Fra Skattedirektoratets brev av 31. mars 2025 til Sticos AS gjengis:

Bakgrunn

Dere viser til at det i uttalelse om god bokføringsskikk «GBS 15 Oppbevaring av pliktig regnskapsrapportering gjennom rapportering til Altinn» er lagt til grunn at oppbevaringskravet for pliktig regnskapsrapportering ikke anses oppfylt ved rapportering gjennom Altinn. I uttalelsen er det lagt vekt på at Altinn ikke har definert en arkivtjeneste for næringslivet, verken som en avledet funksjonalitet av rapporteringen eller som en egen tjeneste. I uttalelsen fremgår det at Altinn bidrar indirekte til en sikkerhetskopiering, men at denne ikke er garantert å være tilgjengelig i hele oppbevaringstiden, og dermed ikke kan legges til grunn som selskapets sikkerhetskopi av pliktig regnskapsrapportering mv. som oppbevares elektronisk.

Dere viser til at mye av pliktig regnskapsrapportering nå skjer direkte til Skatteetaten. På denne bakgrunn spør dere om oppbevaringskravet etter bokføringsloven § 13 første ledd nr. 1 eller kravet til sikkerhetskopiering etter bokføringsforskriften § 7-2 kan anses oppfylt gjennom rapporteringen til Skatteetaten, eller om virksomheten fortsatt må sørge for egen oppbevaring.

 

Gjeldende rett

Bokføringsloven gjelder for bokføringspliktige som nevnt i lovens § 2.

Som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale regnes bl.a. årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning, jf. bokføringsloven § 13 første ledd nr. 1. Slikt regnskapsmateriale skal oppbevares i Norge^[1] i fem år etter regnskapsårets slutt, jf. § 13 annet ledd. Det fremgår av bokføringsloven § 13 tredje ledd at oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring.

Det skal foreligge en sikkerhetskopi av elektronisk regnskapsmateriale, jf. bokføringsforskriften § 7-2 første ledd. Det følger av § 7-2 femte ledd at reglene i bokføringsloven og bokføringsforskriften om oppbevaringspliktig regnskapsmateriale, oppbevaringssted, oppbevaringstid, sikring og elektronisk tilgjengelighet gjelder tilsvarende for sikkerhetskopien som for originalen.

Skattedirektoratets vurdering

Det er den bokføringspliktige som har ansvar for å overholde kravene i bokføringsloven og bokføringsforskriften.

I Skattedirektoratets uttalelse 30. juni 2009 Oppbevaring av regnskapsmateriale på vegne av bokføringspliktige, understrekes det at bokføringspliktiges eget ansvar for å overholde bokføringsreglene ikke begrenses, selv om oppbevaringen settes bort til en annen part. Når oppbevaringen settes bort til tilbydere av oppbevaringstjenester, er det derfor viktig at også den bokføringspliktige påser at oppbevaringen skjer etter kravene i bokføringslovgivningen.

Flere pliktige regnskapsrapporteringer leveres nå direkte fra den bokføringspliktiges regnskaps- eller årsoppgjørssystem til Skatteetaten. Et eksempel på det er skattemelding for formues- og inntektsskatt hvor alle selskap samt enkeltpersonforetak som har revisjonsplikt, må levere skattemeldingen med næringsspesifikasjon via et regnskaps- eller et årsoppgjørssystem. Enkeltpersonforetak som ikke har revisjonsplikt, har ikke plikt til å levere skattemeldingen fra system. Mva-meldingen kan leveres fra system, eller fylles ut og leveres via portal.

Spørsmålet er om oppbevaringskravet, og den bokføringspliktiges ansvar kan anses tilstrekkelig ivaretatt via innsendingen til Skatteetaten.

Skatteetatens systemer er bygget for mottak og behandling av skattemeldinger, ikke med sikte på å dekke skattyters behov for lagring av regnskapsmateriale. Skatteetaten har dermed ikke en definert arkivtjeneste for næringslivet, slik det også er vist til i uttalelsen om god bokføringsskikk om «Oppbevaring av pliktig regnskapsrapportering gjennom rapportering til Altinn» (GBS 15).

Skatteetaten må ha tilgjengelig en løsning for at skattyter skal kunne sende endringsmelding innen tre år etter levering av skattemelding mv., jf. skatteforvaltningsloven § 9-4. For eldre skattemeldinger kan Skatteetaten velge andre og mer kostnadseffektive løsninger som gjør at skattemeldingene er mindre tilgjengelige for skattyter. Andre løsninger kan også være begrunnet i behov for systemendringer grunnet regelverksendringer. Det kan også være forskjellige løsninger for ulike typer skattemeldinger.

På denne bakgrunn mener Skattedirektoratet at kravet til oppbevaring av skattemeldinger i fem år etter regnskapsårets slutt, jf. bokføringsloven § 13 første ledd nr. 1, jf. annet ledd, ikke kan anses oppfylt gjennom rapporteringen til Skatteetaten. Det samme gjelder kravet til sikkerhetskopiering etter bokføringsforskriften § 7-2. Dette gjelder uavhengig av om skattemeldingen sendes til Skatteetaten direkte fra regnskapssystemet eller på annen måte.

 

[1] Elektronisk regnskapsmateriale kan på nærmere vilkår oppbevares i et annet EØS-land, Storbritannia og Sveits, jf. bokføringsforskriften § 7-5.