Prinsipputtalelse

Nummerering av salgsdokument - merking på annen måte

  • Publisert:

Om forståelsen av bokføringsforskriften § 5-1-3 første ledd.

Utdrag av Skattedirektoratets brev av 23. april 2007.

I brevet viser De til Skattedirektoratets uttalelse av 26.10.2006, publisert på vår hjemmeside, hvor det uttales at det ikke er i samsvar med bokføringsforskriften at flere bokføringspliktige som benytter et felles faktureringssystem, bruker en felles nummerserie. Dette medfører at for eksempel utenlandske næringsdrivende som er registrert i merverdiavgiftsmanntallet ved representant og som benytter det samme fakturerings-systemet for hele konsernet, ikke kan gjøre dette med mindre faktureringssystemet kan tildele hver enkelt bokføringspliktige enhet en egen nummerserie.

Det fremgår av Skattedirektoratets uttalelse at direktoratet ikke har fått presentert eller vurdert løsninger hvor salgsdokumentene er merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkelt måte for hver enkelt virksomhet, jf. bokføringsforskriften § 5-1-3.

De opplyser å ha informert Deres utenlandske klienter om ovennevnte, noe som har avstedkommet en rekke reaksjoner fra flere av klientene. Hovedtrekkene er at dette kravet medfører en vanskelig eller umulig tilpasning i klientens regnskapssystem.

På denne bakgrunn ønsker De en avklaring på om følgende forslag til tilpasninger vil fylle kravet i bokføringsforskriften § 5-1-3:

  1. Systemgenerert påslag av tilleggsnummer som kun gjelder den norske delen av virksomheten. Dvs. at hovedfaktura nummeret følger serien til det utenlandske selskapet, men tilleggsnummereringen vil f.eks. kunne være “NO-Ol”, “NO-02” osv.
  2. Avtalenummer/kontraktsnummer vedrørende salg i Norge som etterfølger hovedfaktura nummerserien til det utenlandske selskapet.
  3. Fakturaene som gjelder den norske delen blir laget i samme system som den utenlandske delen, men blir skrevet ut på forhåndsnummererte blanketter med tett nummerserie.
  4. Utskrift av fakturajournal fra hovedsystemet (som inkluderer fakturaene både til den utenlandske og den norske delen av selskapet). Man vil ved en kontroll av fakturajournalen kunne se hvilke fakturaer som refererer seg til den norske delen, og nummerserien vil være tett selv om norske og utenlandske fakturaer er fakturert i samme system.

(….)

Om kravet til nummerering av salgsdokumentet

Generelt

Kravet til nummerering av salgsdokumentet er stilt for å kunne kontrollere fullstendighet av inntekter. Av bokføringsforskriften § 5-1-3 første ledd andre setning fremgår det også at salgsdokumentet kan være ”merket på annen måte”, men fortsatt slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte. Denne siste formuleringen åpner dermed for at det benyttes annen form for merking i salgsdokumentet enn et numerisk siffer i løpende rekkefølge.

Bestemmelsen er en videreføring av tilsvarende bestemmelse i den nå opphevede forskrift 6.5.1999 nr. 544 om regnskapssystem, registrering, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger, § 5-2 tredje ledd. I NOU 2002:20 Ny bokføringslov drøftes ikke bestemmelsen nærmere, og det angis da heller ingen eksempler på hva slik alternativ merking kan være. Det er også få høringskommentarer til bestemmelsen. I en av  høringsuttalelsene reises det spørsmål ved om kombinerte tall- og bokstavkoder kan benyttes.

Bestemmelsen om at salgsdokumentet kan være ”merket på annen måte” var ikke med i høringsforslaget til forskrift nr. 544. Vi har derfor forsøkt å bringe på det rene om det i høringsuttalelsene til forskrift nr. 544 er gitt noen praktiske eksempler på slik merking. Etter det vi har fått opplyst foreligger det ingen slike høringsuttalelser. Etter Skattedirektoratets oppfatning kan det da legges til grunn at formuleringen ”merket på annen måte” er kommet inn fordi man ikke har kunnet utelukke at det kan forekomme andre ”merkingssystem”, som gir et like godt grunnlag for å vurdere fullstendig registrering i det utfakturerte salget på en enkel måte, som et nummerisk siffer i løpende rekkefølge.

Etter bokføringsforskriften § 5-5 skal dokumentasjon av kjøp være salgsdokumentasjonen selger har utstedt og den skal inneholde de opplysningene som fremgår av § 5-1 (§ 5-1-1 til § 5-1-8). Dersom mottatt salgsdokumentasjon er uriktig eller på annen måte ikke tilfredsstiller kravene i §§ 5-1 flg., skal kjøper kreve ny salgsdokumentasjon, jf. § 5-5 siste ledd. Etter Skattedirektoratets oppfatning innebærer dette at salgsdokumentet må være utformet slik at kjøper kan ta stilling til om alle kravene i forskriften er tilfredsstilt, herunder kravet til nummerering i § 5-1-3 (ev annen merking).

Ved vurderingen av alternative måter å merke dokumentet på  bør det således tas utgangspunkt i om merkingen fremgår klart av dokumentet, og på en slik måte at det ikke er tvilsomt for kjøperen at forskriftens krav er oppfylt. Merkingen må dessuten være egnet til å kontrollere fullstendig registrering av det utfakturerte salget på en enkel måte.

