KMVA 7904

Klagenemnda stadfestet enstemmig innstillingen.  

Saken gjelder: 1) Ileggelse av 20 % tilleggsavgift på grunn av dobbelføring av en inngående faktura. Samlet påklaget beløp utgjør kr 108 865

Stikkord:  Tilleggsavgift

Bransje: Oppføring av bygninger

 Mval:   § 21-3

 Skatteetaten.no Tilleggsavgift       

 

          Innstillingsdato: 6. november 2013            

 

KLAGENEMNDA FOR MERVERDIAVGIFT

 

Avgjørelse i møte 16. desember 2013 i sak KMVA 7904 - Klager AS.

Skatt x har avgitt slik

I n n s t i l l i n g:

Klager AS, org.nr. xxx xxx xxx, ble registrert i Merverdiavgiftsregisteret fra og med 3. termin 2007. Det følger av virksomhetens registrering i enhetsregisteret at deres formål er oppføring av bygninger.

Skattekontorets vedtak i saken er datert  5. februar 2013 og gjelder 5. termin 2012. Det ble etterberegnet kr 544 326 i avgift. Bakgrunnen for etterberegningen var at virksomheten hadde dobbelført en inngående faktura, noe som medførte at det ble krevd for mye fradrag for inngående avgift.

Vedtaket ble i brev av 12. mars 2013 påklaget. Klagen er begrenset til å gjelde den ilagte tilleggsavgiften. Klagefristen anses for å være overholdt, da rette vedkommende først mottok vedtaket 11. mars 2013.

Påklaget beløp utgjør: Termin Tilleggsavgift 5/2012 108 865 Sum 108 865

Det er ikke inngitt anmeldelse til påtalemyndigheten i saken.

Skattekontorets innstilling har vært forelagt klager. Det er ikke kommet merknader til innstillingen.

  Kopi av følgende dokumenter er vedlagt innstillingen:

Dok. nr. Dokument Dato 1 Varsel om fastsettelse 31.01. 2013 2 Tilsvar på varsel om fastsettelse   05.02. 2013 3 Vedtak om fastsettelse av avgift   05.02. 2013 4 Klage til klagenemnda for merverdiavgift 12.03. 2013 5 Spørsmål om ytterligere opplysninger 20.06. 2013 6 Ytterligere opplysninger om regnskapsrutiner 15.08. 2013 7 Ytterligere opplysninger, dok. 6 vedlegg 1  8 Ytterligere opplysninger, dok. 6 vedlegg 2  9 Ytterligere opplysninger, dok. 6 vedlegg 3 

Klagen gjelder

Klagen omfatter følgende forhold:

1. Ileggelse av 20 % tilleggsavgift på grunn av dobbelføring av en inngående faktura på 5. termin 2012. Påklaget beløp utgjør kr 108 865.

1. Ileggelse av tilleggsavgift 1.1 Sakens faktum Klager AS er et aksjeselskap. Styreleder er A og daglig leder er B. Virksomheten ble registrert i Merverdiavgiftsregisteret fra og med 3. termin 2007. Klager AS har i følge enhetsregisteret til formål å oppføre bygninger.

Virksomheten dobbelførte en inngående faktura, noe som medførte at det ble krevd kr 544 326 for mye i fradrag på omsetningsoppgaven for 5. termin 2012.

Skattekontoret fattet vedtak i saken i brev av 5. februar 2013. Det ble etterberegnet kr 544 326 i avgift og ilagt kr 108 865 (20 %) i tilleggsavgift for 5. termin 2012. Bakgrunnen for etterberegningen var dobbelføringen av en inngående faktura. Skattekontoret la til grunn at virksomheten hadde opptrådt uaktsomt ved innlevering av omsetningsoppgaven for 5. termin 2012.

Det fremgår ikke av vedtaket, men tilsvarende feil skjedde også ved innlevering av oppgaven for den etterfølgende termin, dvs. 6. termin 2012. På denne terminen ble samme inngående faktura scannet og bokført 6 ganger.

