Utdrag fra Skattedirektoratet brev av 30. oktober 2008 til en regnskapsfører, vedrørende kravet til fortløpende registrering av  kontantsalg på kassaapparat,

(….)

Bakgrunn

En av Deres klienter som driver restaurantvirksomhet har hatt kontroll fra Næringsetaten.  Deres klient har i etterkant av kontrollen fått opplyst at selskapet bryter bokføringsforskriften § 5-3-2 fordi varesalget ikke umiddelbart registreres på kassaapparat ved utlevering av varen (drikke/mat) til kunden. Varesalget registreres først på kassaapparatet når betaling mottas fra kunden. I mellomliggende periode er de utleverte varene registrert på en lapp bak baren, i påvente av at kunden ønsker å betale for seg ved avslutning av besøket. Deres klient anser dette som vanlig praksis og har den forståelse at dette oppfyller kravet til at salget fortløpende skal registreres på kassaapparat.

Skattedirektoratet hadde den 10. september 2008 en telefonsamtale med saksbehandler fra Næringsetaten. Ut i fra denne samtalen og Næringsetatens brev til Deres klient, synes de å ha lagt til grunn at når bokføringsforskriften krever at hvert salg skal registreres fortløpende på kassaapparat, så menes det foreløpende registrering hver gang det utleveres varer (mat/drikke). Næringsetaten anser en slik forståelse rimelig ut i fra at dette gir et bedre grunnlag for kontroll av fullstendigheten av salget. Dersom registreringen på kassaapparatet først skjer på et senere tidspunkt vil det, ved kontroller som baserer seg på observasjon, være vanskeligere å kontrollere om utleverte varer er tenkt holdt utenom det registerte salget. Reglene om registrering av kontantsalg på kassaapparat er innført av kontrollhensyn, og kontrolløren finner derfor sin tolkning som rimelig. Det ble i telefonsamtalen etterlyst nærmere avklaring av dette spørsmålet i forarbeider til regelverket.

Regelverk Bokføringsforskriften § 5-3-2 lyder:

5-3-2. Kassaapparat mv. Bokføringspliktige skal registrere kontantsalg fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system og dokumentere kontantsalget ved daterte, nummererte summeringsstrimler (kassaruller) eller tilsvarende rapport, med mindre annet er bestemt i denne forskrift. Summeringsstrimlene skal angi klokkeslett for hvert enkelt salg. Det skal foreligge dokumentasjon av korreksjonsposter med angivelse av beløp, årsak og antall korreksjoner. Kassaapparatet skal kunne skrive salgsdokumentasjon (kvittering) til kunden for hvert salg og beløpet som registreres skal være lett synlig for kunden med mindre det er vanskelig gjennomførbart. Kvittering skal alltid skrives ut når beløpet som registreres på kassaapparatet ikke er lett synlig.

Bokføringsforskriften § 5-3-1 definerer videre kontantsalg som:

Med kontantsalg menes salg der kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering.

Skattedirektoratet er ikke kjent med at denne bestemmelsen er utdypet nærmere, verken i forarbeidene eller senere uttalelser i forhold til den problemstillingen som er reist i denne saken.

Skattedirektoratets vurdering

Bokføringsforskriften krever at kontantsalg skal registreres fortløpende på kassaapparatet og at kassaapparatet også skal være innrettet slik at summeringsstrimlene viser klokkeslettet for hvert enkelt salg. Det er dermed forutsatt at hver enkelt transaksjon skal registreres på kassaapparatet når salget finner sted, og det er også en underliggende forutsetning at det skal være samsvar mellom de registrerte beløpene og kontantene mv i kassen. I de fleste tilfeller vil det da også være slik, at levering, registrering på kassaapparat og tilhørende betaling, skjer tilnærmet samtidig.

I serveringsbransjen er det ikke uvanlig at gjesten betaler for den maten og det drikke som er servert under hele besøket idet serveringsstedet forlates. Gjesten får en form for kortvarig kreditt, likevel slik at han betaler med kontanter eller kort før han forlater serveringsstedet. Etter Skattedirektoratets oppfatning er det naturlig å behandle denne type salg etter kontantsalgsreglene. Spørsmålet som er reist er hvorvidt salget av hver enkelt vare (mat eller drikke) som utleveres skal registreres fortløpende på kassaapparatet eller om samtlige varer kan registreres på det tidspunktet gjesten skal betale.

Skattedirektoratet er enig med Næringsetaten i at rene kontrollhensyn tilsier at salget bør registreres fortløpende på kassaapparat. Vi mener likevel at det er naturlig å se på et restaurantbesøk eller lignende som ett salg, hvor gjesten skal kunne få én kvittering/regning som inneholder alt som har blitt servert i løpet av restaurantbesøket. Dersom salget skal registreres fortløpende på kassaapparatet samtidig som gjesten skal kunne få én kvittering, krever dette at virksomhetene har et kassasystem som gjør det mulig å registrere det som blir servert gjesten fortløpende på bordnummer eller tilsvarende. Det er imidlertid ikke satt et slikt konkret krav til kassasystemet i bokføringsforskriftens regler for serveringssteder (§§ 8-5-1 – 8-5-5).

Etter Skattedirektoratets oppfatning kan derfor de følgende løsninger anses å være i overensstemmelse med bokføringsreglene:

• Salget registreres fortløpende på kassaapparatet etter hvert som varene blir utlevert til gjesten. Salget registreres på aktuelt bordnummer eller lignende og det skrives ut kvittering til gjesten på det tidspunktet gjesten ber om regning og betaler. Dette forutsetter at kassasystemet har funksjonalitet til å registrere det som serveres fortløpende, uavhengig av når betaling skjer.
• Hver gang gjesten får servert mat eller drikke slås beløpet inn på kassaapparat og det tas ut kvittering. Dette forutsetter et betryggende manuelt system for oppbevaring av kvitteringer, slik at innslått beløp på kassaapparatet det ennå ikke er mottatt kontanter for, kan kontrolleres. Dette betyr at gjesten får flere kvitteringer ved betaling, en for hver runde med servering.
• Det er etablert et betryggende system slik at det til enhver tid kan dokumenteres hva som er solgt uten at det samtidig er mottatt betaling. Når gjesten betaler registreres alt som gjesten har fått servert på kassaapparatet, på grunnlag av de registreringene som er gjort i ”sidesystemet”.

Skattedirektoratet gjør oppmerksom på at bokføringsreglene for tiden gjennomgås av Norsk RegnskapsStiftelse ved Bokføringsstandardstyret.

Skattedirektoratet vil på bakgrunn av den problemstilling som er reist i denne saken be Bokføringsstandardstyret vurdere om det bør foreslås endringer i bokføringsforskriftens regler for serveringssteder.