This page is not available in English.
Kunngjøring
Kravet om originalbilag i skattebetalingsforskriften oppheves
Skattedirektoratet kunngjør med dette at originalitetskravet til reiseregninger og utleggsoppstillinger oppheves. Endringen legger til rette for at utlegg nå kan behandles elektronisk fra arbeidstakers side, både på den ansattes hånd og bedriftens håndtering av utleggene i etterkant. Slik elektronisk behandling vil i mange virksomheter representere en vesentlig besparelse og forenkling.
Innledning
Finansdepartementets myndighet etter skattebetalingsloven kapittel 5, med unntak av § 5-13 annet ledd og tredje ledd og § 5-13b sjette ledd, er delegert til Skattedirektoratet.
Skattedirektoratet har endret reglene om plikten til å levere originalbilag eller kvittering ved refusjon av arbeidstakerens kostnader som er pådratt i forbindelse med utførelse av arbeidet, jf. forskrift til utfylling og gjennomføring mv. av skattebetalingsloven § 5-6-11 (skattebetalingsforskriften).
I forbindelse med nevnte endringer finner Skattedirektoratet det hensiktsmessig å presisere kravene til signatur på reiseregninger i skattebetalingsforskriften, og hvorvidt elektronisk signatur på reiseregninger kan godtas, jf. skattebetalingsforskriften § 5-6-12 tredje og sjette ledd. Det er en generell oppfatning at godkjent elektronisk signatur er avgjørende for at innsendelse av reiseregninger og utleggsoppstillinger med vedlegg skjer ved hjelp av elektronisk arbeidsflyt, uten krav om utskrift av reiseregningen med evt. elektroniske vedlegg.
I tillegg har Skattedirektoratet funnet det hensiktsmessig å tilpasse kravene til dokumentasjon ved refusjon av arbeidstakers reisekostnader og billettløse reiser i tråd med utviklingen på området. Videre er det foretatt presiseringer knyttet til dokumentasjonskravene for refusjon av arbeidstakers kostnader til bevertning.
Bakgrunn for endringene
Uttalelse fra Bokføringsstandardstyret
Bakgrunnen for at direktoratet foreslår disse endringene er blant annet uttalelsen fra Bokføringsstandardstyret, delrapport II, som departementet sendte på høring høsten 2008:
Bokføringsstandardstyret mener at reglene i forskrift 21. desember 2007 nr. 1766 til utfylling og gjennomføring mv. av skattebetalingsloven §§ 5-6-11 til 5-6-13 bør vurderes på nytt. Dette gjelder muligheten for elektronisk innlevering av reiseregninger og utleggsoppstillinger som er signert på papir, med vedlegg.
Vi viser til nærmere bakgrunn i rapporten side 72-74.
Skattedirektoratet har i tillegg fått en rekke henvendelser fra arbeidsgivere, systemleverandører og organisasjonene vedrørende praktiseringen av disse reglene med hensyn til skanning og elektronisk oppbevaring. Det er generelt et ønske om å tilrettelegge for elektronisk behandling av dokumentasjon og reiseregninger mellom arbeidsgiver og arbeidstaker.
Arbeidsgivers håndtering av utgiftsrefusjoner
Etter hovedregelen i skatteloven § 5-1 anses enhver fordel vunnet ved arbeid som skattepliktig inntekt. I skatteloven § 5-10 er det gitt en ikke uttømmende liste over hva som skal anses som fordel vunnet ved arbeid. Ifølge skattebetalingsloven § 5-6 (1) skal det med mindre annet er bestemt foretas forskuddstrekk i skattepliktig lønn og andre ytelser som omfattes av skatteloven § 5-10.
Utbetalinger fra arbeidsgiver (refusjoner) som bare dekker utgifter som arbeidstakeren har pådratt seg i forbindelse med utførelse av arbeidet behandles som driftskostnader for virksomheten. Både lønnskostnader og andre driftskostnader er fradragsberettigede utgifter for bedriften, jf. skatteloven § 6-1 (1).
