Det vises til ditt brev av 19. mai 2010 som omhandler kravene til legitimasjon for innførselsmoms ved kontantinnfortolling. Det reises spørsmål om det fortsatt er et vilkår for fradragrett at tollstemplet tolldeklarasjon oppbevares i original. I brevet beskrives den situasjon hvor spørsmålet typisk oppstår: 

”Speditør foretar ofte scanning av original tollstemplet tolldeklarasjon og makulerer papirversjonen. Den avgiftspliktige mottar derved deklarasjon pr e-post, eventuelt utskrift av denne pr post. Ifølge bokføringsloven skulle denne prosedyren være tilstrekkelig legitimasjon for å kunne fradragsføre inførselsmerverdiavgiften. Vi kan heller ikke se at det skulle være innsigelser til at fradragsføring skal kunne skje på grunnlag av en kopi av den originale eller skannede deklarasjonen all den tid tollvesenet faktisk har stemplet deklarasjonen.”  

Du påpeker videre at Skattedirektoratet i et brev av 19. mai 2003 har uttalt at man i disse tilfellene må oppbevare originalen, men at uttalelsen knytter seg til de tidligere regnskapslovene av hhv. 1977 og 1998. Den nye bokføringsloven av 2004 oppstiller ikke noe krav om oppbevaring av original.

Skattedirektoratet slutter seg til Deres oppfatning om at det ikke lenger er noe absolutt og generelt krav om oppbevaring av tolldeklarasjonen i originalt papirformat ved kontantinnfortollinger som nevnt. Den nye bokføringsloven av 19. november 2004 nr 73 oppstiller ikke noe slikt vilkår.

Dette må også få betydning for legitimasjonskravet for fradragsrett for inngående avgift. Etter mval § 15-10 første ledd skal inngående merverdiavgift dokumenteres med bilag for å være fradragsberettiget. I fjerde ledd er det gitt hjemmel for å gi nærmere forskrifter, hvilket er gitt i medhold av bokføringsloven, jf FMVA § 15-10. Det fremgår riktig nok ikke uttrykkelig av verken bokføringsloven eller -forskriften at det ikke lenger er noe absolutt krav om oppbevaring i originalformat, jf bokføringsloven § 10 siste ledd, som gir fullmakt til å gi forskrifter om krav til bilagsformat, og bokføringsforskriften av 1. desember 2004 nr 1558 § 7-1 som regulerer dette, men uten å si noe mer enn at regnskapsmateriale ”skal oppbevares på et medium som opprettholder lesekvaliteten i hele oppbevaringsperioden.”

Imidlertid fremgår det uttrykkelig av lovmotivene at bilag i elektronisk format kan være tilstrekkelig. Fra Ot. prp. nr 46 (2003-2004) Om lov om bokføring side 75, hitsettes fra Bokføringsutvalgets innstilling, som departementet sluttet seg til:

”Utvalget har også vurdert om det bør stilles krav til formater, og i tilfelle hvilke. Begrensningene i adgangen til å lagre dokumentasjon elektronisk har vært begrunnet med mulighetene for å redigere dokumentasjonen etter at den er utstedt. Det er med dagens teknologi fullt mulig å endre eller reprodusere papirbasert dokumentasjon. Den økte sikkerheten papir tradisjonelt har gitt, har således blitt borte. Utvalget har derfor kommet til, at det ikke er hensiktsmessig å videreføre kravet i gjeldende rett, om å oppbevare originaldokument av papir i 3 år og 6 måneder etter overføring til annet medium.

På den annen side vil dokumentasjon på allment kjente sluttbrukerverktøy for tekstbehandling, regneark, e-post osv., være såpass enkelt redigerbare at urettmessige endringer kan skje ved rene uhell. Utvalget mener at det kan være hensiktsmessig å kreve at dokumentasjonen foreligger på formater som ikke er direkte redigerbare, dvs. der det kreves egne verktøy for å kunne endre uten at endringen fremgår. Ett eksempel kan, foruten papir, være dokumenter i pdf-format, som gir brukere anledning til å lese dokumentet, men som kun kan redigeres ved hjelp av eget verktøy.»

Det fremgår av proposisjonen på side 77 at departementet sluttet seg til dette.

Merk for øvrig at ikke ethvert elektronisk format vil være akseptabelt, og vi antar at lovforarbeidenes forutsetning om at formatet er ”ikke direkte redigerbart” som utgangspunkt vil kunne være veiledende for hva som er tilstrekkelig i så måte.