Innledning

Det aktuelle fakturaprogrammet fungerer slik at det foreslår neste fortløpende nummer i fakturaserien ved generering av et nytt salgsdokument. Fakturanummeret kan overstyres, også på en slik måte at et tidligere benyttet fakturanummer brukes en gang til. Dersom overstyringsmuligheten benyttes, vil det være et brudd på bokføringsforskriftens krav. Slik vi forstår deg er det innenfor rammen av regelverket å bruke et slikt fakturaprogram. Det er kun bruk av overstyringsfunksjonen som er ulovlig.

Skattedirektoratet legger til grunn at et fakturaprogram der nummereringen enkelt kan overstyres ikke oppfyller bokføringsreglenes krav. Dette gjelder uavhengig av om muligheten rent faktisk benyttes.

Bakgrunn og vurdering

Regelverk

I bokføringsloven § 4 nr 2 er fullstendighet lovfestet som et grunnleggende bokføringsprinsipp.

Nærmere bestemmelser om nummerering av salgsdokument er gitt i bokføringsforskriften § 5-1-3 første ledd. Det følger av denne bestemmelsen at salgsdokument skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens, eller være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte.

God bokføringsskikk

God bokføringsskikk har ingen generell veiledning som omfatter krav til fakturaprogrammer. I henhold til Norsk bokføringsstandard er imidlertid hovedregelen at salgsdokumenter som utarbeides ved bruk av tekstbehandlings- eller regnearkprogrammer skal skrives ut på forhåndsnummererte trykte blanketter på papir, jf. Norsk bokføringsstandard nummer 6 om Bruk av tekstbehandlings- og regnearkprogrammer (NBS) 6) punkt 6. Begrunnelsen for dette kravet er at nummereringen kan overstyres manuelt.

Under gitte forutsetninger åpner likevel standarden for å akseptere at salgsdokumentene utarbeides og nummereres ved bruk av tekstbehandlings- eller regnearkprogrammer. Tekstbehandlings- eller regnearkfilene som benyttes må i tilfelle ha en funksjon for automatisk fortløpende nummerering av salgsdokumentene, og nummereringsfunksjonen må sikres (låses), slik at overstyring ikke kan skje på en enkel måte. Som eksempel på dette nevnes at den må sikres mot rene uhell. Salgsdokumenter kan ikke utarbeides i tekstbehandlings- eller regnearkfiler hvor nummereringen på en enkel måte lar seg overstyre manuelt, for eksempel ved at det foreslåtte nummeret kan overskrives direkte.

NBS 6 viser til Norsk bokføringsstandard nummer 1 "Sikring av regnskapsmaterialet" (NBS 1). Det følger av punkt 5 i NBS 1 at den bokføringspliktige skal gjennomføre tiltak som reduserer risikoen for endring, sletting, ødeleggelse og tap av oppbevaringspliktig regnskapsmateriale til et akseptabelt nivå. Det er ikke snakk om en absolutt sikring, som kan være urimelig byrdefull og kostbar for den bokføringspliktige. Rimelig grad av sikring oppnås når risikoene for urettmessig endring, sletting, tap eller ødeleggelse av regnskapsmaterialet er redusert til et akseptabelt nivå. Hva som er et akseptabelt risikonivå drøftes i punkt 6.2.3 i standarden.

Vår vurdering

Alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner skal bokføres på en fullstendig måte i regnskapssystemet. Kravet til forhåndsnummerering av salgsdokumentet med en kontrollerbar sekvens er med på å sikre dette grunnleggende bokføringsprinsippet, for så vidt gjelder bokføring av salgsinntektene. Brudd i nummerserien, herunder mulighet til å utstede flere salgsdokumenter med like nummer, er en indikasjon på at et salg har funnet sted uten at salgsinntekten er bokført.

Slik vi ser det kan ikke fullstendighet etterprøves når det er en iboende risiko for at nummereringen er overstyrt. Et fakturaprogram med en slik mulighet, vil etter Skattedirektoratets syn være i strid med formålet bak bokføringsbestemmelsene, uavhengig av om muligheten rent faktisk benyttes.

Det kan imidlertid ikke settes et absolutt krav til sikkerhet, og vi forutsetter at de generelle kravene om et akseptabelt sikkerhetsnivå legges til grunn. Hva som er et akseptabelt nivå må vurderes konkret. Skattedirektoratet legger til grunn at alle fakturaprogrammer som et minimum må ivareta de sikkerhetskravene som stilles til salgsdokumenter utarbeidet ved bruk av tekstbehandlings- og regnearkprogrammer. Etter vår oppfatning må et fakturaprogram i det minste ha funksjoner som sikrer at den enkelte bruker ikke enkelt kan overstyre nummeringen.