Utdrag av Skattedirektoratets brev av 21. februar 2007 til en arbeidstaker.

Deres henvendelse gjelder dokumentasjonskrav i forbindelse med refusjon av reiseutgifter, og da spesielt i tilknytning til betaling av seminar-, reise- og oppholdsutgifter over internett.

Fra Deres e-post gjengis følgende: "Stort sett all betaling av seminar og kursutgifter skjer i dag over internett (ikke mulig å få tilsendt faktura), dette gjelder både norske og ikke minst internasjonalt kjente seminarer. Kvittering/bekreftelse på innbetalte avgifter inneholder ikke fakturanr. (og for noen store seminarer i utlandet mangler også org.nr.) Utenom dette fremkommer alle opplysninger i h.h.t § 5-1-1 Salgsdokumentets innhold i Forskrift om bokføring. Dette gjør at arbeidsgiver ikke godtar denne kvitteringen som dokumentasjon og vi blir belastet skatt for den reelle utgiften."

Ut fra dette stiller De spørsmål ved om forskriftene er tilpasset dagens system med innbetaling over internett og ikke utsendelse av nummererte fakturaer? Videre spør De om arbeidsgiver tolker loven for strengt i forhold til dokumentasjonskravet til denne type vedlegg?

Videre siteres følgende fra Deres e-post: "Det andre vi har problemer med er dokumentasjon i forhold til flyreiser og overnattinger. (...)Ansatte bruker også her internett til å skaffe seg så rimelige flyreiser og hotellovernattinger som mulig. Problemet her er at en ofte booker gjennom mellomledd, da får en bare bekreftelse på bookingen og kvittering på at reise/opphold er betalt. En får altså ikke bekreftelse på at reisen/oppholdet er gjennomført. (Disse reisene/oppholdene kan som regel ikke avbest./endres). Arbeidsgiver  godtar ikke dette som dokumentasjon og vi blir derfor belastet skatt på ev. refusjon."

På denne bakgrunn stiller De også her spørsmål ved om loven er tilpasset dagens bestillingssystem over inernett eller om Deres arbeidsgiver også her tolker lovgivningen for strengt?

Deres henvendelse berører flere regelsett. Bokføringsloven/forskriften har bestemmelser om dokumentasjon av kostnader som kjøp (§ 5-5), reise- og oppholdsutgifter (§ 5-9), lønn (§ 5-6) mv, mens forskrift 14.10.1976 nr. 9830 til skattebetalingsloven har nærmere bestemmelser om når det skal foretas forskuddstrekk i utgiftsgodtgjørelser.

Reglene i forskrift 1.12.2004 nr. 1558 om bokføring (bokføringsforskriften)

Hovedregelen for dokumentasjon av kjøp fremgår av bokføringsforskriften § 5-5 første ledd:

"Dokumentasjon av kjøp skal være salgsdokumentasjonen som selger har utsted og skal inneholde de opplysningene som fremgår av § 5-1 (§ 5-1-1 - § 5-1-8)"

Ved kontantkjøp fra detaljist kan angivelse av kjøper utelates når vederlaget er lavere enn kr 1.000 inklusive merverdiavgift (noen unntak fra dette). Dette følger av forskriften § 5-5 annet ledd. Ved kjøp som er lagt ut av en ansatt i den bokføringspliktige virksomheten gjelder ikke denne beløpsgrensen. I slike tilfeller skal den ansatte utarbeide og signere en datert oppstilling som viser hvilke kjøp som er foretatt og formålet eller bruksområdet for varene og tjenestene.

Det fremgår videre av § 5-5 siste ledd at dersom mottatt salgsdokumentasjon er uriktig eller på annen måte ikke tilfredsstiller kravene i § 5-1 (§ 5-1-1 - § 5-1-8) så må kjøper kreve ny salgsdokumentasjon. Dersom dette ikke lar seg gjøre, må kjøper kunne sannsynliggjøre at kjøpet er en reell utgift for kjøpers virksomhet.

