegn. Bokføringspliktige vil derfor normalt ikkje bli pålagde brotsgebyr dersom kassasystem med produktfråsegn seinare viser seg å ha feil eller manglar.

Regelverket skiller dermed tydelig mellom leverandørrollen og brukerrollen. En og samme virksomhet kan da ikke ha begge disse rollene. Dette ville gjøre kontrollmekanismene i regelverket illusorisk.

Enkelte kjeder har egne utviklingsavdelinger som utvikler kjedeløsninger til et stort antall egeneide butikker eller franchisetakere, og som driver support i den forbindelse. Virksomheten har dermed klare likhetstrekk med den virksomheten som drives av andre systemleverandører, men er begrenset til enheter med tilknytning til kjeden. Det legges til grunn at slike kjedeløsninger kan produkterklæres, dersom utviklingsavdelingen skilles ut i en egen juridisk enhet som ivaretar produsentansvaret slik det fremgår av forarbeider og lov.