1.2 Skattekontorets vedtak og begrunnelse Det siteres fra vedtaket datert 5. februar 2013: "Det følger av merverdiavgiftsloven § 21-3 at det kan ilegges tilleggsavgift når den avgiftspliktige forsettlig eller uaktsomt har overtrådt merverdiavgiftsloven og staten på grunn av dette er eller kunne ha vært unndratt avgift. Selskapet hefter også for eventuelle medhjelpere sine handlinger jf. annet ledd.

Det er tilstrekkelig for å kunne ilegge tilleggsavgift at det er utvist simpel uaktsomhet. For å konstatere forsett må den avgiftspliktige være klar over at avgiftslovgivningen blir overtrådt som følge av handlingen eller unnlatelsen. Det er ikke krav om at avgiftspliktige har til hensikt å overtre loven.

Som redegjort for ovenfor, har selskapet fradragsført inngående merverdiavgift på samme faktura to ganger. Den feilaktige fradragsføringen har medført at staten kunne ha vært unndratt avgift.

Skattekontoret mener det foreligger klar sannsynlighetsovervekt for at avgiftspliktige har opptrådt uaktsomt i sakens anledning. Dobbeltføring kan unngås ved at avgiftspliktige og eventuelle medhjelpere sikrer tilstrekkelig rutiner for å kunne ha journalført og oppdatert regnskap til enhver tid. Videre var det ikke gjennomført retting av omsetningsoppgaven før forholdet ble avdekket fra skattekontorets side.

Merverdiavgiftssystemet er basert på at næringsdrivende får stor tillit og staten er avhengig av at regelverket blir fulgt lojalt. Aktsomhetskravet til den avgiftspliktige er strengt da eventuelle feil avgiftspliktige gjør kun vil bli oppdaget ved kontroll fra skattekontoret.

Skattekontoret kan ikke se at det foreligger formildende omstendigheter på avgiftspliktige side som tilsier at tilleggsavgiften skal reduseres eller falle bort.

Vilkårene for å ilegge tilleggsavgift er til stede. Grunnlaget for ileggelse av tilleggsavgift utgjør kr 544 326. Tilleggsavgift ilegges med 20 % og utgjør kr 108 865."

1.3 Klagers innsigelser

Det siteres fra klagen: ”Vi viser til brev fra Skatt x av 05.02.2013, mottatt 11.03.2013, vedrørende vedtak om etterberegning av merverdiavgift og ileggelse av tilleggsavgift for vår klient Klager AS.

Etterberegningen av merverdiavgift på kroner 544 326 knytter seg til bilag 241010598 som har blitt fradragsført to ganger i regnskapet som følge av en teknisk feil.

Når det gjelder ileggelse av tilleggsavgift med 20 %, er vi av den oppfatning at det ikke foreligger grunnlag for dette. Klagen gjelder den delen av vedtaket som angår ilagt tilleggsavgift.

Bakgrunn Skattekontoret finner klar sannsynlighetsovervekt for at virksomheten har krevd fradrag for inngående merverdiavgift som de ikke har krav på, ettersom bilagsnr. 241010598 er fradragsført to ganger. Staten er eller kunne dermed ha blitt påført et tap. Videre finner skattekontoret at det er klar sannsynlighetsovervekt for at det er utvist tilstekkelig grad av uaktsomhet/forsett knyttet til denne overtredelsen. Skattkontoret har på denne bakgrunn ilagt tilleggsavgift med 20 %.

Selskapets regnskapsfører har opplyst at fakturaen er fradragsført to ganger ved en ren feiltakelse. Systemet for scanning og håndtering av inngåendefaktura håndteres av en underleverandør av regnskapsfører med dette som spesialområde. Systemet er satt opp med tiltak for å sikre at det ikke skal la seg gjøre at samme faktura scannes to ganger. Det skal dermed ikke være mulig å fradragsføre et bilag med samme fakturanummer to ganger.