Forholdet mellom utgiftsrefusjoner og lønn
Det foreligger imidlertid ulike forpliktelser avhengig av om arbeidsgiver har utbetalt lønn eller refundert utgifter som arbeidstakeren har lagt ut for. Grensedragningen mellom lønn og utgiftsrefusjoner er derfor relevant for vurderingen av om det foreligger plikt til å lønnsinnberette, gjennomføre forskuddstrekk og til å innbetale arbeidsgiveravgift.
Reglene om dokumentasjon ved utgiftsrefusjoner i skattebetalingsforskriften
Skattebetalingsforskriften § 5-6-11 oppstiller strenge dokumentasjonskrav for at arbeidsgiver skal kunne refundere arbeidstakers utgifter i jobbsammenheng trekkfritt. Ifølge denne bestemmelsen må utgiftene dokumenteres med kvittering eller annet originalbilag som vedlegges arbeidsgiverens regnskaper.
- utgiftene dokumenteres med kvittering eller annet originalbilag og
- dokumentasjonen vedlegges arbeidsgiverens regnskap og
- formålet med utgiftsdekningen samt arbeidstakerens navn fremgår av bilaget eller vedlegg til dette, eventuelt av reiseregning
- Ved refusjon av reise- og oppholdsutgifter skal det også fremgå hvem utgiftene omfatter, og hvilke arrangementer den reisende har deltatt på.
- Ved refusjon av bevertningsutgifter skal formålet med bevertningen og hvem bevertningen omfatter fremgå.
Trekkpliktens betydning for plikten til å beregne arbeidsgiveravgift
Trekkfrie utgiftsrefusjoner er fritatt for arbeidsgiveravgift, jf. folketrygdloven § 23-2 (3), og er unntatt fra innberetningsplikten, jf. samleforskrift 17.09.2013 nr. 1092 om tredjeparters opplysningsplikt §§ 5-2-3 og 5-2-4.
Konsekvensen av manglende oppfyllelse av dokumentasjonsreglene
Dersom dokumentasjonsreglene i skattebetalingsforskriften ikke er oppfylt, skal utbetalingen behandles som trekk- og avgiftspliktig utbetaling. Arbeidsgiver plikter da å foreta forskuddstrekk i utgiftsrefusjonen-/utgiftsgodtgjørelsen og det skal beregnes arbeidsgiveravgift.
Nærmere om hva som ligger i kravet om ”kvittering eller annet originalbilag”
Etter gjeldende rett gjelder et krav om at både kvittering og annet type bilag skal leveres i original. I dette ligger det som utgangspunkt et krav til papirform, selv om også elektroniske dokumenter vil kunne være originalbilag.
En skannet kvittering eller bilag anses ikke for å oppfylle vilkåret om originalitet etter gjeldende rett. I Skattedirektoratets brev til NARF datert 20.05.2010 hitsettes følgende:
For å sikre at arbeidstakeren ikke får refundert samme utgift flere ganger er det et krav om at originalbilaget leveres til og oppbevares av arbeidsgiveren. Skattedirektoratet har derfor tidligere uttalt at et skannet bilag ikke oppfyller kravet til originalitet. Denne uttalelsen knytter seg til arbeidstakers skanning av kvitteringen eller originalbilaget før innsending til arbeidsgiveren. Skattedirektoratet har imidlertid ingen innvendinger mot at arbeidsgiver skanner innsendte kvitteringer og originalbilag for elektronisk oppbevaring i tråd med bokføringsreglene.
Nærmere om kravet til signatur på reiseregninger i skattebetalingsforskriften § 5-6-12 tredje og sjette ledd
Det er ved utstedelse av en reiseregning et krav om at denne blant annet skal inneholde arbeidstakerens underskrift, jf. skattebetalingsforskriften § 5-6-12 (3) og (6).
Forskriften av 14. oktober 1976 utelukker ikke elektroniske løsninger. [Forskriften er opphevet. Bestemmelsen er inntatt i skattebetalingsforskriften § 5-6-12 (3) og (6)]. Det må imidlertid stilles relativt strenge krav for å sikre at hensynene bak kravet til underskrift opprettholdes.
Generelt skal underskrift dekke følgende funksjoner: Autentisering, integritets- og bevissikring, seremoniell-/varslingsfunksjon og tradisjon.
