Utdrag av Skattedirektoratets brev av 26. januar 2007 til en bank.

Bakgrunn

Fra Deres e-post av 5. desember gjengis følgende:

Vi ønsker å få Skattedirektoratets tolkning og tilbakemelding snarest på hvor lang tid man mener det er pliktig å oppbevare sikkerhetsdokumenter etter at et lån er innfridd, sett i lys av bokføringsbestemmelsene.

Etter vår mening er disse dokumentene ikke direkte underlag for noen bokføringstransaksjon eller annen pliktig regnskapsrapportering etter bokføringslovens bestemmelser.

Vi ber om en bekreftelse på at vår tolkning av bokføringslovens oppbevaringskrav er ansett korrekt for denne type dokumenter og at man derfor kan oppbevare disse i 3,5 år som sekundærdokumentasjon fremfor 10 år som primærdokumentasjon. Vi presiserer at dette kun gjelder sikkerhetsdokumenter på lån som er innfridd og ikke øvrig dokumentasjon av kundeforhold, slik som id-dokumentasjon og øvrig, der oppbevaringskravet er minst 5 år etter hvitvaskingsreglene”.

I telefonsamtale den 18. januar 2007 ble det opplyst at selve gjeldsbrevet oppbevares i 10 år.

I e-post av 19. januar 2007 ble aktuelle dokument oppregnet som følger:

• originale aksepterte tilbudsbrev
• originale låne- og garantiavtaler
• originale pantsettelseserklæringer
• dokumentasjon av forsikring for skip under bygging
• diverse kopier av dokumenter ifbm. etablering av sikkerhet i Romania, transport i reders innbetaling etc.

Regelverket

Dokumentasjon

Etter lov 19.11.2004 nr. 73 om bokføring (bokføringsloven) § 10 skal bokførte opplysninger være dokumentert. Dokumentasjonen skal utstedes med et korrekt og fullstendig innhold og vise de bokførte opplysningenes berettigelse. Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, skal det være referanse fra primærdokumentet til øvrige dokumenter. Forskrift 1.12.2004 nr 1558 om bokføring (bokføringsforskriften) kapittel 5 har nærmere regler om dokumentasjon av bokførte opplysninger.

Etter bokføringsloven § 11 skal det ved utarbeidelse av årsregnskap foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Bokføringsforskriften kapittel 6 har nærmere regler om dokumentasjon av enkelte balanseposter.

Oppbevaring

Bokføringsloven § 13 første ledd nr. 1 til 8 oppregner hva som er oppbevaringspliktig regnskapsmateriale.

Etter § 13 første ledd nr. 3, jf. annet ledd, skal dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger, dokumentasjon av regnskapssystemet mv. og dokumentasjon av balansen oppbevares i Norge ti år etter regnskapsårets slutt.

Etter § 13 første ledd nr. 5 og 6, jf. annet ledd, skal hhv.:

• avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning og
• korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning

oppbevares i Norge i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt.

En uttalelse fra Norsk RegnskapsStiftelse (ved Bokføringsstandardstyret) om God Bokføringsskikk (GBS 2006:6) ”Oppbevaringsplikt for ordresedler” omhandler oppbevaringsplikten etter bokføringsloven § 13 første ledd nr. 5. Denne uttalelsen drøfter imidlertid ikke avtaler innen finansnæringen spesielt.

Skattedirektoratets vurdering og konklusjon

Dokumentasjon av bokførte opplysninger og dokumentasjon av balansen

Etter bokføringsloven § 13 første ledd nr. 3, jf. annet ledd, skal bl.a. dokumentasjon av bokførte opplysninger oppbevares i 10 år. Det er ikke særskilt regulert i bokføringsloven eller bokføringsforskriften hvordan bokføringen av et innskudd eller utlån, herunder avdrag, skal dokumenteres.

Skattedirektoratet viser til hovedregelen i bokføringsloven § 10 om at dokumentasjon skal utstedes med et korrekt og fullstendig innhold og vise de bokførte opplysningenes berettigelse. Skattedirektoratet antar at avtalen/gjeldsbrevet mellom partene vil vise partene i transaksjonen, utlånet/innskuddets størrelse, betingelser om renter, avdragsterminer mv. Dokumentasjon for bokføring av innskudd/utlån, avdrag mv. kan da være avtalen, eller et eget dokument som utstedes med henvisning til en slik avtale. Både dokumentasjonen og avtalen vil i slike tilfeller være en del av dokumentasjonen av den bokførte opplysningen, jf. bokføringsloven § 10 første ledd, fjerde punktum, og skal oppbevares i 10 år, jf. bokføringsloven § 13 første ledd nr. 3, jf. annet ledd.

Annen type dokumentasjon i tilknytning til et låneforhold vil være oppbevaringspliktig i ti år dersom den dokumenterer en balansepost, jf. bokføringsloven § 13 første ledd nr. 3, jf. annet ledd.

Sekundærdokumentasjon

Dersom dette ikke er tilfelle, og sikkerhetsstillelsen ikke blir gjort gjeldende, vil dokumentasjonen kunne være oppbevaringspliktig i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt, regnet fra utløpet av det året sikkerhetsstillelsen utløper, forutsatt at dokumentasjonen er oppbevaringspliktig etter bokføringsloven § 13 nr. 5-8 (sekundærdokumentasjon).

Skattedirektoratet har ikke konkret tatt stilling til de enkelte typer dokumentasjon som nevnes i Deres e-post av 19. januar 2007. Skattedirektorat antar generelt at enkelte typer sikkerhetsdokumenter, som for eksempel pantsettelses- og kausjonserklæringer, vil være oppbevaringspliktig i tre år og seks måneder, idet de utgjør vesentlig tilleggsinformasjon i forhold til for eksempel beregning av avsetning /nedskriving av fordringer (utlån), jf. bokføringsloven § 13 første ledd nr. 6, eventuelt at de er oppbevaringspliktige avtaler etter bokføringsloven § 13 første ledd nr. 5.

Skattedirektoratet er kjent med at Norsk RegnskapsStiftelse (Bokføringsstandardstyret) har følgende sak til behandling:

• Hvordan skal banknæringen oppfylle kravet til salgsdokumentets innhold?

Skattedirektoratet vil rette en henvendelse til Bokføringsstandardstyret med forespørsel om at denne saken kan utvides til også å omfatte oppbevaringsplikten i banknæringen. Nærmere vurdering av oppbevaringsplikten vil da eventuelt komme i form av en uttalelse fra Bokføringsstandardstyret.

Kopi: Kredittilsynet Finansdepartementet