Kvaliteten på dette bilaget var imidlertid av en så dårlig forfatning at systemet har lest inn feil nummer første gangen. Bilaget ble først lest inn som bilagsnummer 241010648. Bilaget har så blitt lest inn med riktig bilagsnummer, nr. 241010598, med samme posteringsdato, 31.10.2012. Den automatiske kontrollen har dermed sviktet.

Ettersom dette har skjedd hos underleverandør, har verken regnskapsfører eller Klager AS hatt mulighet til å fange opp,eller endre på dette. Årsaken til feilføringen ble først oppdaget etter en eksplisitt henvendelse til den aktuelle underleverandøren.

Regelverket Det følger av mval. § 21-3 at den som "forsettlig eller uaktsomt overtrer denne loven eller forskrifter gitt i medhold av loven, og ved det har eller kunne ha påført staten et tap", kan ilegges tilleggsavgift.

Skattedirektoratet har den 10. januar fastsatt retningslinjer for behandling av saker der det kan ilegges tilleggsavgift etter merverdiavgiftsloven § 21-3.

Det følger av retningslinjene nr. 2 siste avsnitt at "både objektive og subjektive vilkår må være oppfylt for at tilleggsavgift kan ilegges".

Videre følger det av retningslinjene nr. 3.1. om unntak fra tilleggsavgift at "merverdiavgiftsloven § 21-3 er en "kan" bestemmelse. Selv om vilkårene for ileggelse av tilleggsavgift er til stede, betyr ikke det at tilleggsavgift tilsiktes anvendt ved enhver uaktsom overtredelse. Det må vurderes om den aktuelle overtredelse er så vidt klanderverdig at en reaksjon iform av ileggelse av tilleggsavgift er på sin plass. Det kan således ses bortfra bagatellmessige feil hos det ellers aktsomme og lojale avgiftssubjektet. Det er likevel ikke slik at avgiftssubjektet har en "tabbekvote"som kan fylles før tilleggsavgift ilegges".

Av retningslinjene nr. 3.4 fremgår det at "Tilleggsavgift skal ikke ilegges ved åpenbare regne- eller skrivefeil i regnskap eller omsetningsoppgave. Tilleggsavgift ilegges likevel der feilen er av  en slik art at feilen burde vært oppdaget i ettertid og avgiftssubjektet har unnlatt å gjøre avgiftsmyndighetene oppmerksom på feilen av  eget tiltak".

Det følger videre av retningslinjene nr. 4.4. annet avsnitt, sett i sammenheng med første avsnitt, at "skattekontoret kan utmåle tilleggsavgift med et bestemt beløp der manglende beregning av  avgift kan tilskrives data-, regnskapstekniske-, eller annen  systemfeil som ikke kan bebreides avgiftssubjektet eller noen dette svarer for. Dette gjelder likevel ikke dersom feilen er av  en art som burde vært oppdaget i ettertid og avgiftssubjektet har unnlatt å gjøre avgiftsmyndighetene oppmerksom på feilen av eget tiltak".

Vår vurdering Selskapet erkjenner å ha fradragsført merverdiavgift på samme faktura to ganger, og aksepterer dermed etterberegning av merverdiavgift med til sammen kroner 544 326. Som følge av de konkrete omstendigheter, deriblant årsaksforholdet til den feilaktige fradragsføringen, er likevel ikke vilkårene for ileggelse av tilleggsavgift oppfylt i herværende tilfelle.

Som det fremgår av retningslinjenes nr. 3.1. om unntak fra tilleggsavgift, er bestemmelsen i § 21-3 som gir hjemmel for å ilegge tilleggsavgift kun en "kan" bestemmelse. Når man tar i betraktning de faktiske forhold som ligger til grunn for feilen, så mener vi at overtredelsen er så lite klanderverdig fra selskapet sin side, at en reaksjon i form av tilleggsavgift med 20 % ikke er på sin plass.

