Fritak for arbeidsgiveravgift når arbeidsgiver forskutterer sykepenger og andre trygdeytelser
Skattedirektoratet har gitt en prinsipputtalelse om fritaket for arbeidsgiveravgift når arbeidsgiver forskutterer sykepenger og andre trygdeytelser. Prinsipputtalelsen får konsekvenser for arbeidsgivers rapportering av arbeidsgiveravgiftsgrunnlag og beregning av arbeidsgiveravgift.
Kort om fritaket for arbeidsgiveravgift
Lønn og feriepenger under sykdom, fødselspermisjon osv., som refunderes fra folketrygden er fritatt for arbeidsgiveravgift, jf. folketrygdloven § 23-2 femte ledd første punktum. Fritaket for arbeidsgiveravgift gjelder bare hvis de aktuelle ytelsene faktisk blir refundert. For å få fritak for arbeidsgiveravgiften må du både kreve refusjon og ha refusjonsrett etter folketrygdloven §§ 8-20 tredje ledd, 8-21 tredje ledd eller 22-3.
Du kan velge mellom å gjøre fritaket gjeldende på det tidspunktet du forskutterer ytelsene eller når ytelsene blir refundert fra Arbeids- og velferdsetaten (NAV). Se prinsipputtalelse fra Skattedirektoratet.
På hvilket tidspunkt kan du kreve fritak for arbeidsgiveravgift når du forskutterer ytelser fra NAV?
Du kan redusere beregningsgrunnlaget for arbeidsgiveravgift når du faktisk forskutterer en ytelse. På rapporteringstidspunktet må du kunne vise hvordan du har kommet frem til refusjonsbeløpet du legger til grunn. Det kan for eksempel være en oversikt over hvor mye den ansatte faktisk har vært borte i perioden rapporteringen gjelder, og en beregning av hvilken dagsats det er sannsynlig at NAV legger til grunn. Hvis du ikke krever refusjon fra NAV, har du ikke rett til å redusere beregningsgrunnlaget for arbeidsgiveravgiften.
Som arbeidsgiver er du ansvarlig for at beløpet som fritas for arbeidsgiveravgift er riktig. Hvis du ikke kan beregne hva som sannsynligvis er det riktige forskutterte beløpet, må du vente med å redusere beregningsgrunnlaget til du mottar refusjonen fra NAV.
Rapportering i a-meldingen når du reduserer avgiftsgrunnlaget med ytelser du forskutterer for NAV
Når du forskutterer sykepenger og andre ytelser på vegne av folketrygden, skal du rapportere dette som ordinær arbeidsgiveravgiftspliktig lønn. Ytelsene tar du med i arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget for lønn og godtgjørelse som ordinære avgiftspliktige ytelser.
For å frita beløpet du har forskuttert for arbeidsgiveravgift, oppgir du dette i arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget for refusjon av sykepenger osv. Du kan bare redusere arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget med det beløpet du vil få refundert.
Det fritatte beløpet er et negativt beløp, og skal redusere summen av beregnet arbeidsgiveravgift. Bruk samme avgiftssats som du bruker for å beregne arbeidsgiveravgift.
Ola er sykemeldt fra 1. - 31. august. Avtalt månedslønn er 110 000 kroner. Arbeidsgiver beregner at refusjonen fra NAV vil være 55 000 kroner.
| A-melding for august | |
| Fastlønn (Ola) | 110 000 |
| Avgiftspliktig | Ja |
| Avgiftsgrunnlag lønn og godtgjørelse | |
| Beregningskode | generelle næringer |
| Sone | 1 |
| Avgiftssats | 14,1 prosent |
| Avgiftsgrunnlag | 110 000 |
| Avgiftsgrunnlag refusjoner fra NAV | |
| Beregningskode | generelle næringer |
| Sone | 1 |
| Avgiftssats | 14,1 prosent |
| Avgiftsgrunnlag | -55 000 |
| Arbeidsgiveravgift å betale | 7 755 |
I tillegg oppgir arbeidsgiver andre obligatoriske opplysninger.
