Første ledd bokstav a til c angir uttømmende hvilke lovstridige handlinger som kan medføre overtredelsesgebyr. Bestemmelsen er en «kan»-regel og det må vurderes konkret for hvert enkelt tilfelle om overtredelsesgebyr skal ilegges. Det er ikke krav om subjektiv skyld for ileggelse av overtredelsesgebyr, men likevel sterk presumsjon for at den ansvarlige har opptrådt uaktsomt, jf. Prop. 38 L (2015–2016) punkt 20.4.3.3.

Ved den konkrete vurderingen av om overtredelsesgebyr skal ilegges, bør skattemyndighetene blant annet legge vekt på

• overtrederens skyld eller om noen som har handlet på vegne av et foretak har utvist skyld

• overtredelsens omfang og virkning

• fordeler som kunne vært oppnådd ved lovbruddet

• sanksjonens preventive virkning og eventuell gjentakelse

• om foretaket, ved retningslinjer, instruksjon, opplæring, kontroll eller andre tiltak, kunne forhindret overtredelsen.

Overtredelsesgebyr kan ilegges selv om overtredelsen skyldes regnskapsfører, revisor eller andre medhjelpere, fordi den skattepliktige i utgangspunktet er ansvarlig for sine medhjelperes handlinger.

En bokføringspliktig kan for eksempel ha utpekt en person som har ansvar for å føre eller oppbevare personalliste for virksomheten. Sykdom hos den som har det praktiske ansvaret gir normalt ikke grunnlag for å unnlate å ilegge gebyr. Den bokføringspliktige må derfor sørge for å ha rutiner som sikrer at kravene til å føre personalliste blir ivaretatt også når nøkkelpersonell er borte fra arbeidsplassen.

Ettersom overtredelsesgebyr anses som straff etter EMK, kreves det ved ileggelse av overtredelsesgebyr klar sannsynlighetsovervekt for at vilkårene i bestemmelsen er oppfylt. Se nærmere om krav til bevis og forholdet til EMK under § 14‑3, Beviskrav og Forholdet til EMK.

Det er i praksis sjelden aktuelt å ilegge overtredelsesgebyr overfor tredjepart som ikke har oppfylt opplysningsplikten etter Kapittel 7 Opplysningsplikt for tredjeparter, fordi overtredelsesgebyr ikke skal ilegges når det tidligere er benyttet tvangsmulkt i anledning samme overtredelse. Overtredelsesgebyr kan likevel være aktuelt når skattemyndighetene først i ettertid blir klar over at opplysningene skulle vært gitt. I slike tilfeller er det ikke aktuelt å benytte tvangsmulkt.

Bestemmelsen gir hjemmel for å ilegge overtredelsesgebyr overfor den som ikke medvirker til kontrollundersøkelser etter § 10-4 Kontroll hos den opplysningspliktige. Etter tidligere rett ble det benyttet tvangsmulkt ved manglende medvirkning til kontroll. Unnlatt medvirkning til kontroll kan også være straffbart, se omtale i § 14-13 Straff for unnlatt medvirkning til kontroll mv.

Bestemmelsen viderefører ligningsloven § 10-9. Den gir skattemyndighetene adgang til å ilegge overtredelsesgebyr ved manglende etterlevelse av plikten til å utarbeide og oppbevare personallister. Se SKD 4/2019 Krav til føring av personalliste i enkelte bransjer for mer informasjon og Skatteetaten.no om personalliste. Overtredelsesgebyr kan ilegges ved konstaterte brudd på bestemmelsene i bokføringsforskriften §§ 8-5-6 og 8-5-7. Det betyr at det kan ilegges overtredelsesgebyr når

• personalliste ikke er ført eller den er mangelfullt ført,

• når det ikke kan fremlegges legitimasjonspapirer for de tilstedeværende eller

• det er brudd på oppbevaringsbestemmelsene.

Mangler ved føringen kan for eksempel være at det er benyttet et lite betryggende system, for eksempel løsark i stedet for innbundet bok hvor sidene er forhåndsnummererte, eller at boken mangler opplysninger, for eksempel personalets fødselsnummer.

Skattekontoret kan unnlate å ilegge overtredelsesgebyr hvis en kodeoversikt med fødselsnummer, jf. bokføringsforskriften § 8-5-6 annet ledd, ikke lar seg fremskaffe umiddelbart, men personallisten for øvrig inneholder de opplysninger som er påkrevd. Personvernhensyn kan tilsi at virksomheten ønsker å hindre at alle ansatte har tilgang til kodeoversikten, og det kan oppstå en situasjon hvor den som har de nødvendige fullmakter ikke er til stede på kontrolltidspunktet.