Feilen må anses å være av samme art som nevnt i retningslinjene nr. 3.4., "åpenbare regne- eller skrivefeil i regnskap eller omsetningsoppgave". Det fremgår av bestemmelsen at tilleggsavgift i slike tilfeller ikke skal ilegges. Dette følger også klart av praksis. Selskapet her har innrettet sin bokføring med bruk av eksterne leverandører som har spesialisert seg innenfor bokføring og spesielt scanning av bilag for å sikre høy kvalitet på rapporteringen. Selskapet har således innrettet seg nettopp for å sikre og unngå denne type feil. Når denne type feil likevel skjer og det knytter seg til en ren teknisk systemsvikt, fremgår det av både retningslinjene og praksis at det ikke er hjemmel for å ilegge tilleggsavgift.

Tilleggsavgift anføres således prinsipalt å måtte bortfalle.

For det tilfellet at skattekontoret skulle komme til at det foreligger hjemme for å ilegge tilleggsavgift, er feilen uansett av en slik art som nevnt i regningslinjene nr. 4.4, nemlig en feil som kan tilskrives data, regnskapstekniske - eller annen systemfeil som ikke kan bebreides avgiftssubjektet eller noen dette svarer for. En tilleggsavgift beregnet i prosent vil etter vår vurdering medføre en uforholdsmessig streng reaksjon i dette tilfellet, og skattekontoret kan dermed utmåle tilleggsavgift med et bestemt beløp.

Selskapet har ikke vært klar over feilen, og feilen er heller ikke av en slik art at den burde vært oppdaget av selskapet i ettertid ettersom det er en profesjonell underleverandør som har hatt ansvaret for dette og det skjedde i en fase rett før selskapet gikk konkurs. Sett i lys av omfanget av virksomheten til selskapet fremstår heller ikke den feilaktige fradragsføringen som et betydelig unndratt beløp.

Klagenemnda for merverdiavgift har i sitt vedtak datert 23. april 2012, med referanse KMVA-2012-7326, i et parallelt tilfelle hvor likevel feilen skyldes mer klandreverdige forhold knyttet til personlige punchefeil konkludert med at tilleggsavgift med 5 % vil være i tråd med praksis. I den refererte Klagenemndsaken fremsto beløpet også som mer vesentlig sett i lys av det totale omfanget av virksomheten. Det anføres således subsidiært at om skattekontoret skulle komme til at vilkårene for tilleggsavgift foreligger, vil et rimelig beløp for tilleggsavgift være kr 10 000 (1,8 %)."

I brev av 15. august 2013 har skattekontoret mottatt ytterligere opplysninger:

"Vi viser til deres brev av 20.06.2013,  hvor det anmodes om ytterligere opplysninger i anledning Klager AS sin klage over vedtak av 12. mars 2013. Klagen gjelder ileggelse av 20 % (kr. 108 865) tilleggsavgift for 5. termin 2012. Som følge av ferieavvikling ble  det gitt utsatt frist for innsendelse av de  ytterligere opplysningene til 15. august 2013 (dags dato).

På vegne av Klager har vi også tidligere avgitt tilsvar til vedtak om 40 % tilleggsavgift (ilagt på grunn av gjentakelse) for 6. termin 2012. Den dobbeltføringen av faktura som har funnet sted skyldes  den samme tekniske feil hos underleverandør hva gjelder både 5. og 6. termin. DET LEGGES SÅLEDES TIL GRUNN AT KLAGEN OGSÅ VIL HA BETYDNING FOR FASTSETTELSEN FOR 6. TERMIN 2013.

I anmodningen om ytterligere  opplysninger bes det om en nærmere forklaring på hvorfor det aktuelle bilaget ble  sendt gjennom scanneren to  ganger. Det bes dertil om en redegjørelse for virksomhetens rutiner for avstemming og kontroll før innsendelse av omsetningsoppgave.