Ett av formålene med regelverket er å kunne knytte ansvar for reiseregningen til en bestemt fysisk person. Løsningen må tilby sikker lagring av hvem som har undertegnet reiseregningen. Det må også være en tilfredsstillende sikring mot at uvedkommende signerer. Ulike mekanismer kan her være aktuelle for å styrke autentiseringen (tokomponents autentisering, for eksempel noe en kan og noe en har, - passordkvalitet, utleveringsrutiner). Dessuten vil krav om tidsmessig nærhet mellom signering og autentisering styrke tilliten til løsningen.
Nærmere om kravene til dokumentasjon ved refusjon av arbeidstakers reisekostnader
Kostnader til billett for reise med fly eller tog utover ordinær billettpris (for eksempel 1. klasse)
For at utbetaling til dekning av kostnader til billett for reise med fly eller tog ut over ordinær billettpris (for eksempel 1. klasse) skal anses trekkfri, må kostnadene legitimeres med flybillettstammen eller togbilletten, jf. skattebetalingsforskriften § 5-6-11 tredje ledd første punktum.
Bakgrunnen for bestemmelsen knytter seg til hendelser der arbeidstakerne bestilte flybilletter på reisebyrået og mottok faktura som dokumentasjon. På grunnlag av fakturaen som oppfylte kravet til originalbilag fikk arbeidstakerne trekkfri refusjon fra arbeidsgiver. Videre viste kontroller fra ligningsmyndighetene mot reisebyråene at arbeidstakerne deretter avbestilte billetten og fikk dermed skattefri refusjon av en utgift de ikke ble påført. For å hindre dette ble det innført krav om flybillettstamme.
I slike tilfeller kan ikke arbeidstaker legge frem originale reisedokumenter, kvitteringer og annen dokumentasjon for arbeidsgiveren som viser at kostnaden er pådratt. Skattedirektoratet har som en praktisk ordning godtatt at arbeidstaker legger frem en utskrift av den elektroniske dokumentasjonen.
Krav til dokumentasjon av reisekostnader for billettløse reiser
Den teknologiske utviklingen har bidratt til at de største og viktigste aktørene i reiselivsbransjen har tatt i bruk billettløse reiser. Med billettløse reiser menes en billett hvor det ikke produseres et papirdokument, men hvor all informasjon om billetten lagres elektronisk i reiseselskapets billettsystemer. Reisen kan bestilles på Internett, og billetten knyttes til kredittkort, kundekort eller QR-kode på mobiltelefon. Den reisende får reisedokumenter, kvitteringer og annen dokumentasjon digitalt.
Kravet om reisebeskrivelse for den foretatte reisen En konsekvens av at de norske flyselskapene begynte å innføre elektroniske flybilletter var at flybillettstamme ikke lenger ble aktuelt, og den gamle trekkforskriften av 14.10.76 ble endret slik at det nå måtte fremlegges reisebeskrivelse fra flyselskapet som dokumentasjon på at reisen var gjennomført.
Kravet om bekreftelse av fortløpende elektronisk reisebeskrivelse ved årlig utskrift på papir Etter Skattedirektoratets oppfatning vil legitimasjonskravene i ovennevnte forskrifts § 5-6-11 tredje ledd annet punktum være oppfylt dersom arbeidstaker i tillegg til den elektroniske reisebeskrivelsen også leverer en årlig utskrift på papir fra flyselskapet til arbeidsgiver.
Det finnes i dag ikke et allment tilgjengelig elektronisk verktøy som sikrer elektronisk eller skannet dokumentasjon mot redigering. Samtidig er det en større aksept for at det foreligger en generell manipulasjonsrisiko uavhengig av hvilket medium som benyttes for å lagre dokumentasjonen. Også papirdokumentasjon kan i dag, med forholdsvis enkle midler, manipuleres.
Basert på en rekke henvendelser tilsier Skattedirektoratets erfaring at flyselskapene ikke sender ut slike årsoppgaver. Videre er erfaringen at flyselskapene ikke har rutiner for å sende ut en årlig utskrift slik skattebetalingsforskriften krever.