Når det gjelder Deres konkrete forslag til tilpasninger, nummerert fra 1 til 4 ovenfor, og spørsmålet om disse vil fylle kravet i bokføringsforskriften § 5-1-3, bemerkes følgende.

Ang. nr. 1 – tilleggsnummer

Dette forslaget innebærer at det opprinnelige fakturanummer beholdes, men det gjøres et systemgenerert påslag av et nummer som kun gjelder den norske virksomheten. Denne problemstillingen er omtalt i vårt brev til en systemleverandør, gjengitt på våre internettsider den 5. februar 2007. Herfra hitsettes:

  • ”Skattedirektoratet legger til grunn til at løpenummeret er en fortløpende maskinelt tildelt nummerserie for den enkelte bokføringspliktige enheten og at dette nummeret dermed tilfredsstiller kravet i bokføringsforskriften § 5-1-1 nr. 1, jf. § 5-1-3. Angivelse av ”fakturanummer” i salgsdokumentet, vil da være en tilleggsopplysning sett i forhold til bokføringsforskriftens krav.”

Etter Skattedirektoratets syn tilfredsstiller således den løsningen som skisseres i punkt 1 bokføringsforskriftens krav til nummerering av salgsdokument, da det vil være ”nummerert ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens”, jf. forskriften § 5-1-3 første ledd første setning.

Ang. nr. 2 – Avtalenummer / kontraktsnummer

Etter forslaget vil avtalenummer/kontraktsnummer vedrørende salg i Norge etterfølge faktura-nummerserien til det utenlandske selskapet. Dette forslaget innebærer at salgsdokumentet fremstår som nummerert for kjøper. Skattedirektoratet kan ikke uten nærmere opplysninger vurdere om det, via angivelsen av avtalenummer/kontraktsnummer, er mulig å kontrollere fullstendig registrering av det utfakturerte salget på en enkel måte. Dette må uansett vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle.

Ang. nr 3 – Utskriving av faktura på egne forhåndsnummererte blanketter

Vi forstår dette forslaget slik at fakturaen produseres som i dag, men at all fakturainformasjon skrives ut på egne blanketter som er forhåndsnummerert med tett nummerserie. Dette forslaget har således likhetstrekk med forslaget under nr. 1, men det vil ikke bli benyttet ”maskinelt tildelte nummer”. Et annet alternativ som fremgår av forskriften er å benytte ”trykte blanketter”.

Skattedirektoratet legger til grunn at dette alternativet i forskriften i utgangspunktet tar sikte på virksomheter som ikke har et faktureringssystem som produserer ”maskinelt tildelte nummer”. Vi legger videre til grunn at bestemmelsen som hovedregel forutsetter blanketter som er trykt opp eksternt for den bokføringspliktige virksomheten, i et omfang som muliggjør fullstendighetskontroll. Når dette alternativet benyttes bør også virksomhetens navn og organisasjonsnummer, ev. etterfulgt av bokstavene MVA, trykkes.

I Deres eksempel vil fakturainformasjonen, bortsett fra fakturanummer for den norske virksomheten, hentes fra et faktureringssystem. Skattedirektoratet forutsetter at informasjonen som er spesifikk for den norske virksomheten trykkes på blankettene i tillegg til nummer, minimum det norske organisasjonsnummeret etterfulgt av MVA. En slik løsning vil etter vår oppfatning kunne tilfredsstille kravet i bokføringsloven § 5-1-3 første ledd første setning.

Ang. nr. 4 – Utskrift av fakturajournal fra hovedsystemet

Dette alternativet tar utgangspunkt i at fakturaene produseres som i dag med felles nummerserie for hele virksomheten, men at det i tillegg tas utskrift av fakturajournalen fra hovedsystemet. For en norsk kunde vil salgsdokumentet fremstå som et korrekt utstedt salgsdokument. Spørsmålet vil være om det er egnet for å etterprøve fullstendig registrering av utfakturert salg på en enkelt måte, jf. forskriftens ordlyd.

Nummereringen i seg selv gir i dette tilfelle intet grunnlag for å kontrollere fullstendighet, siden nummereringen ikke er i en kontrollerbar sekvens slik bokføringsforskriften § 5-1-3 første ledd første setning krever.  Det vises igjen til vår uttalelse av 26. oktober 2006 hvor det uttales at hver bokføringspliktig enhet må tilfredsstille bokføringsreglenes krav.

Via fakturajournalen er det mulig å se at nummerrekkefølgen er fullstendig, men det vil ikke uten videre være mulig å ta stilling til om de fakturaene (numrene) som ikke er bokført i det norske regnskapet faktisk vedrører den norske virksomheten. For at dette systemet skal være kontrollerbart, må de postene i journalen som gjelder den norske virksomheten være merket, samt at det må være tilgang i Norge til samtlige fakturaer som journalen inneholder. Selv om disse vilkårene er oppfylt, er dette systemet etter vår vurdering ikke egnet til å kontrollere fullstendig registrering av utfakturert salg på en enkel måte. I alle fall gjelder dette dersom omfanget av transaksjoner er av et visst omfang.

På  Norsk RegnskapsStiftelses nettside fremgår det at Bokføringsstandardstyret har følgende sak til behandling:

  • Bokføringsforskriften § 5-1-3. Nummerering av salgsdokumentet: Hva menes med at salgsdokumentet kan være merket på annen måte?

Nærmere vurdering av kravet i bokføringsforskriften § 5-1-3 første ledd vil da eventuelt komme i form av en uttalelse fra Bokføringsstandardstyret.