Coronavirus - important information from the Tax Administration

Important information

This page is not available in English.

Prinsipputtalelse

Hjemmekontor og skatt

  • Published:
  • Updated: 11/18/2020

Etter en tid hvor mange av oss måtte venne oss til å jobbe mer hjemmefra enn vanlig, er det en del bedrifter som nå vurderer å gjøre hjemmekontorhverdagen til et alternativ også utenfor den ekstraordinære koronasituasjonen. Vi har derfor samlet opp en del informasjon som skal svare ut de vanligste skattespørsmålene om hjemmekontor for arbeidsgiver og ansatte.

Nedenfor finner du informasjon om de skattemessige konsekvensene når arbeidsgiver dekker:

Når ansatte har utgifter til hjemmekontor som arbeidsgiver ikke dekker, er det mulighet for fradrag i skattemeldingen. De fleste fradragene vil imidlertid inngå i minstefradraget. Fordi minstefradraget er så høyt, vil det for de fleste arbeidstakere/ansatte  ikke være lønnsomt å kreve fradrag for faktiske kostnader fremfor minstefradrag.  Adgangen til å få fradrag er sammenfallende med arbeidsgivers mulighet til å gi skattefri dekning. Det kan derfor være relevant informasjon om fradrag i avsnittene som gjelder arbeidsgivers dekning. Vi har sammenfattet fradragsreglene nedenfor:

Arbeidsgiver dekker kostnader

Kostnader til hjemmekontor (lokaler)

Hjemmekontoret er for de fleste en arbeidsplass ved et skrivebord, stue- eller kjøkkenbord i boligen. Noen har også et eget arbeidsrom som helt eller delvis benyttes som kontor.

I en situasjon der hjemmekontoret vanskelig kan skilles fra fellesarealer, eller arealer man også benytter til annet enn hjemmekontor, er det ikke rom for at arbeidsgiver kan dekke noen form for kontorgodtgjørelse eller leie skattefritt. Det samme gjelder dekning av en forholdsmessig andel av faktiske utgifter til strøm, vask eller tilsvarende. En hjemmekontorgodtgjørelse eller kostnadsdekning vil i slike tilfeller være skattepliktig som lønn.

Dersom man har et rom i boligen sin som utelukkende benyttes til hjemmekontor, kan arbeidsgiver utbetale en skattefri hjemmekontorgodtgjørelse på 1 850 kroner årlig til den ansatte. Beløpet fastsettes i de årlige takseringsreglene. Man kan som et alternativ få dekket faktiske kostnader knyttet til kontoret. Det kan imidlertid være vanskelig å fastslå hvor stor andel av strøm, forsikring, husleie, kommunale avgifter mv. som kun relaterer seg til hjemmekontorbruken. Her må det eventuelt gjøres en skjønnsmessig vurdering. Utbetales mer enn den skattefrie godtgjørelsen eller de estimerte kostnadene, må overskuddet skattemessig behandles som lønn.

I unntakstilfeller kan det være aktuelt for arbeidsgiver å leie lokaler av den ansattee. Se skattereglene for dette i Skatte-ABC, Bolig-utleie, Utleie til arbeidsgiver.

Utstyr til hjemmekontoret

Et funksjonelt hjemmekontor forutsetter at man har både arbeidsplass og nødvendig utstyr tilgjengelig hjemme. Det er flere måter den ansatte kan få tilgang til slikt utstyr på:

De skattemessige konsekvensene varierer for de ulike måtene man har innrettet seg på.

For enkelte hjelpemidler man trenger på hjemmekontor, for eksempel telefon og internettilgang (EKOM) gjelder egne skatteregler. Se mer om dette på skatteetaten.no- skatt på telefon og bredbånd og nedenfor i avsnittet kostnadsdekning av internett, telefon mv.