Totalt avgiftsgrunnlag i august er 55 000 kroner.
Hvis refusjonen fra NAV stemmer med det arbeidsgiver har beregnet som forskuttert ytelse, er arbeidsgiveravgiften gjort opp. Hvis beregnet avgiftsfritt beløp i august er høyere enn beløpet som faktisk blir refundert, må arbeidsgiver rette rapporteringen for august.
Slik retter du feil
Rapportert for lavt refusjonsbeløp
Hvis du har rapportert et lavere beløp i arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget for refusjon av sykepenger osv. da du forskutterte ytelsen fra NAV enn du faktisk får refundert, må du rette opplysningene. Du kan enten korrigere a-meldingen for den kalendermåneden da avgiftsgrunnlaget ble redusert, eller du kan ta med differansen mellom tidligere beregnet refusjon og mottatt refusjon i den måneden du mottar refusjonen fra NAV.
Rapportert for høyt refusjonsbeløp
Hvis du har rapportert et høyere beløp i arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget for refusjon av sykepenger osv. da du forskutterte ytelsen fra NAV enn du faktisk får refundert, må du rette a-meldingen for den kalendermåneden du forskutterte ytelsen.
Se hvordan du kan rette feil i veiledningen til a-meldingen under emnet Arbeidsgiveravgift.
Kari er syk i oktober. Avtalt månedslønn er 60 000 kroner. Arbeidsgiver beregner at refusjonen fra NAV blir 30 000 kroner.
Ola var syk i hele august og i oktober mottar arbeidsgiver en refusjon fra NAV på 58 000 kroner. Refusjonen er 3 000 kroner høyere enn det arbeidsgiveren la til grunn som forskuttert beløp ved rapporteringen i august (55 000 kroner). Arbeidsgiver tar med differansen mellom mottatt refusjon og beregnet forskuttert beløp i august på a-meldingen i den kalendermåneden han mottar refusjonen (oktober).
Forskutterte sykepenger for Kari i oktober, 30 000 kroner, og differansen mellom beregnet refusjon i august og mottatt refusjon i oktober for Ola, 3 000 kroner, rapporteres i avgiftsgrunnlaget for refusjoner fra NAV.
| A-melding for oktober | |
| Fastlønn (Ola) | 110 000 |
| Avgiftspliktig | Ja |
| Fastlønn (Kari) | 60 000 |
| Avgiftspliktig | Ja |
| Avgiftsgrunnlag lønn og godtgjørelse | |
| Beregningskode | generelle næringer |
| Sone | 1 |
| Avgiftssats | 14,1 prosent |
| Avgiftsgrunnlag | 170 000 (Ola og Kari) |
| Avgiftsgrunnlag refusjoner fra NAV | |
| Beregningskode | generelle næringer |
| Sone | 1 |
| Avgiftssats | 14,1 prosent |
| Avgiftsgrunnlag | -33 000 |
| Arbeidsgiveravgift å betale | 19 317 |
I tillegg oppgir arbeidsgiver andre obligatoriske opplysninger.
Totalt avgiftsgrunnlag i oktober er 137 000 kroner.
På hvilket tidspunkt kan du kreve fritak for arbeidsgiveravgift når du mottar refusjon fra NAV?
Du kan redusere beregningsgrunnlaget for arbeidsgiveravgift når du faktisk har forskuttert en ytelse for NAV. Hvis du ikke krever refusjon fra NAV, har du ikke rett til å redusere beregningsgrunnlaget for arbeidsgiveravgift. Hvis du krever fritak for arbeidsgiveravgift når du mottar refusjonen fra NAV, bruker du «Oppgjørsrapporten (K27) refusjoner fra NAV» til å dokumentere beløpet som fritas for arbeidsgiveravgift.