Når det gjelder dokumentasjon av reise- og oppholdsutgifter, jf. bokføringsforskriften § 5-9,  er det krav om at det skal fremgå av dokumentasjonen hvem utgiftene omfatter, hva formålet med reisen har vært og hvilke arrangement den reisende har deltatt på. Dokumentasjonen skal også være i samsvar med aktuelle regler i forskrift 14.10.1976 nr. 9830 om forskuddstrekk i utgiftsgodtgjørelser.

Dokumentasjon av kjøp, f.eks. seminarutgifter, skal etter dette inneholde alle opplysninger som fremgår av bokføringsforskriften §§ 5-1 flg. Dersom kjøpet er lagt ut av en ansatt kan kjøpers (arbeidsgivers) navn utelates, forutsatt at den ansatte utarbeider og signerer en datert oppstilling som nevnt. Dersom dokumentasjonen er mangelfull, skal det bes om ny dokumentasjon fra selger etter § 5-5 siste ledd. Ved kjøp fra utlandet kan det være vanskelig å få innholdet i salgsdokumentasjonen i samsvar med bokføringsforskriftens krav. Kjøper må da sannsynliggjøre at kjøpet er en reell utgift for kjøpers virksomhet.

Når det gjelder ditt spørsmål om bokføringsforskriften er tilpasset salg over internett bemerkes at norsk bokføringspliktig virksomhet som selger varer eller tjenester over internett er underlagt de samme krav til dokumentasjon av salgstransaksjoner som andre bokføringspliktige virksomheter. I slike tilfeller kan det utstedes et salgsdokument som inneholder de opplysningene som følger av §§ 5-1 flg., som gjøres tilgjengelig på nettet, eller det kan utstedes et salgsdokument som oversendes kjøper på annen måte, f.eks. pr. post. Dersom De ikke får et salgsdokument iht. norske regler fra norsk bokføringspliktig virksomhet, bør De ta kontakt med vedkommende virksomhet og anmode om å få et korrekt salgsdokument.

Reglene i forskrift 14.10.1976 nr. 9830 om forskuddstrekk i utgiftsgodtgjørelse

Av forskriften § 2 fremgår det at det ikke skal foretas forskuddstrekk i utbetalinger som kun dekker mottakerens utgifter når utgiftene dokumenters med kvittering eller annet originalbilag som vedlegges arbeidsgiverens regnskap. Opplysninger om formålet med utgiftsdekningen og navnet på arbeidstakeren skal fremgå av bilaget eller av vedlegg til dette, eventuelt av reiseregning.

Når det gjelder krav til innhold av slik kvittering eller annet originalbilag er det etter Skattedirektoratets oppfatning naturlig å se hen til De krav som er satt i forhold til dokumentasjon av utgiften i arbeidsgiverens regnskap. Det vises til gjennomgangen av bokføringsreglene ovenfor.

Når det gjelder flyutgifter er det i forskriften stilt krav om at utgiften dokumenteres med flybillettstamme. For billettløse reiser må utgiftene legitimeres ved reisebeskrivelse fra reiseselskapet som gir opplysninger om foretatte reiser med angivelse av arbeidstakers navn og adresse, tid og sted for avreise og ankomst samt pris. Ved kjøp av billettløse reiser i form av kort gjelder særskilte dokumentasjonsregler. Det vises til forskriften § 2 annet ledd.

Dersom dokumentasjonsreglene nevnt ovenfor ikke er oppfylt, skal utbetalingen behandles som lønn, jf. også bokføringsforskriften § 5-6 (Dokumentasjon av lønn mv). Arbeidsgiver plikter å foreta forskuddstrekk i utgiftsgodtgjørelsen og det skal beregnes arbeidsgiveravgift.

Dersom den ansatte sannsynliggjør overfor ligningsmyndighetene at dette er en reell utgift i forbindelse med utførelsen av arbeidet, og eventuelt retter beløpet i den forhåndsutfylte selvangivelsen, vil han likevel ikke bli skattelagt for beløpet.