Arbeidsgiver låner utstyr til den ansatte (arbeidsgiver eier)

Arbeidsgiver kan låne ut utstyr til hjemmekontor skattefritt til den ansatte, forutsatt at hovedformålet med utlån av utstyr er til bruk i arbeidet. For utstyr som normalt brukes i arbeidssammenheng vil det som utgangspunkt kunne legges til grunn at arbeidet er hovedformålet med anskaffelsen. Dette vil for eksempel gjelde skrivebord, kontorstol, skrivebordslampe, headset til telefon mv. Det må imidlertid trekkes en grense der man f. eks. kjøper inn en stol eller skjerm som er spesielt egnet til gaming eller underholdning, da dette vil trekke i retning av at hovedformålet er privat og ikke arbeid. Kjøp av solskjerming, panelovner/oppvarmings-/klimaanlegg, klær eller utstyr man normalt har i en privat husholdning, vil ha et privat hovedformål og kan ikke dekkes skattefritt.    

Fordel ved arbeidstakers private bruk av datautstyr utplassert av arbeidsgiver er spesielt regulert i FSFIN § 5-15-4 og er skattefri når utplasseringen er begrunnet i bruk i arbeidet.

Skattefritaket gjelder «datautstyr» som datamaskin (stasjonær/bærbar/nettbrett), programvare og tilleggsutstyr som skriver eller skanner, tastatur eller mus.

Utlån av utstyr som kan brukes uavhengig av datamaskinen, som f. eks. kamera, videokamera og musikkspiller vil normalt være skattepliktig. Hvis hovedformålet med utlånet er til bruk i arbeidet (arbeidsredskap), er utlånet ikke skattepliktig, og sporadisk privat bruk skattlegges heller ikke.

Les mer om dette i Skatte-ABC, Naturalytelser i arbeidsforhold, Diverse spørsmål - Datautstyr.

Arbeidsgiver gir utstyr til den ansatte (den ansatte blir eier)

Det følger av skattelovens regler om utgiftsgodtgjørelse at arbeidsgiver skattefritt kan dekke arbeidstakers kostnader forbundet med inntektsskapende aktivitet i samme utstrekning som arbeidstaker kan kreve fradrag (nettoprinsippet). Ved vurderingen av om arbeidsgiver kan gi bort kontorutstyr til den ansatte skattefritt, må det altså gjøres en vurdering av om arbeidstakeren ville hatt fradragsrett dersom han hadde kjøpt utstyret selv.

Skatteloven gir fradragsrett for kostnader til inntekts ervervelse, samtidig som det ikke gis fradrag for private kostnader, hverken for skattyteren selv eller dennes familie.

Når det gjelder utgifter til kontorutstyr som skal benyttes på hjemmekontoret, så vil kostnaden både kunne ha et privat formål og et inntektsskapende formål. Dersom en og samme kostnad er pådratt med flere formål for øye, er det som utgangspunkt avgjørende for fradragsretten hvilket formål som må antas å ha vært avgjørende (hovedformålet). Fradragsrett er betinget av at tilknytningen til eget inntektserverv er det vesentligste formålet. Det avgjørende vil da være om kostnadene er nødvendige og egnede til å fremme egen skattepliktig inntekt.

Følgelig vil løsningen måtte bero på en vurdering av hva som er hovedformålet med anskaffelsen av kontorutstyret. Dersom man etter en slik vurdering kommer frem til at hovedformålet med kjøp av kontorutstyret er bruk i arbeidet, vil arbeidstakeren ha fradragsrett for hele anskaffelsen, og arbeidsgiver vil da på tilsvarende måte kunne dekke kostnaden skattefritt. Det kan eksempelvis gjelde skrivebord, kontorstol, skrivebordslampe, headset til telefon mv. Se nærmere om hva slags utstyr som kan anses å ha arbeidet som hovedformål i avsnittet utstyr til hjemmekontor. Videre vil følgende momenter kunne være relevante å vektlegge ved hovedformålsvurderingen:

  • Prisen på utstyret
  • Egnetheten for privat bruk
  • Utstyrets beskaffenhet, f. eks. hvor vanlig det er å ha denne typen utstyr i private husholdninger eller om det er utstyr som typisk er arbeidsrelatert
  • Antatt varighet og intensitet på bruk av utstyret i jobbsammenheng fremover
  • Grunnen til at arbeidsgiver velger å overdra eiendomsretten til utstyret fremfor å låne det bort

Når arbeidstakeren for det meste bruker hjemmekontor, slik det eksempelvis er for mange i koronasituasjonen, vil hovedformålet lettere være oppfylt. Det vil også være oppfylt når arbeidstakeren har hjemmekontor jevnlig. Mer sporadisk hjemmearbeid vil trekke i retning av at arbeidet ikke kan anses som hovedformålet.