Kostnader til billett for reise med ordinært tog-, ferge-, buss mv
I andre tilfeller må reisekostnadene dokumenteres med underskrevet reiseregning fra arbeidstakeren som angir hvilket kommunikasjonsmiddel som er benyttet, og billettpris på strekningen, jf. skattebetalingsforskriften § 5-6-11 tredje ledd siste punktum. Regelverket på dette området oppleves ikke å være til hinder for en elektronisk arbeidsflyt der arbeidstaker kan sende inn reiseregninger og utleggsoppstillinger digitalt.
Nærmere om dokumentasjonskravene for refusjon av arbeidstakers kostnader til bevertning
Ved refusjon av bevertningsutgifter skal også formålet med bevertningen og hvem bevertningen omfatter fremgå, jf. skattebetalingsforskriften § 5-6-11 første ledd. Tilsvarende bestemmelse fremgår i forskrift 01.12.2004 nr. 1558 om bokføring (bokføringsforskriften) § 5-10.
Krav til at det skal fremgå formålet med bevertningen og hvem bevertningen omfatter knytter seg til forutsetninger for trekkfritaket. En slik forutsetning innebærer at utgiften er pådratt i forbindelse med utførelsen av arbeid, jf. skattebetalingsforskriften § 5-6-11 første ledd. Det er således en forutsetning at en kan skille mellom dekning av tjenesteutgifter og privatutgifter ved vurderingen av om det foreligger trekkplikt. Videre med betydning for vurdering av skatteplikt, plikt til å svare arbeidsgiveravgift og lønnsoppgaveplikten.
Bokføringslovens regler om dokumentasjon av bokførte opplysninger
Krav til dokumentasjon av bokførte opplysninger reguleres av bokføringsloven § 10 og bokføringsforskriften kapittel 5. Krav til oppbevaring reguleres i lovens § 13 og forskriftens kapittel 7.
Originalt regnskapsmateriale kan erstattes ved overføring av regnskapsinformasjon til andre media hvis muligheten til å etterprøve pliktig regnskapsrapportering i regnskapsmaterialets oppbevaringstid ikke svekkes. Departementet kan i forskrift fastsette nærmere krav til oppbevaringsmedier.
Bokføringsforskriften § 5-9 krever imidlertid at dokumentasjon av reise- og oppholdsutgifter skal være i samsvar med aktuelle regler i skattebetalingsforskriften § 5-6-11 til 5-6-13.
Vurdering av om originalitetskravet ved utgiftsrefusjoner bør endres
Bakgrunnen for de strenge dokumentasjonsreglene ved refusjoner er å sikre at arbeidstaker ikke får refundert samme utgift flere ganger på grunnlag av samme bilag. Originalbilaget skal derfor leveres til og oppbevares av arbeidsgiver. Et skannet bilag oppfyller i utgangspunktet ikke kravet til originalitet etter skattebetalingsforskriften.
Både gammel og ny regnskapslovgivning har bestemmelser som regulerer krav til originalitet og format ved krav om papirbilag. Originale papirbilag må forventes å være et utbredt dokumentasjonsmedium for mange virksomheter i lang tid fremover, og etter gjeldende rett er papirdokumenter vurdert å ha større grad av originalitet enn elektronisk dokumentasjon. Utvalget mener imidlertid at den økende bruken av elektronisk dokumentasjon vil redusere den tradisjonelle sammenhengen mellom papirbilag og originalitet. Utviklingen kan også gjøre det tilnærmet umulig å definere originalitet på en hensiktsmessig måte. Den bokføringspliktige må selv kunne avgjøre hva som anses som dokumentasjon av de bokførte opplysningene, når identisk dokumentasjon mottas i flere formater. I dokumentasjonen av regnskapssystemet må den bokføringspliktige beskrive hva som er definert som dokumentasjon av de bokførte opplysningene, dersom dette ikke er åpenbart.