Når det gjelder hvorfor det aktuelle bilaget ble sendt gjennom scanneren to ganger, har vi innhentet følgende forklaring fra underleverandøren som utfører scanningen, C AS:

"D AS har sendt fakturaen en gang pr. mail i tillegg til en av våre ansatte i C AS. Faktura sendes direkte til skanning fra leverandør etter den er produsert, uten å være innom Klager AS. Dokumentet er av så dårlig kvalitet at fakturanummer tolkes feil. Faktura blir ikke betalt på forfall og det kommer en purring til oss som jeg legger ved her. Vår medarbeider, E utfører vanlig prosedyre ved innkommende purringer, og sjekker om faktura er registrert. Hun finner ikke at den er registrert da hun ikke får match på fakturanummeret, og sender den derfor inn til skanning på nytt. I og med at dette er en avdragsnota er det heller ikke uvanlig i bransjen at fakturaer har samme beløp flere måneder.

Faktura attesteres to ganger av prosjektleder, og godkjennes deretter av to ulike personer i Klager AS med utvidede rettigheter."

Vi har videre innhentet en redegjørelse for virksomhetens rutiner rundt avstemming og kontroll før innsendelse av omsetningsoppgave. Redegjørelsen er lagt ved som et eget tekstdokument i oversendelsesmailen til dette brev. Vi har også vedlagt en scannet kopi av purringen omtalt i underleverandørens forklaring ovenfor.

Det utføres løpende kontroll av merverdiavgift fra mottak av faktura til innsendelse av omsetningsoppgave. De ulike prosessene beskrevet nedenunder skal samlet sikre at behandlingen av merverdiavgift i regnskapet er korrekt."

Det siteres fra den vedlagte redegjørelsen:

"Kontroll før bokføring - mottak og bokføring av inngående faktura

Ansvar; C og kunde

Rutine: C AS benytter seg av ekstern leverandør for skann og tolk av faktura til fakturaflytsystem. Hver faktura attesteres og godkjennes av minimum to forskjellige representanter for selskapet. Etter godkjennelse, og før bokføring i økonomisystemet, blir merverdiavgift kontrollert av regnskapsfører. For hver faktura som bokføres skal det minimum ha vært tre par øyne som har kontrollert.

Indirekte kontroll etter bokføring - prosjektgjennomgang, utbetaling, kontroll av inngående purringer, regnskapsrapportering etc. / daglig drift

Ansvar: C og kunde

Rutine: Kunde utfører månedlig en vurdering av sine prosjekter, dets kostnader opp mot inntekter jf. ferdigstillelsesgrad og betalingsplaner. Korrigeringer skal meldes regnskapsfører så snart som mulig. C leverer kunde oversikt over ubetalte fakturaer to ganger hver uke. Kunde melder tilbake hvilke poster de ønsker å betale og eventuelle feil meldes regnskapsfører umiddelbart. Inngående purringer og avstemming mot leverandører behandles og utføres forløpende.

Kontroll før innsendelse innsendelse av omsetningsoppgave

Ansvar: C Rutine: Grunnlaget for utgående avgift hentes fra hovedbok og blir kontrollert opp mot avsatt skyldig merverdiavgift i balansen. Det utføres avstemming mot inntektskonti i regnskapet. Grunnlag for inngående avgift blir sammenstilt med fradragsført merverdiavgift og avstemmes mot avsatt merverdiavgift til gode i balansen. Alle kostnadskonti som er klassifisert som personalkostnad kontrolleres for føringer av inngående merverdiavgift ved hjelp av uttrekk fra hovedbok. Alle kostnader som er klassifisert som finanskostnader kontrolleres for føringer av inngående merverdiavgift ved hjelp av uttrekk fra hovedbok. Resterende kostnader, driftskostnader og varekostnad (prosjektkostnader), kontrolleres for inngående avgift på stikkprøvebasis og erfaring.