Når det gjelder særlig kostbart kontorutstyr slik som datautstyr og annet teknisk utstyr er det vanlige i arbeidsforhold at dette utstyret lånes ut av arbeidsgiver. Det skal legges vekt på prisen på utstyret ved hovedformålsvurderingen, og det vil da som utgangspunkt ha formodningen mot seg at en eiendomsoverdragelse gjøres av hensynet til arbeidet i disse tilfellene.

Det hender at den ansatte først har lånt kontorutstyret, men senere ønsker å overta eiendomsretten av ulike årsaker. Det må da gjøres en vurdering av fradragsretten etter hovedformålslæren på dette tidspunktet. Hvis vedkommende for eksempel ønsker å overta utstyret fordi vedkommende slutter eller dersom behovet i forbindelse med hjemmekontor ikke lenger er tilstede, utløser overdragelsen skatteplikt. Den skattepliktige fordelen må da verdsettes.

For brukt datautstyr og mobiltelefoner som overdras til den ansatte gjelder det egne verdsettelsesregler. Les mer om dette i Skatte-ABC, Naturalytelser i arbeidsforhold, Diverse spørsmål, Datautstyr. Skattedirektoratet fastsatt veiledende satser som normalt kan legges til grunn ved verdsettingen, se takseringsreglene § 1-2-16:

Utstyr som er mindre enn 1 år gammelt:

80 prosent av opprinnelig kostpris

Utstyr som er mellom 1 og 2 år gammelt:

50 prosent av opprinnelig kostpris

Utstyr som er mellom 2 og 3 år gammelt:

20 prosent av opprinnelig kostpris

Utstyr som er 3 år eller eldre:

kr 500 (inklusive merverdiavgift).

Verdsettelsesreglene for datautstyr og mobiltelefoner kan gi en viss veiledning også for andre gjenstander som f. eks. kontormøbler der det ellers kan være utfordrende å fastsette en verdi. I noen tilfeller vil gjenstander være av en så personlig karakter at det vanskelig kan sies å være en omsetningsverdi på brukt utstyr. Dette kan f. eks. gjelde headset til telefoner eller tastaturer og mus.

Merk at det også finnes regler om skattefrie gaver i arbeidsforhold. Utstyr til hjemmekontor kan gis som skattefrie gaver under disse reglene. Disse reglene fremgår av Finansdepartementets forskrift til skatteloven § 5-15-1. For at gavene skal være skattefrie må de gis som en generell ordning i bedriften og ligge innenfor bestemte beløpsgrenser og anledninger. Det er nok den generelle gaveregelen på 2 000 kroner per år som er den mest relevante å bruke i denne forbindelse, men vi nevner også de andre skattefrie anledningsgavene:

  • Lang tjenestetid (minst 20 år, og deretter ikke oftere enn hvert 10. år): inntil 8 000 kroner
  • Bedriftsjubileum delelig på 25 år (f. eks. 25 år, 50 år, 75 år osv.): inntil 4 000 kroner
  • Giftemål: inntil 4 000 kroner
  • Bursdag (minst 50 år, og deretter ikke oftere enn hvert 10 år): inntil 4 000 kroner
  • Slutter i bedriften etter minst 10 år: inntil 4 000 kroner
  • Går av med pensjon: inntil 4 000 kroner

Regjeringen foreslår i statsbudsjettet for 2021 å øke den årlige beløpsgrensen for den generelle gaveregelen fra 2 000 kroner til 5 000 kroner. Vilkåret om at denne typen gaver må gis som en generell ordning i bedriften er også foreslått opphevet. Det betyr at dersom forslaget blir vedtatt, vil man ha stor fleksibilitet til å kunne benytte gaveregelen til utstyr til hjemmekontoret, tilpasset den enkeltes behov.

