Utdrag av Skattedirektoratets brev av 31. januar 2007 til en systemleverandør.

Skattedirektoratets vurdering

Deres henvendelse reiser flere spørsmål:

1. Felles salgsdokument – krav til salgsdokumentets innhold
2. Nummerering av salgsdokumentasjonen
3. Nummerering av bilag i bokføringsprosessen
4. Sikring av regnskapsmaterialet (Excel-filer)

Felles salgsdokument – krav til salgsdokumentets innhold

Skattedirektoratet forstår Deres brev slik at mange av Deres kunder benytter felles salgsdokument. Skattedirektoratet bemerker at bokføringsforskriften i likhet med tidligere forskrift nr. 2 til merverdiavgiftsloven, tolkes slik at salgsdokumentet ikke kan inneholde leveranser fra flere leverandører, med mindre det er gitt dispensasjon fra Skattedirektoratet. jf. forskriften § 5-1-8. Skattedirektoratet har tidligere behandlet et fåtall slike søknader, bl.a. fra energibransjen. Bokføringsforskriften § 5-1-6 har imidlertid et generelt unntak fra ovennevnte for formidling av varer og tjenester:

Den som formidler varer og tjenester, kan utferdige salgsdokument for flere leverandører i ett salgsdokument. Det kan benyttes en felles nummerserie for slike salgsdokument og det totale vederlaget for den enkelte leverandør kan unnlates spesifisert.

I den videre behandlingen av Deres henvendelse forutsetter Skattedirektoratet at bokføringsforskriften § 5-1-6 ikke kommer til anvendelse.

Nummerering av salgsdokumentasjonen

Selskapene benytter felles faktureringssystem og fakturaene er ikke fortløpende nummerert for hver enkelt bokføringspliktige enhet. Dette er, slik De skriver, ikke i samsvar med kravet i bokføringsforskriften § 5-1-3, jf. også ”Nummerering av salgsdokument – bruk av felles faktureringssystem”.

Etter det opplyste vil X AS endre faktureringssystemet slik at det innføres et eget løpenummer for hver bokføringspliktig enhet, i tillegg til fakturanummeret. Begge numrene vil fremgå av salgsdokumentet (fakturaen).

Skattedirektoratet legger til grunn til at løpenummeret er en fortløpende maskinelt tildelt nummerserie for den enkelte bokføringspliktige enheten og at dette nummeret dermed tilfredsstiller kravet i bokføringsforskriften § 5-1-1 nr. 1, jf. § 5-1-3. Angivelse av ”fakturanummer” i salgsdokumentet, vil da være en tilleggsopplysning sett i forhold til bokføringsforskriftens krav.

Nummerering av bilag i bokføringsprosessen

Skattedirektoratet har tidligere uttalt at bokføringsloven forutsetter at også bokføringsbilagene som sådan, for å tilfredsstille det grunnleggende bokføringsprinsippet om fullstendighet, skal være fortløpende nummerert, eventuelt fortløpende nummerert pr. bilagsart. Også dette kravet gjelder den enkelte bokføringspliktige virksomheten. Det vises i den forbindelse til  ”Krav til nummerering av bilag”og til ”Nummerering av salgsdokument – bruk av felles faktureringssystem”

Skattedirektoratet forstår det slik at salgsfakturaene registreres i en ”fakturajournal” og at det etableres et eget bilagsnummer (buntnummer) hvoretter salgene bokføres i kontospesifikasjonen. Skattedirektoratet forutsetter at dette bilagsnummeret er fortløpende nummerert pr. bokføringspliktig enhet, jf. opplysningene ovenfor. I e-post av 17. januar, jf. telefonsamtale den 22. januar, opplyses det at denne journalen, ev. en egen liste, vil ha en kolonne som viser løpenumrene pr. virksomhet, og at man her vil se at det ikke er brudd i nummerserien. Disse numrene vil så peke på det fakturanummeret der de tilhørende produktene er fakturert. Skattedirektoratet forutsetter at en eventuell liste også innehar opplysninger om den enkelte fakturasum og en henvisning til konteringsbilaget.

Skattedirektoratet legger generelt til grunn at når kontoboken oppdateres på grunnlag av summer i en underliggende fakturajournal/liste, må fakturajournalen/listen spesifisere salgsdokumentets nummer (i Deres tilfelle ”løpenummeret”). Dette er en forutsetning for å kunne kontrollere fullstendighet i bokføringen. Fakturajournalen/listen vil med slik bokføring bli å regne som en del av bokføringsspesifikasjonen og kontospesifikasjon, jf. bokføringsloven § 3-1 nr. 1 og 2, og er oppbevaringspliktig i 10 år, jf. bokføringsloven § 13 nr. 2.

Sikring av regnskapsmaterialet (Excel-filer)

Det fremgår videre av Deres e-post av 17. januar at listen vil være en del av den nye løsningen som skal utvikles. Det opplyses at ”Her ser vi for oss at vi eksporterer innholdet til MS Excel.”

Som nevnt vil fakturajournalen regnes som en del av de lovbestemte spesifikasjonene som skal oppbevares i 10 år. Dersom De velger en løsning hvor opplysninger om fakturanr. (løpenr.) legges i en egen liste, vil også denne listen bli en del av de lovbestemte spesifikasjonene. Skattedirektoratet har hatt flere spørsmål om bokføring mv. kan skje ved bruk av regneark, som for eksempel Excel. Med henvisning til det generelle bokføringsprinsippet om sikring, jf. bokføringsloven § 4 nr. 9, har vi frarådet slike løsninger. Dersom slike løsninger likevel velges har vi forutsatt at opplysningen låses, for eksempel i form av utskrifter på papir eller til en pdf-fil, innen fristene for å utarbeide lovbestemte spesifikasjoner, jf. bokføringsloven 5, samt at disse utskriftene oppbevares iht. bokføringsloven § 13.

Bokførte opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt, jf. bokføringsloven § 13 annet ledd. Dette gjelder selv om lovbestemte spesifikasjoner er tatt ut på papir for oppbevaring i 10-årsperioden. (Kravet gjelder ikke bokføringspliktige som har mindre enn 5 millioner kroner i omsetning eksklusive merverdiavgift.)

Det bemerkes for øvrig at Norsk RegnskapsStiftelse, ved Bokføringsstandardstyret, har til behandling en sak vedrørende bl.a. sikring av elektronisk regnskapsmateriale.