 Avvik / feil

Ansvar: C og kunde

Rutine: når feil eller avvik avdekkes skal dette umiddelbart meldes kundeansvarlig i C som korrigerer tidligere oppgave sendt skatteetaten."

1.4 Skattekontorets vurderinger av klagen Det følger av mval. § 21-3 at den som forsettlig eller uaktsomt overtrer mval. eller forskrifter gitt i medhold av loven, og ved det har eller kunne ha påført staten tap, kan ilegges inntil 100 % avgift i tillegg til merverdiavgift etter § 18-1 og § 18-4 første og annet ledd. Den som har ansvaret svarer også for medhjelperes, ektefelles og barns handlinger.

Det er ikke tvil om at klager har fradragsført en faktura to ganger, og at staten kunne lidt tap som følge av overtredelsen. De objektive vilkår for ileggelse av tilleggsavgift er således til stede.

Spørsmålet er dermed om klager har utvist forsett eller uaktsomhet ved fradragsføringen.

Det er på det rene at avgiftspliktige også svarer for feil begått av medhjelpere, se nærmere om dette i Avgiftshåndboken 9. utg. s. 932.

Når likeartede feil oppstår flere terminer på rad og sogar flere ganger i samme termin, synes det åpenbart at verken den tekniske løsning som er valgt for håndtering (scanning) av bilagene eller den etterfølgende menneskelig kontroll med bokføringen har vært tilstrekkelig.

Etter skattekontorets oppfatning er det uklart om den fremlagte rutinebeskrivelse for scanning av bilag faktisk er dekkende for slike situasjoner. Den kan i så fall under enhver omstendighet ikke ha blitt fulgt. At feilen oppstår flere ganger på etterfølgende terminer indikerer også at det det er tale om noe mer enn enkeltstående feil. En registrert næringsdrivende plikter å sikre så gode rutiner at slike feil ikke oppstår. Regnskapet skal være avstemt, oppdatert og i tråd med gjeldende regelverk før innsendelse av omsetningsoppgave.

Ved mottak av purring burde kontoen ha vært avstemt mot andre åpne poster / betalte beløp før fakturaen ble scannet en gang til, nettopp med tanke på feilføringer av forskjellig slag. Videre har virksomheten ansvar for at tekniske systemer fungerer. Man kan ikke fri seg fra ansvar ved å automatisere arbeidsoppgaver. Omsetningsoppgaven for 6. termin 2012 ble også tatt ut til kontroll. Da fant man at den samme feilen hadde skjedd hele seks ganger i november og desember 2012. Dette viser at systemet ikke var godt nok utprøvd før man tok det i bruk.

Skattekontoret finner at klager har opptrådt uaktsomt ved å benytte et system som ikke er godt nok utprøvd, samt ved å unnlate og avstemme regnskapet før innsendelse av omsetningsoppgave.

Når det gjelderutmålingen av tilleggsavgiften viser skattekontoret til at det her ikke er noe påtakelig misforhold mellom den uaktsomme handling og en tilleggsavgift utmålt etter de normalsatser Skattedirektoratets retningslinjer gir anvisning på. Det er en feil som flere terminer på rad har ledet til gjentatte uriktige fradragsføringer av inngående avgift uten at selskapet har hatt systemer for å fange opp dette.

Skattekontoret kan såldes ikke se noen grunn til at den normalsats det er gitt anvisning på ikke skal nyttes i dene sak. Tilleggsavgift ilagt med 20 %, pålydende kr 108 865, opprettholdes og anses rimelig sett ut fra forholdets art.

Skattekontorets innstilling til vedtak Skattekontoret foreslår etter dette at det fattes slikt

V e d t a k :

Den påklagede tilleggsavgiften stadfestes.

KLAGENEMNDAS AVGJØRELSE:

Nemndas medlem Ongre var inhabil i denne saken.

Nemndas medlemmer Rivedal, Slettebøe, Kloster, Stenhamar og Nordkvist sluttet seg til skattekontorets innstilling.

V e d t a k:

Som innstilt.