Gaven må for å være skattefri i utgangspunktet bestå av noe annet enn penger (en naturalytelse). Gavekort som ikke kan løses inn i kontanter, likestilles med gaver gitt i form av naturalytelser. Det samme gjelder gaver som i utgangspunktet består i penger, men hvor den ansatte leverer kvittering til arbeidsgiveren for kjøpet av gaven.

Gaveregelen innebærer for eksempel at arbeidsgiver kan gi en eller flere ansatte et gavekort i en møbelbutikk i julegave. Om de ansatte bruker dette på hjemmekontorutstyr eller annet har ikke betydning for skattefritaket. Den årlige beløpsgrensen vil også kunne anvendes til å dekke EKOM-tjenester. Les mer om dette i avsnittet kostnadsdekning av internett og telefon.

Den ansatte kjøper utstyr og får kostnaden refundert av arbeidsgiver etter bilag

Det er også mulig for ansatte å kjøpe utstyr til hjemmekontoret selv og få kostnadene refundert av arbeidsgiver etter bilag. Det avgjørende for om dette utløser skatteplikt eller ikke er hva slags utstyr dette gjelder, og hva som er hovedformålet med anskaffelsen. Se nærmere om hva slags utstyr som kan anses for å ha bruk i arbeidet som hovedformål, og om vurdringen av hovedformåle.

Løpende utgifter til kontorrekvisita som forbrukes, og som utelukkende brukes i jobbsammenheng, kan refunderes uten skatteplikt. Dette kan for eksempel gjelde toner til printer, printerpapir, skriveblokker, penner mv.

Arbeidsgiver utbetaler utstyrsgodtgjørelse til hjemmekontor

Gis det en godtgjørelse som den ansatte selv disponerer til eventuelt kjøp av utstyr, er denne godtgjørelsen skattepliktig som lønn. Det typiske tilfellet er der arbeidsgiver gir den ansatte en sum penger som er ment til bruk på hjemmekontorutstyr. Dersom arbeidsgiver gir en ansatt en slik godtgjørelse, og den ansatte dokumenterer overfor arbeidsgiver hva pengene er brukt til, vil kun et eventuelt overskudd være skattepliktig som lønn. Dette forutsetter at anskaffelsen gjelder utstyr hvor hovedformålet er til bruk i arbeidet. I tilfeller der arbeidsgiver ikke ber om kvitteringer eller informasjon om hva den ansatte bruker pengene på, vil hele godtgjørelsen være skattepliktig som lønn.

Dersom en slik godtgjørelse blir skattepliktig, og den ansatte bruker pengene på utstyr, kan det gi grunnlag for fradrag. Se mer om dette i avsnittet fradrag for hjemmekontor.

Kostnadsdekning av internett, telefon mv.

Ansattes mobiltelefon og internettilgang på hjemmekontor skattlegges etter sjablongreglene for elektronisk kommunikasjon. For eksempel skattlegges fri telefon dekket av arbeidsgiver etter en fast sjablong på 366 kroner per måned (4 392 kroner per år) uavhengig av den faktiske kostnad og den faktiske bruk. Dekning av kostnader til internett/bredbånd er omfattet av samme sjablong.

Vi har over redegjort for reglene om skattefrie gaver i arbeidsforhold. Gavereglene kan benyttes til å gi ansatte fri telefon eller internett. Det betyr at man kan unngå skatteplikt etter sjablongreglene dersom man benytter gavereglene. Fra 2021 er det som nevnt foreslått å øke beløpsgrensen for generelle gaver til 5 000 kroner, og fjerne vilkåret om at slike gaver må være en generell ordning i bedriften. Det betyr at man har stor fleksibilitet i forhold til å bruke gavereglene for denne typen tjenester. Dette gjelder uavhengig av om arbeidsgiver står som eier av abonnementet, eller refunderer utgiftene til abonnement som står i ansattes navn.

