Innledning

Skattedirektoratet har fått spørsmål om når kravet i bokføringsforskriften § 7-8 om å kunne gjengi bokførte opplysninger i standardisert form trer i kraft for foretak med avvikende regnskapsår. I denne uttalelsen besvares spørsmålet med utgangspunkt i hvilke frister foretaket har for ajourhold av bokføringen. Uttalelsen har også relevans for foretak som benytter kalenderåret som regnskapsår.

Gjeldende rett

Gjengivelse av elektronisk bokførte opplysninger i standardisert form

Bokføringsforskriften § 7-8 gjelder "Gjengivelse av elektronisk bokførte opplysninger i standardisert form". Første ledd lyder slik:

Bokføringspliktige som skal ha bokførte opplysninger elektronisk tilgjengelig etter bokføringsloven § 13b, skal kunne gjengi bokførte opplysninger i standardisert form. Kravet gjelder også for bokføringspliktige som omfattes av unntakene i § 7-7 tredje ledd, men som likevel har bokførte opplysninger elektronisk tilgjengelig.

Bokføringsforskriften § 7-8 ble fastsatt ved forskrift om endring i forskrift om bokføring bokføringsforskriften av 22. desember 2017 nr. 2387 (endringsforskriften). Det følger av endringsforskriften del II at forskriften trer i kraft straks, med virkning for bokføringsperiode som begynner 1. januar 2020 eller senere.

Ajourhold

Bokføringsloven § 7 annet ledd lyder slik:

Bokføring skal skje så ofte som virksomhetens og transaksjonenes art og omfang tilsier. Bokføringen skal være à jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned. Departementet kan i forskrift gjøre unntak fra kravet om ajourføring hver fjerde måned for bokføringspliktige med få transaksjoner.

Bokføringsforskriften § 4-1 lyder slik:

Pliktig regnskapsrapportering på lønnsområdet medfører ikke plikt til å ajourføre bokføringen, med mindre det er annen pliktig regnskapsrapportering i perioden.

Bokføringspliktige med få transaksjoner skal ajourføre regnskapet senest innen fristene for pliktig regnskapsrapportering. Med bokføringspliktige med få transaksjoner menes foretak som har færre enn 600 bilag i året.

Skattedirektoratets vurdering

Ajourhold hver annen måned

I høringsnotatet om " Endringer i bokføringsforskriften mv. Standard dataformat for gjengivelse av elektronisk regnskapsmateriale" punkt 3 fremgår følgende:

Departementet foreslår at endringen skal gjelde for bokføringsperioder som begynner 1. januar 2017 eller senere. Det følger av bokføringsloven § 7 annet ledd at bokføringen skal være ajour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned. Etter bokføringsforskriften § 4-1 kan bokføringspliktige med færre enn 600 bilag i året, ajourføre regnskapet senest innen fristene for pliktig regnskapsrapportering. For en avgiftspliktig virksomhet med to-måneders terminer, betyr dette at plikten til å gjengi elektroniske regnskapsopplysninger i standardisert form, gjelder fra om med bokføringsperioden januar – februar 2017, som skal være ajourført innen 10. april 2017.

I samsvar med dette legger Skattedirektoratet til grunn at for en virksomhet som har alminnelig skattleggingsperiode for merverdiavgift, jf. skatteforvaltningsforskriften § 8-3-1,  omfatter første periode hvor bokførte opplysninger skal kunne gjengis i standardisert form, månedene januar-februar 2020. Denne perioden skal være ajourført innen 10. april 2020, som er sammenfallende med leveringsfristen for skattemeldingen for merverdiavgift. Dette gjelder uavhengig av om virksomheten har et avvikende regnskapsår som påbegynnes etter 1. januar 2020.