Rapportering i a-meldingen når du reduserer avgiftsgrunnlaget med refusjon du har mottatt fra NAV
Når du forskutterer sykepenger og andre ytelser på vegne av folketrygden, skal du rapportere dette som ordinær arbeidsgiveravgiftspliktig lønn. Ytelsene tas med i arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget for lønn og godtgjørelse som ordinære avgiftspliktige ytelser.
Når du mottar oppgjørsrapporten fra NAV, oppgir du refundert beløp i arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget for refusjon av sykepenger osv. Du kan bare redusere arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget med det beløpet du faktisk får refundert.
Det fritatte beløpet er et negativt beløp, og skal redusere summen av beregnet arbeidsgiveravgift. Bruk samme avgiftssats som du bruker for å beregne arbeidsgiveravgift.
Per er sykemeldt fra 1. - 31. august. Avtalt månedslønn er 110 000 kroner.
| A-melding for august | |
| Fastlønn (Per) | 110 000 |
| Avgiftspliktig | Ja |
| Avgiftsgrunnlag lønn og godtgjørelse for august | |
| Beregningskode | generelle næringer |
| Sone | 1 |
| Avgiftssats | 14,1 prosent |
| Avgiftsgrunnlag | 110 000 |
I oktober mottar arbeidsgiver refusjon fra NAV med 58 000 kroner. Refusjonen rapporterer de i oktober:
| Avgiftsgrunnlag refusjoner fra NAV for oktober | |
| Beregningskode | generelle næringer |
| Sone | 1 |
| Avgiftssats | 14,1 prosent |
| Avgiftsgrunnlag | -58 000 |
Slik retter du feil
Se hvordan du kan rette feil i veiledningen til a-meldingen under emnet Arbeidsgiveravgift.
Ekstra arbeidsgiveravgift
Du skal beregne ekstra arbeidsgiveravgift når samlede avgiftspliktige lønnsytelser til en inntektsmottaker fra en juridisk enhet overstiger innslagspunktet på 750 000 kroner i 2023. Arbeidsgivers beregnings- og rapporteringsplikt for ekstra arbeidsgiveravgift starter på det tidspunktet beløpsgrensen er nådd (innslagspunktet).
Hvordan påvirkes innslagspunktet for den ekstra arbeidsgiveravgiften ved arbeidsgivers forskuttering og senere refusjoner fra NAV?
Når du forskutterer sykepenger og andre ytelser på vegne av folketrygden, skal du rapportere dette som ordinær arbeidsgiveravgiftspliktig lønn. Ytelsene tas med i beregningen for innslagspunktet for beregning av ekstra arbeidsgiveravgift.
Legger du tidspunktet du forskutterte ytelsen fra NAV til grunn for å frita beløpet for arbeidsgiveravgiften? Da vil det forskutterte beløpet du oppgir i avgiftsgrunnlaget for refusjoner fra NAV påvirke beregningen av innslagspunktet. Dette har betydning for beregningen av ekstra arbeidsgiveravgift.
Legger du tidspunktet du mottar refusjonen fra NAV til grunn for å frita beløpet for arbeidsgiveravgiften? Da vil det refunderte beløpet du oppgir i avgiftsgrunnlaget for refusjoner fra NAV påvirke beregningen av innslagspunktet. Dette har betydning for beregningen av ekstra arbeidsgiveravgift.
Innslagspunktet beregnes for det enkelte kalenderår. Refusjoner som tas med i beregning av innslagspunktet må høre til årets lønnsytelser.
Når kan du kreve fritak for ekstra arbeidsgiveravgift når du forskutterer ytelser for NAV?
Før du kan redusere beregningsgrunnlaget for ekstra arbeidsgiveravgift med et forskuttert beløp, må du ha oversteget innslagspunktet for beregning av ekstra arbeidsgiveravgift for inntektsåret. Innslagspunktet for 2023 er 750 000 kroner.
Når kan du kreve fritak for ekstra arbeidsgiveravgift ved refusjon fra NAV?