Mat på hjemmekontoret

Ansatte kan ikke få skattefri dekning av kostnader til lunsj eller overtidsmat når man jobber på hjemmekontor. Det er fordi utgifter til mat anses som en privat kostnad. Det er gitt unntak for skatteplikt for arbeidsgivers bidrag til felles kantineordninger på arbeidsplassen, men disse reglene kan ikke overføres til dekning av mat på hjemmekontor. Det samme gjelder for overtidsmat på hjemmekontor.

Det kan imidlertid legges til rette for at servering av mat hjemme kan være skattefritt dersom bevertningen skjer i forbindelse med et velferdstiltak. Velferdstiltak i arbeidsforhold er skattefrie når visse vilkår er oppfylt. Et velferdstiltak er en ytelse som er egnet til å øke trivsel og samhørighet i bedriften. Alle eller en betydelig gruppe ansatte i bedriften må være omfattet og tiltaket må være rimelig. Reglene om skattefrie velferdstiltak åpner for at arbeidsgiver arrangerer f. eks. julebord som et virtuelt treff f.eks. på Skype eller Teams. Hensynet til samhold ved at man er sammen med kollegaer ivaretas også her. Av praktiske årsaker kan refusjoner likestilles med naturalytelser når arbeidsgiver skal dekke utgifter til mat i slike sammenhenger.

Reiser ut fra hjemmekontoret

I forbindelse med korona-pandemien er det mange ansatte som må tilbringe det meste av arbeidstiden på hjemmekontoret, men som under ordinære omstendigheter har fast arbeidssted utenfor hjemmet. Når det meste av arbeidstiden i løpet av en kalendermåned tilbringes på hjemmekontoret, er hjemmekontoret det faste arbeidsstedet i skattemessig sammenheng. Dette innebærer at reise mellom hjemmekontoret og det ellers faste arbeidsstedet er en yrkesreise som kan dekkes skattefritt i sin helhet. Det samme gjelder reise mellom hjemmekontoret og annet ikke-fast arbeidssted. For nærmere informasjon om grensen mellom fast arbeidssted og ikke-fast arbeidssted og hva som kan dekkes skattefritt se her. Fradrag for reisekostnader på yrkesreise inngår i minstefradraget.

Fradrag for hjemmekontor

Er du en vanlig arbeidstaker/ansatt vil hjemmekontorkostnader inngå i minstefradraget. Fordi fradrag for hjemmekontorkostnader eventuelt må kreves i stedet for minstefradraget betyr det at en må ha kostnader knyttet til arbeidet som overstiger minstefradraget for at det skal lønne seg å kreve fradrag for faktiske kostnader fremfor minstefradraget. Minstefradraget for 2020 er på 45 % av brutto lønnsinntekt, maksimalt 104 450 kroner. Det betyr at for de fleste er fradrag for hjemmekontorkostnader ikke aktuelt.

Fradrag for kostnader til hjemmekontor kan eventuelt gis i samme utstrekning og på samme vilkår som det kan utbetales skattefri godtgjørelse/dekning av faktiske kostnader.

Det betyr at dersom en person har kostnader knyttet til et rom i boligen sin som utelukkende benyttes til hjemmekontor, kan kostnader som husleie, vask, strøm og forsikring være fradragsberettigede. Alternativt kan man kreve fradrag for standardbeløpet på 1 850 kroner per år (2019-sats). Fradrag vil som nevnt over inngå i minstefradraget.

Det samme gjelder kostnader til innkjøp av kontormøbler og annet kontorutstyr som hovedsakelig er til bruk på hjemmekontoret.

Les mer om det i Skatte-ABC - Bolig og hjemmekontor.

Fradragsretten må knytte seg til kostnader man faktisk har. Det vil si at avstandsfradraget man kan få i skattemeldingen for kjøring mellom hjem og fast arbeidssted forutsetter at man faktisk reiser denne strekningen. Det gjør man ikke på hjemmekontordager. Avstandsfradraget får man i tillegg til minstefradrag.

Kostnader til mat, f. eks. lunsj og overtidsmat, får man ikke fradrag for på hjemmekontor da dette anses som private utgifter.