Krever bokføringsforskriften § 5-1-2 at kjøper og selger angis med foretaksnavn, eller er det tilstrekkelig at et eventuelt ”bedriftsnavn” som er registrert sammen med foretaksnavnet angis. Utdrag av Skattedirektoratets brev av 2. februar 2010 til et skattekontor.

(…)

Regelverket

Etter bokføringsforskriften § 5-1-1 nr. 2 skal ”partene” angis i salgsdokumentet.

Nærmere bestemmelser om hvordan partene skal angis følger av bokføringsforskriften § 5-1-2.

Angivelse av kjøper skal minst omfatte kjøpers navn, og adresse eller organisasjonsnummer, jf. § 5-1-2 første ledd. Angivelse av selger skal minst omfatte selgers navn og organisasjonsnummer, ev. etterfulgt av bokstavene ”MVA”, jf. § 5-1-2 tredje ledd.

Etter bokføringsforskriften § 5-5 første ledd skal dokumentasjon av kjøp være salgsdokumentasjonen selger har utstedt og den skal inneholde de opplysninger som følger av  § 5-1 (§ 5-1-1 til § 5-1-8).

Skattedirektoratets vurdering

Det er reist spørsmål om hvilket navn som kreves i dokumentasjonen etter bokføringsforskriften § 5-1-2 og da særlig i forhold til kjøpsdokumentasjonen.

Hensikten med krav til angivelse av partene er å sikre en tydelig identifikasjon, bl.a. for at mellomværende mellom partene skal kunne bokføres og spesifiseres korrekt og nøyaktig. 

Skattedirektoratet har tidligere besvart spørsmål om hvordan selger skal angis i salgsdokumentet. Vi har da lagt til grunn at selger skal utstede salgsdokument med angivelse av organisasjonsnummeret og det navn som er knyttet til organisasjonsnummeret, dvs. virksomhetens foretaksnavn. Det er kun dette navnet som er søkbart i Foretaksregisteret, hva enten det gjøres søk direkte mot navnet, eller via et organisasjonsnummer. Det er også dette navnet som vil ha beskyttelse gjennom registrering i Foretaksregisteret, jf. foretaksnavneloven § 1-1, jf. § 2-1, og som dermed gir en sikrere identifikasjon i tilfeller hvor for eksempel adresse eller organisasjonsnummer mangler eller er feilaktig registrert.

Regelverket er ikke til hinder for at virksomheten også tar med ev. bedriftsnavn i salgsdokumentet, noe som kan være hensiktsmessig dersom foretaket har forskjellig type virksomhetsområder. 

Skattekontoret har reist spørsmål ved kravet til angivelse av kjøper, og da særlig i forhold til fradragsretten for merverdiavgift.

Skattedirektoratet antar at en mottatt kjøpsdokumentasjon som inneholder alle opplysninger som kreves etter bokføringsforskriften § 5-1, jf. § 5-5, herunder en klar angivelse av kjøperens adresse eller organisasjonsnummer, men med det unntak at foretaksnavnet er erstattet av et registrert bedriftsnavn, vil kunne være tilstrekkelig dokumentasjon i forhold til fradragsrett for merverdiavgift. Det vises i den forbindelse også til opplysningene i Deres brev om at et registrert bedriftsnavn vil være direkte tilgjengelig gjennom MVA-systemet. At foretaksnavnet er erstattet av et registrert bedriftsnavn blir da en mindre formalfeil som ikke bør ha konsekvenser for fradragsretten for merverdiavgift.