Ajourhold hvert tertial

Dersom virksomheten ikke er (eller skulle vært) registrert i Merverdiavgiftsregisteret eller har årlig skattleggingsperiode for merverdiavgift, jf. skatteforvaltningsforskriften §§ 8-3-3 og 8-3-7, skal bokføringen som hovedregel være ajour minst hver fjerde måned, jf. bokføringsloven § 7 annet ledd. For en virksomhet som har kalenderåret som regnskapsår, omfatter første bokføringsperiode månedene januar-april 2020. Det samme gjelder virksomheter med avvikende regnskapsår som avsluttes per tertial (30. april eller 31. august). Bokføringsperioden skal være ajour senest to måneder senere, jf. NOU 2002:20 Ny bokføringslov, punkt 8.3.2. Dersom virksomheten har et avvikende regnskapsår som ikke avsluttes 30. april eller 31. august, er første bokføringsperiode i 2020 avhengig av når det avvikende regnskapsåret påbegynnes.

Eksempel:

En virksomhet har et avvikende regnskapsår som påbegynnes 1. juni 2019 og avsluttes 31. mai 2020, med ajourholdsfrist hver fjerde måned. Denne virksomheten har første bokføringsperiode for sitt regnskapsår fra og med juni til og med september, andre bokføringsperiode fra og med oktober til og med januar, tredje bokføringsperiode fra og med februar til og med mai.  

Første bokføringsperiode etter 1. januar 2020, omfatter månedene fra og med februar 2020 til og med mai 2020. Dette fordi foregående bokføringsperiode, dvs. perioden fra og med oktober 2019 til og med januar 2020, ikke er en bokføringsperiode som har begynt etter 1. januar 2020.

Følgende tabell kan illustrere dette:

Avvikende regnskapsår	Første bokføringsperiode som begynner i 2020	Ajourføres innen
1.       april – 31. mars	april – juli	30. september
1.       juni – 31. mai	februar- mai	31. juli
1.       august  – 31. juli	april – juli	30. september
1.       september – 31. august	januar - april	30. juni

 

Virksomheter med få transaksjoner – årlig ajourholdskrav

Også virksomheter med mindre enn 5 millioner kroner i omsetning eksklusive merverdiavgift er omfattet av kravet til å ha bokførte opplysninger elektronisk tilgjengelig for eksport i standardisert form, dersom virksomhetene har bokførte opplysninger elektronisk tilgjengelig, jf. bokføringsforskriften § 7-8 første ledd annet punktum.

Dersom en virksomheten har få transaksjoner (mindre enn 600 bilag), skal bokføringen være ajour senest innen fristene for pliktig regnskapsrapportering, jf. bokføringsforskriften § 4-1. For en virksomhet som ikke har to-månedlig skattemelding for merverdiavgift (alminnelig skattleggingsperiode for merverdiavgift), innebærer dette at første bokføringsperiode kan omfatte 12 måneder. Dersom virksomheten har årlig skattleggingsperiode for merverdiavgift, omfatter første periode månedene januar-desember 2020. Denne perioden skal være ajour senest innen fristen for å levere skattemeldingen for merverdiavgift. Dette gjelder uavhengig av om virksomheten har et avvikende regnskapsår som påbegynnes etter 1. januar 2020.

Dersom virksomheten ikke er (eller ikke skulle vært) registrert i Merverdiavgiftsregisteret, og virksomheten har plikt til å levere skattemelding for formues- og inntektsskatt, skal bokføringen være ajour senest innen fristen for å levere skattemeldingen. Det avvikende regnskapsåret kan legges til grunn som skattleggingsperiode, jf. skatteforvaltningsforskriften § 8-2-2 annet ledd. I oppstartsåret kan regnskapsåret være inntil 18 måneder, jf. regnskapsloven § 1-7. Skattleggingsperioden er imidlertid 12 måneder, og bokføringsperioden kan derfor ikke være lenger enn 12 måneder. For en virksomhet med avvikende regnskapsår, er første tolvmånedersperiode sammenfallende med det avvikende regnskapsåret som starter i 2020.

Dersom virksomheten heller ikke har plikt til å levere skattemelding for formues- og inntektsskatt, skal bokføringen være ajour senest innen fristen for å levere årsregnskapet til Regnskapsregisteret.