Etter bokføringsloven § 13 annet ledd første punktum skal regnskapsmateriale som nevnt i bokføringsloven § 13 første ledd nr. 1 til 4 oppbevares i Norge i fem år etter regnskapsårets slutt. Dette gjelder:

1. årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning
2. spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i § 5, eller bokførte opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide slike spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering
3. dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger, dokumentasjon av kontrollsporet mv. og dokumentasjon av balansen
4. revisors skriftlige kommunikasjon med styret etter revisorloven § 9-5

Etter bokføringsforskriften skal også følgende dokumentasjon oppbevares i fem år etter utgangen av regnskapsåret:

• dokumentasjon av timebestillinger, se forskriften § 7-3 tredje ledd jf. § 5-15
• dokumentasjon over kontantomsetningen i taxinæring, se forskriften § 8-2-5 jf. §§ 8-2-3 og 8-2-4
• hotellers eventuelle kalkyler som benyttes som grunnlag ved fordelingen av bruttopensjonsprisen, samt kalkyle over frokostverdien, se forskriften § 8-6-5
• bokføringspliktige veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoners inntakskost for varer som selges til betydelig overpris etter merverdiavgiftsforskriften § 3-12-2, se forskriften § 8-11-4, jf. § 8-11-2
• videreforhandleres dokumentasjon av beløp som nevnt i forskriften § 8-10-5 samt av bokføring som nevnt i § 8-10-6, se § 8-10-7 siste punktum. Spesifikasjon av kjøp og salg som nevnt i § 8-10-2 skal oppbevares i fem år etter at siste gjenstand som inngår i spesifikasjonen er solgt, se forskriften § 8-10-7 første punktum.

Etter bokføringsloven § 13 annet ledd annet punktum skal regnskapsmateriale som nevnt i bokføringsloven § 13 første ledd nr. 5 til 8 oppbevares i Norge i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt. Dette gjelder:

• avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning
• korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning
• utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som følger varen eller sendes til kjøper på annen måte
• prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift.

Etter bokføringsforskriften skal også følgende dokumentasjon oppbevares i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt:

• kjøpers dokumentasjon som underbygger salgsdokumentets innhold, se forskriften § 5-2-1 tredje ledd bokstav e femte punktum
• dokumentasjon over antall arbeidede timer som nevnt i forskriften § 5-6 femte ledd, og over medgått tid som nevnt i § 5-14, se forskriften § 7-3 første og annet ledd
• opprinnelige timelister på papir til bruk i bygge- og anleggsvirksomhet som nevnt i forskriften § 8-1-5 annet ledd første punktum jf. første ledd tredje punktum
• serveringssteders dokumentasjon av priser som nevnt i forskriften § 8-5-5, se forskriften § 8-5-7
• personalliste med eventuell kodeoversikt som nevnt i § 8-5-6, se forskriften § 8-5-7, § 8-3-4 og § 8-12-1

Følgende dokumentasjon skal etter bokføringsforskriften oppbevares i 10 år etter regnskapsårets utløp:

• dokumentasjon av kjøp av kapitalvarer som nevnt i mval. § 9-1 annet ledd bokstav b, se forskriften § 7-3 fjerde ledd. Dette gjelder dokumentasjon for kostnader forbundet med ny-, på- eller ombygging av fast eiendom der inngående merverdiavgift utgjør minst kr 100 000
• bygge- og anleggsbransjens prosjektregnskap som nevnt i forskriften § 8-1-4, dokumentasjon av bokførte opplysninger som inngår i prosjektregnskapet, samt byggekontrakter med anbud/kalkyler, tegninger, kontrakter med underentreprenører, timelister og ordrelister, se § 8-1-5 første ledd
• utenlandske foretak som driver virksomhet på norsk sokkel, unntatt petroleumsvirksomhet og rørledningstransport, eller foretak som driver midlertidig virksomhet på land, når det gjelder dokumentasjon som nevnt i § 8-8-4, se § 8-8-5
• banker og andre finansieringsforetak når det gjelder kunde- og leverandørspesifikasjon som nevnt i forskriften § 8-13-3 knyttet til kontoforhold, samt dokumentasjon av bokførte opplysninger som inngår i slike spesifikasjoner, se § 8-13-4 og SKD 8. juli 2015 i Utv. 2015/1627

Bokføringspliktige som driver petroleumsutvinning og rørledningstransport skal oppbevare oppbevaringspliktig materiale som nevnt i bokføringsloven § 13 i minst 15 år etter utløpet av vedkommende inntektsår, se forskriften § 8-9-4

Kraftforetak som skal svare grunnrenteskatt til staten etter sktl. § 18-3 første ledd, plikter å oppbevare produksjonsdataene på elektronisk lesbart medium i sju år etter inntektsårets utgang, se FSFIN § 18-3-8 første ledd annet punktum og emnet «Kraftforetak - vannkraft», pkt. 10.7.

Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Regnskapsmaterialet skal kunne fremlegges for offentlig kontrollmyndighet i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll, se bokføringsloven § 13 tredje ledd.

Regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig i lesbar form og skal kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden, se bokføringsloven § 13 fjerde ledd.

Det er i bokføringsforskriften kapittel 7 gitt særlige regler om oppbevaringsmedium, sikkerhetskopi, elektronisk tilgjengelighet mm.

Bokførte opplysninger etter bokføringsloven § 7 første ledd, som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt, jf. bokføringsloven § 13 b. Dette er ikke et oppbevaringskrav, men et krav om å beholde elektronisk tilgang til regnskapsmaterialet i denne perioden, selv om regnskapsmaterialet overføres til annet medium for oppbevaring i oppbevaringstiden på fem år.

Bokføringspliktige som har mindre enn 5 millioner kroner i omsetning eksklusive merverdiavgift, er unntatt fra kravet i bokføringsloven § 13b om å ha bokførte opplysninger tilgjengelig elektronisk. Se bokføringsforskriften § 7-7 tredje ledd.

Bokføringspliktige som skal ha bokførte opplysninger elektronisk tilgjengelig etter bokføringsloven § 13b, skal dessuten kunne gjengi bokførte opplysninger i standardisert form. Kravet gjelder også for bokføringspliktige som omfattes av unntakene i § 7-7 tredje ledd, men som likevel har bokførte opplysninger elektronisk tilgjengelig. Se bokføringsforskriften § 7-8. Med hjemmel i bokføringsforskriften § 7-8 tredje ledd har Skattedirektoratet fastsatt innholdet og formatet for standarden (SAF-T Regnskap).

Det er kun i forbindelse med en eventuell kontroll, og når Skatteetaten ber om det, at de bokføringspliktige skal sende inn filer på SAF-T format.

Etter sktfvl. § 11-3 kan skattemyndighetene i forbindelse med kontroll pålegge skattepliktige som er bokføringspliktige etter bokføringsloven å oppbevare regnskapsmateriale etter bokføringsloven § 13 første ledd nr. 1 til 4 i mer enn fem år etter regnskapsårets slutt.

I enkeltpersonforetak rettes pålegget til foretakets innehaver. I selskap, samvirkeforetak, forening, institusjon eller innretning rettes pålegget til daglig leder av virksomheten, eller styrelederen dersom virksomheten ikke har daglig leder.

Pålegget om forlenget oppbevaringstid kan påklages.