Det kan tenkes situasjoner der arbeidstaker har flere arbeidsgivere og krever refusjon for samme kostnad hos alle arbeidsgiverne. Skattedirektoratet legger imidlertid til grunn at dette ikke vil være praktisk i særlig mange tilfeller, da arbeidsgiverne stort sett vil ha god oversikt over når og hvor de ansatte er på reiser, spiser overtidsmat osv.
Vurderinger knyttet til at reiseregninger som signeres elektronisk behandles ved hjelp av digital arbeidsflyt
En opphevelse av orginalitetskravet til utgiftsgodtgjørelser legger til rette for at utlegg kan behandles elektronisk både på den ansattes hånd og ved bedriftens håndtering av utleggene i etterkant. Slik elektronisk behandling vil i mange virksomheter representere en vesentlig besparelse og forenkling.
Arbeidsgiveren må vurdere om en elektronisk signatur oppfyller kravene, jf. lov 15. juni 2001 nr. 81 om elektronisk signatur § 6. Et sentralt element i vurderingen av om en disposisjon kan gjennomføres elektronisk vil være om hensynene bak underskriftskravet i så fall blir ivaretatt.
Behovet for tilpasning av kravene til dokumentasjon ved refusjon av arbeidstakers reisekostnader
Kostnader til billett for reise med fly eller tog utover ordinær billettpris (for eksempel 1. klasse)
Den teknologiske utviklingen med økt bruk av billettløse reiser, har medført at skattebetalingsforskriftens anvendelse av begrepet «flybillettstamme» må vurderes. Som en følge av den teknologiske utviklingen er det naturlig å legge til grunn at flyselskaper ikke lenger utsteder det som tidligere var kjent som slik flybillettstamme. Nå for tiden er det mer naturlig å omtale dette som kvittering eller annen dokumentasjon fra reiseselskap som en følge av at reisen kan bestilles på Internett, og den reisende får reisedokumenter, kvitteringer og annen dokumentasjon elektronisk.
Kravet om reisebeskrivelse for den foretatte reisen
Det bemerkes at dette aksepteres i tilfeller hvor flyselskapet ikke gir reisebeskrivelser fordi det ikke eksisterer løsninger som gjør det mulig. En slik oppmykning av kravet kan også sees sammenheng med at prisen på flybilletter har falt vesentlig som følge av økt konkurranse i markedet. Risikoen for at vesentlige beløp unndras antas ikke å være like stor lenger. Som en konsekvens av dette anses det heller ikke å være nødvendig å stille spesifikke formkrav til legitimasjonen av kostnader til fly i forhold til andre utgiftstyper.
Dersom den elektroniske reisebeskrivelsen sendes over i filformat som enkelt lar seg redigere, må det dokumenteres at utgiften er pådratt for gjennomførte reiser eller bestilte reiser som er betalt ved bestilling. Med slik dokumentasjon menes bestillingsbekreftelse/reisedokument og boardingkort/setekvittering.
Vurdering av dokumentasjonskravene for refusjon av arbeidstakers kostnader til bevertning
Skattedirektoratet ser at ordlyden i skattebetalingsforskriften § 5-6-11 første ledd kan gi grunnlag for ulik forståelse av detaljeringen knyttet til hvem bevertningen omfatter.
En forståelse av at kvitteringen eller annet bilag for utgiftene ved slik bevertning skal inneholde navn på personen såvel som den virksomhet som personen representerer, synes å ha sammenfallende interesser med arbeidsgivers økonomiske egeninteresse der det kun er kostnader som vedrører virksomheten som refunderes, ikke private kostnader.
Konklusjon
Skattedirektoratet gjennomfører endringer i forskrift til utfylling og gjennomføring mv. av skattebetalingsloven (skattebetalingsforskriften). Endringene legger til rette for at reiseregninger og utleggsoppstillinger med vedlegg kan behandles elektronisk fra arbeidstakers side, både på den ansattes hånd og ved bedriftens håndtering av utleggene i etterkant. Dette innebærer at kravet til originalbilag i skattebetalingsforskriften § 5-6-11 utgår, og åpner for at arbeidstaker kan sende inn reiseregninger og utleggsoppstillinger med vedlegg elektronisk, uavhengig av om "originalbilag» er papirbasert eller elektronisk. Noen ganger vil utleggene være adressert til den ansatte, mens andre ganger er det kontantutlegg uten adressat. Arbeidsgiver må ved mottak vurdere om dette er kostnader som vedrører virksomheten og for øvrig påse at dokumentasjonsreglene i bokføringsforskriften §§ 5-5-1, 5-9 og 5-10 følges.
