Utvikler mva-løsning med næringslivet i sentrum

Mva-meldingen var lenge en seig hodepine for norske bedrifter og Skatteetatens saksbehandlere. En lite brukervennlig løsning førte til høy feilrapportering, mye administrasjon og lang saksbehandling. Men så begynte vi å sette brukerne - og ingen andre - i sentrum.

Her er historien om hvordan mva-meldingen har gått fra pipekonsert til applaus.

Marta Johanne Gjengedal
Marta Johanne Gjengedal, divisjonsdirektør for brukerdialog

Skattemeldingen for privatpersoner har ofte blitt trukket frem som et foregangseksempel på digital transformasjon av offentlige tjenester. Senere har vi fortsatt i samme spor med ny skattemelding for næringslivet. Nå er vi godt i gang med å forenkle mva-ordningen. 

Merverdiavgift er en viktig inntektskilde for staten. Hver dag ruller mer enn 1 milliard kroner inn i statskassen via mva-ordningen. Avgiftene Skatteetaten krever inn fra mva-pliktige i Norge, fordeles deretter ut igjen til velferdstjenester som kommer hele befolkningen til gode. Sykehus, politi, forsvar, helsetjenester og skole er eksempler på offentlige goder som finansieres av fellesskapet. Et godt merverdiavgiftssystem er med på å sikre tilliten til velferdsstaten. 

Fra gråstein til gull 

Men vi innrømmer det: mva-systemet var tidligere altfor vanskelig å forstå for norske bedrifter. Det gjorde at mange leverte feil til tross for gode intensjoner. For noen år siden var det også kun 13 prosent som leverte mva direkte fra et regnskapssystem. Det er lavt.  

Men det var før. Før vi gjorde grep. Før vi satte brukeren i sentrum. Nå bidrar ny løsning for mva til at norske bedrifter får en enklere hverdag – helt i tråd med Skatteetatens strategi om å forenkle for næringslivet.  

- I september 2020 gikk vi på lufta med første versjon av skatteetatens innloggede tjeneste for å registrere en virksomhet i mva-registeret. I januar 2022 åpnet vi deretter opp for å sende mva-melding på nytt format. Siden har vi jobbet smidig og målrettet med å luke unna barnesykdommer, fjerne småfeil og forbedre produktet. Det har gitt norske bedrifter en brukervennlig løsning som gjør det enkelt å rapportere mva riktig, sier divisjonsdirektør brukerdialog, Marta Johanne Gjengedal.  

- Vi møter næringslivet på en arena de kjenner, med en digital veiledningstjeneste som rettleder og svarer ut spørsmål underveis. Det reduserer tidsbruken og hever kvaliteten. Nå leverer mer enn 70 prosent korrekt i ny løsning. I tillegg har vi etablert en intern saksbehandlingsløsning med et moderne grensesnitt og vesentlig høyre grad av automatisering. Det sikrer rask saksbehandling som gagner alle involverte, fortsetter Gjengedal. 

Høster applaus i omgivelsene 

Mens det gamle mva-systemet primært var laget for å veilede egne saksbehandlerne, er den nye løsningen utviklet på næringslivets premisser. Det er et markant skifte med stor betydning. 

- Vi erkjenner at gode og brukervennlige tjenester først og fremst lages for og i nært samarbeid med de vi er til for. Derfor lytter vi til gode innspill fra Norge AS og forenkler prosesser sammen, sier Gjengedal. 

- 95 prosent av norsk næringsliv består av bedrifter med færre enn 20 ansatte. Det betyr at mange har begrensede muligheter til å sette av tid for å prioritere oppgaver utenfor kjernevirksomheten. Tidseffektiv mva-rapportering bidrar derfor til å sikre rettferdige og like konkurransevilkår for et mangfoldig næringsliv, sier Gjengedal. 

Hun får støtte fra sentrale interesseorganisasjoner. Under en debatt på Arendalsuka trakk Revisorforeningen og Regnskap Norge frem Skatteetatens arbeid med forenkling mot næringslivet i positive ordlag. 24. november sendte også Regnskap Norge ut en pressemelding der hovedbudskapet var at regnskapsbransjen er fornøyd med servicen fra Skatteetaten. Pressemeldingen innledes slik: 

– Regnskap Norge har i høst undersøkt regnskapsbransjens tilfredshet med service fra Skatteetaten. 8 av 10 har vært i kontakt med Skatteetaten i snitt syv ganger det siste året. Jevnt over opplever regnskapsførerne etaten som hjelpsom og imøtekommende, og at kvaliteten på den faglige veiledningen er god. – Det er god tilbakemelding våre medlemmer gir Skatteetaten. Samtidig ser vi noen klare forbedringspunkter, blant annet knyttet til responstider og hvor lett det er å komme i kontakt med riktig saksbehandler. Vi ser frem til å diskutere dette med etaten, sier Rune Aale-Hansen, adm.dir. i Regnskap Norge. 

Budskapet i pressemeldingen sammenfaller med tilbakemeldingene fra etatens brukere, og gir tydelige indikasjoner på at vi er på rett vei. Men at noe er bra betyr ikke at det ikke kan bli bedre. Derfor jobber vi kontinuerlig med å utvikle tjenestene våre videre.  

Smidig utvikling sørger for kontinuerlig forbedring 

Digitaliseringen av samfunnet har skapt nye forretningsmodeller og behov som Skatteetatens tjenester må holde tritt med for å kunne kreve inn riktig skatt og avgift. Derfor tror vi i mange tilfeller på en smidig utviklingsmodell, der vi produksjonssetter nye tjenester tidlig i prosessen, og jobber kontinuerlig med å forbedre produktet basert på brukerinnsikt og etterlevelse.  

- Vi har tatt innover oss at det ikke er mulig å detaljplanlegge en hel løsning på forhånd fordi omgivelsene våre kontinuerlig endrer seg. Målet vårt er derfor å løse de viktigste problemene først. Deretter videreutvikler vi kontinuerlig basert på brukerinnsikt og strategiske prioriteringer. Utviklingen av ny mva-løsning er et godt eksempel på denne arbeidsmetodikken, sier Gjengedal.  

- I Skatteetaten forsøker vi å kombinere verdifulle erfaringer fra tidligere digitaliseringsinitiativ med tankesettet fra smidig utvikling. Vi etablerer myndiggjorte produktteam med komplementær kompetanse og setter de sammen etter tankegangen om at brukernes behov skal stå i sentrum. Det gir stor nytteverdi både for de vi utvikler tjenesten til og for læringseffekten i egen organisasjon.  

- Norske bedrifter skal vite at vi hver dag jobber aktivt med å lage en enklere rapporteringshverdag, slik at de kan konsentrere innsatsen sin om oppgaver som er verdiøkende for virksomheten, avslutter Gjengedal. 

Høres dette spennende ut?

I Skatteetaten søker vi deg som vil jobbe med et unikt samfunnsoppdrag og få muligheten til å boltre seg i et bredt utvalg av den nyeste teknologien på markedet.