Prinsipputtalelse

Krav til nummerering av bilag

  • Publisert:

Om forståelsen av bokføringsloven § 10 og bokføringsforskriften § 3-1.

Utdrag av brev fra Skattedirektoratet av 24. mars 2006 til et advokatfirma.

I brevet spør De om bokføringsloven og bokføringsforskriften krever at mottakeren av en faktura må nummerere de inngående fakturaene med en egen og fortløpende nummerserie, eller om det er tilstrekkelig å benytte leverandørens fakturanummer som bilagsnummer.

Det vises til at en av Deres kunder har behov for avklaring av dette spørsmålet. Kundens praksis er beskrevet som følger:

”(…) Når vi modtager en leverdørfaktura så bliver bilaget bogført med Leverandør nummer, beløb og moms m.v., men vi har ikke en egentlig fortløbende nummerering af de indkomne leveradør faktura, idet vi som bilasgnummer anvender bilags faktura nummer.

I vort system har det den fordel, at vi umiddelbart har mulighed for at kontrollere leverandørs kontouddrag over til bogføringen. Ved forespørgsel i vor system på leverandør konto vises oplysning om dato, faktura nr. og beløb m.v. og da vi arkiverer leverandør faktura i leverandør navne orden, så har vi umiddelbart de oplysninger der er behov for at kontrollere, at bogføring vedr. en leverandør er fuldstændig.

Hvis vi ændrer paksis og begynder at nummerere vor leverandørfaktura fortløbende, så taber vi denne umiddelbare mulighed for at kontrollere for fuldstændighed idet vi ikke længre vil kunne sammenholde bilagsnummer over til leverandørs kontouddrag. Da bilagene er arkiveret i navne orden, vil det i øvrigt ikke være praktis muligt at kontrollere om der skulle mangle et bilag i den fortløbende nummerering. (…)”

Regelverket Iht. bokføringsloven § 7 skal den bokføringspliktige bokføre alle opplysninger som er nødvendige for å kunne utarbeide spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i loven § 5 og pliktig regnskapsrapportering. I bokføringsforskriften § 3-1 er det gitt nærmere krav til innholdet i de forskjellige spesifikasjonene. Det fremgår at bl.a. bokføringsspesifikasjon, kontospesifikasjon og kunde- og leverandørspesifikasjon skal inneholde dokumentasjonshenvisning.

I bokføringsloven § 10 annet ledd fremgår det dessuten at dokumentasjonen skal systematiseres på en måte som gjør det mulig å kontrollere at den er fullstendig.

Skattedirektoratets vurdering

Det er ikke gitt noen nærmere regler om kravet til dokumentasjonshenvisning mv.

Det fremgår imidlertid at det grunnleggende bokføringsprinsippet om fullstendighet i bokføringsloven § 4 nr. 2 har vært sentralt ved utformingen av regelverket.

I bokføringsloven § 9 annet ledd stilles det dessuten krav om at det skal fremgå av dokumentasjonen eller spesifikasjonen dersom opplysninger slettes. Bakgrunnen for dette er at det skal være enklere å kontrollere fullstendighet.

Skattedirektoratet kan vanskelig se at en annen nummerering en fortløpende nummerering, eventuelt fortløpende nummerering på ulike bilagsarter, er egnet til å tilfredsstille bokføringslovgivningens krav på dette punkt. En nummerering basert på leverandørens fakturanummer synes ikke egnet som utgangspunkt for å vurdere fullstendighet. Det vises for eksempel til at om et bilagsnummer fjernes (slettes) i et slikt tilfelle vil det ikke være mulig å kontrollere at bokføringen er fullstendig, selv om det oppbevares opplysninger om slettingen i regnskapssystemet.

Skattedirektoratet bemerker for øvrig at virksomheten kan vurdere om det er hensiktsmessig å legge leverandørens fakturanummer inn i et tekstfelt. Vi kan imidlertid ikke se at dette normalt er påkrevd for å gjennomføre en rasjonell avstemming av leverandørene.

Konklusjon

Nummerering basert på leverandørenes fakturanummer er ikke egnet til å ivareta det grunnleggende bokføringsprinsippet om fullstendighet, og kan følgelig ikke benyttes.

Skattedirektoratet legger således til grunn at bokføringslovgivningen forutsetter at dokumentasjonen skal være fortløpende nummerert.

footer/desktop/standard