Før du kan redusere beregningsgrunnlaget for ekstra arbeidsgiveravgift med et refundert beløp, må du har oversteget innslagspunktet for beregning av ekstra arbeidsgiveravgift for inntektsåret. Innslagspunktet for 2023 er 750 000 kroner.
Når du trekker fra mottatt refusjon i avgiftsgrunnlaget, må du ta hensyn til følgende:
- Når du reduserer grunnlaget for ekstra arbeidsgiveravgift ved refusjon, gjelder innslagspunktet for beregning av ekstra arbeidsgiveravgift per inntektsmottaker per år.
- Beregningsgrunnlaget for ekstra arbeidsgiveravgift kan ikke bli et negativt beløp. Når du har mottatt en refusjon fra NAV, kan du redusere grunnlaget for beregning av ekstra arbeidsgiveravgift inntil null for det året refusjonen gjelder for.
- Mottar du en refusjon i 2024 for sykepenger du har forskuttert i 2023, kan du redusere beregningsgrunnlaget for ekstra arbeidsgiveravgift i 2024 hvis du har beregnet ekstra arbeidsgiveravgift for inntektsmottakeren i 2023. Reduksjonen i beregningsgrunnlaget kan ikke overstige det beløpet som faktisk har inngått i beregningsgrunnlaget for ekstra arbeidsgiveravgift for inntektsmottakeren i 2023.
- Refusjoner som gjelder 2022 eller tidligere år skal ikke inngå i reduksjon av innslagspunktet eller beregningsgrunnlaget for ekstra arbeidsgiveravgift.
Eksempelet gjelder for 2023 med innslagspunkt 750 000 kroner, og viser hvordan innslagspunktet for beregning av ekstra arbeidsgiveravgift blir påvirket av refusjoner fra NAV. Siden innslagspunktet skal beregnes per inntektsår, påvirkes det ikke av refusjoner som gjelder tidligere inntektsår. Eksempelet viser også hvordan beregningsgrunnlaget for ekstra arbeidsgiveravgift blir påvirket av refusjoner fra NAV. Under tabellen kan du se forklaring på beregningen til den enkelte note.
|
Refusjon 2023 |
Inntekt |
Aga |
Innslagspunkt |
Ekstra aga |
|
lønn januar |
110 000 |
110 000 |
110 000 |
0 |
|
lønn februar |
110 000 |
110 000 |
220 000 |
0 |
|
refusjon NAV 2022 |
-20 000 |
* |
0 |
|
|
lønn mars |
110 000 |
110 000 |
330 000 |
0 |
|
lønn april |
110 000 |
110 000 |
440 000 |
0 |
|
lønn mai |
110 000 |
110 000 |
550 000 |
0 |
|
refusjon feriepenger NAV** |
-10 000 |
540 000 |
0 |
|
|
feriepenger juni |
120 000 |
120 000 |
660 000 |
0 |
|
lønn juli |
110 000 |
110 000 |
770 000 |
20 000 |
|
refusjon NAV april *** |
-30 000 |
740 000 |
-20 000 |
|
|
lønn august |
110 000 |
110 000 |
850 000 |
100 000 |
|
lønn september |
110 000 |
110 000 |
960 000 |
110 000 |
|
refusjon juli **** |
-30 000 |
930 000 |
-30 000 |
|
|
lønn oktober |
110 000 |
110 000 |
1 040 000 |
110 000 |
|
lønn november |
110 000 |
110 000 |
1 150 000 |
110 000 |
|
lønn desember |
110 000 |
110 000 |
1 260 000 |
110 000 |
|
Sum |
1 330 000 |
1 240 000 |
1 260 000 |
510 000 |
|
-750 000 |
|
-750 000 |
||
|
Kontrollsum |
580 000 |
|
510 000 |
* Beregningen av innslagspunktet påvirkes ikke av refusjoner som gjelder 2022 eller tidligere. Innslagspunktet er derfor ikke redusert med 2022-refusjonen.