I tillegg har Skattedirektoratet funnet det hensiktsmessig å tilpasse kravene til dokumentasjon ved refusjon av arbeidstakers reisekostnader og billettløse reiser i tråd med utviklingen på området. Videre er det foretatt presiseringer knyttet til dokumentasjonskravene for refusjon av arbeidstakers kostnader til bevertning.
Endringer i forskrift til utfylling og gjennomføring mv. av skattebetalingsloven
På bakgrunn av konklusjonen ovenfor gjennomføres følgende endringer i forskrift til utfylling og gjennomføring mv. av skattebetalingsloven med virkningstidspunkt 1. juli 2014:
§ 5-6-11 første ledd skal lyde:
Det skal ikke foretas forskuddstrekk i utbetalinger (refusjon) som kun dekker utgifter som arbeidstakeren har pådratt seg i forbindelse med utførelse av arbeidet, når utgiftene dokumenteres med kvittering eller annet bilag som tilfredsstiller kravene i forskrift 1.desember 2004 nr. 1558 om bokføring kapittel 5, og dokumentasjonen vedlegges arbeidsgiverens regnskaper. Tilsvarende gjelder ved refusjon av pendlers reiseutgifter ved besøk i hjemmet, herunder refusjon av utgifter til kost og losji under reisene. Opplysninger om formålet med utgiftsdekningen og navnet på arbeidstakeren skal fremgå av bilaget eller av vedlegg til dette. Ved refusjon av reise- og oppholdsutgifter skal det også fremgå hvem utgiftene omfatter, og hvilke arrangementer den reisende har deltatt på. Ved refusjon av bevertningsutgifter skal formålet med bevertningen fremgå, navnet på de personer som bevertningen omfatter samt navnet på den virksomhet som personen representerer. Elektronisk dokumentasjon tilfredsstiller kravet til bilag når dokumentasjonen er utstedt i et filformat som ikke enkelt lar seg redigere i allment kjent sluttbrukerverktøy for tekstbehandling, regneark, e-post mv. uten at endringen fremgår direkte av dokumentasjonen.
§ 5-6-11 tredje ledd skal lyde:
For at utbetaling til dekning av reiseutgifter med tog ut over ordinær billettpris (for eksempel 1. klasse) eller fly skal anses trekkfrie etter denne bestemmelsen, må utgiftene legitimeres ved togbillett eller kvittering eller annen dokumentasjon fra reiseselskap. For billettløse reiser må utgiftene legitimeres ved en reisebeskrivelse fra reiseselskapet som gir opplysninger om foretatte reiser, arbeidstakers navn, tid og sted for avreise og ankomst samt pris. Dersom reiseselskapet ikke kan levere en reisebeskrivelse om foretatte reiser må det dokumenteres at utgiften er pådratt for gjennomførte reiser eller bestilte reiser som er betalt ved bestilling. Refusjon til dekning av utgifter ved kjøp av billettløse reiser i form av kort som gjelder et begrenset antall reiser, må også legitimeres med faktura fra reiseselskapet. Refusjon til dekning av utgifter ved kjøp av billettløse flyreiser i form av kort som gjelder et ubegrenset antall reiser i et begrenset tidsrom, Travel Pass o.l. ordninger, skal anses trekkfrie når utgiftene legitimeres med faktura fra reiseselskapet, og arbeidstaker også sender fortløpende reisebeskrivelse over alle foretatte reiser i det tidsrommet kortet gjelder. Reisebeskrivelsen skal ha et tilsvarende innhold som etter annet punktum med unntak for opplysninger om pris. I andre tilfelle må utgiftene dokumenteres ved underskrevet reiseregning fra arbeidstakeren, jf. § 5-6-12 tredje ledd, som angir hvilket transportmiddel som er benyttet og billettpris på strekningen.