**Refusjon av feriepenger fra NAV inngår i beregningen av innslagspunktet. Innslagspunktet reduseres med 10 000 kr.
***Refusjonen fra NAV for april er på 30 000 kroner. Når den mottas i juli, går hele beløpet til fradrag i ordinært arbeidsgiveravgiftsgrunnlag. Fradraget i grunnlaget for ekstra arbeidsgiveravgift begrenses til det grunnlaget som har inngått i beregningen av ekstra arbeidsgiveravgift så langt i året. Innslagspunktet reduseres med hele beløpet på 30 000 kroner siden refusjonen gjelder inneværende kalenderår.
****For refusjonen for juli, som mottas i september, kommer hele refusjonen på 30 000 kroner til fradrag i innslagspunktet. Selv om det ikke er beregnet ekstra arbeidsgiveravgift i juli, kommer hele refusjonen (30 000 kroner) til fradrag i grunnlaget for ekstra arbeidsgiveravgift. Dette er fordi det er beregnet mer i ekstra arbeidsgiveravgift på inntektsmottakeren så langt i 2023 enn den mottatte refusjonen. Hvis ikke hele refusjonen trekkes ut i disse tilfellene, vil arbeidsgiver ha beregnet for høy ekstra arbeidsgiveravgift.
Se mer informasjon om rapportering av ekstra arbeidsgiveravgift i veiledningen til a-meldingen, under emnet ekstra arbeidsgiveravgift.
Finansskatt
Grunnlaget for finansskatt på lønn er det samme som avgiftsgrunnlaget for beregning av ordinær arbeidsgiveravgift. Det rapporteres ikke eget særskilt beregningsgrunnlag i a-meldingen.
Ved forskuttering og refusjon av sykepenger osv. skal du redusere beregningsgrunnlaget for finansskatt tilsvarende som for ordinær arbeidsgiveravgift, men du skal ikke oppgi beregningsgrunnlaget i rapporteringen i a-meldingen.
Rapportert for lav finansskatt å betale
Har du rapportert for lavt beløp å betale i finansskatt fordi du har trukket fra mer enn du faktisk får refundert fra NAV da du forskutterte ytelsen for NAV? Da skal du rette a-meldingen for den kalendermåneden du trakk fra forskutteringsbeløpet.
Rapportert for høy finansskatt å betale
Har du forskuttert en ytelse fra NAV, men rapportert inn et for høyt beløp i finansskatt fordi du trakk mindre fra enn du får refundert? Da kan du velge om du vil korrigere a-meldingen for forskutteringsmåneden, eller om du vil trekke fra med differansen i a-meldingen den måneden ytelsen ble refundert.
Se mer informasjon om rapportering av finansskatt på lønn i veiledningen til a-meldingen, under emnet finansskatt.
Krav til bokføring og dokumentasjon
Når du benytter fritak for arbeidsgiveravgift etter folketrygdloven § 23-2 femte ledd første punktum, må dette være dokumentert. Det gjelder både hvis du benytter fritaket når du forskutterer og når du mottar refusjoner fra NAV. Plikten til å dokumentere, bokføre og spesifisere opplysningspliktige ytelser følger av bokføringsloven og bokføringsforskriften. Se blant annet bokføringsloven § 5 annet ledd nr. 2, § 7 og § 10. For arbeidsgivere som ikke har bokføringsplikt følger tilsvarende plikter av skattebetalingsforskriften § 5-11-2.
Tilleggsskatt
Alle feil i rapporteringen gir en risiko for tilleggsskatt. Hvis du har benyttet fritak for arbeidsgiveravgift ved forskuttering av sykepenger og rapporteringen ikke samsvarer med refusjonen fra NAV, vil vi i utgangspunktet vurdere dette som feil rapportering. Ved en kontroll må du kunne vise dokumentasjon på at du har gjort en forsvarlig og sannsynlig beregning av størrelsen på fritaket for arbeidsgiveravgift på forskutterte sykepenger, for at rapporteringen ikke skal ansees som feil.