Sending av pakker i VOEC-ordningen
Når du sender VOEC-varer til norske forbrukere skal du alltid oppgi VOEC-nummeret digitalt. Da unngår du forsinkelser, ekstra gebyrer og at kunden faktureres for merverdiavgift på nytt på grensen.
1. Registrer virksomheten i VOEC-registeret, hvis du ikke allerede har gjort det.
VOEC-ordningen er en forenklet ordning for rapportering av merverdiavgift. Å registrere virksomheten i VOEC-registeret vil bidra til at kundene unngår forsinkelser og ekstra administrative gebyrer.
Dette kommer både virksomheten og kundene dine til gode.
2. Sjekk om varen du selger kan sendes som VOEC-vare
Ikke alle varer under 3000 NOK omfattes av VOEC-ordningen. Det betyr at du ikke kan fakturere alle varer med merverdiavgift, og noen typer varer må du sende og fortolle på en annen måte.
Næringsmidler
Alle typer mat- og drikkevarer, inkludert kosttilskudd som ikke er medisiner. Det gjelder egne regler for import av medisiner.
Varer som du må betale særavgifter for
Ulovlige varer og varer som er begrenset etter norsk lov
3. Fakturer varen med merverdiavgift
Det er bare varer som har en verdi under 3000 NOK som kan faktureres og sendes som VOEC-varer. Beløpsgrensen gjelder per vare, og ikke per forsendelse.
Finn ut om verdien på varen er under 3000 NOK og fakturer med merverdiavgift slik:
- Omregne verdien av varen til NOK når kjøpet skjer. Tidspunktet for kjøpet er for eksempel når kunden betaler i kassen i nettbutikken, eller når kunden bestiller en vare.
- Ikke inkluder frakt og andre tilleggskostnader når du fastslår verdien på varen.
- Inkluder alle tilleggsutgifter når du beregner merverdiavgiften du skal fakturere når du selger varen.
Bruk en valutakurs som er publisert av tolletaten, Norges Bank, en utenlandsk sentralbank eller en aktør som offentlig publiserer spotkurser.
Velg om du beregner kursen på salgstidspunktet, siste dag i rapporteringsperioden eller når du leverer VOEC-meldingen.
Du må konsekvent bruke den aktøren og det tidspunktet du har valgt.
4. Pakk og gjør varen klar til sending
Du kan pakke flere varer til en verdi av under 3000 NOK sammen, selv om verdien på hele forsendelsen er over 3000 NOK.
Hvis en eller flere av varene kunden har kjøpt har en verdi over 3000 NOK, kan du ikke sende alle varene samlet. Hvis du gjør det, vil alle varene blir fortollet på vanlig måte, og du kan ikke kreve opp merverdiavgift på varene.
5. Bestill opphenting fra transportør
Fra 1. januar 2024 må du oppgi virksomhetens unike VOEC- nummer digitalt til den som skal frakte varen. Transportøren har da plikt til å oppgi VOEC-nummeret digitalt til Tolletaten.
I tillegg må du oppgi relevant informasjon om innholdet i pakken, inkludert verdi, beskrivelse og mengde varer.
Det er viktig å oppgi VOEC-nummeret digitalt for å unngå
- forsinkelser
- gebyrer fra den som transporterer varen
- at kunden blir fakturert for merverdiavgift en gang til når varen passerer grensen
For selskaper registrert etter 4. desember 2023 starter VOEC-nummeret med tallet 3. For selskaper som ble registrert før denne datoen starter VOEC-nummeret med tallet 2.
Sånn oppgir du VOEC-nummeret digitalt:
Når du frakter med postselskap:
Oppgi VOEC-nummer (7 siffer) gjennom «electronic advance data» (M33/ITMATT V1.) når du bestiller frakt gjennom ditt lokale postselskap
I ITMATT feltet «sender.identification.reference» oppgir du ditt VOEC nummer på 7 siffer. Du skal ikke bruke andre bokstaver, symboler eller tegn.
Når du frakter med andre transportører (budtjenester, ekspressfraktselskaper)
Oppgi ditt VOEC-nummer (7 siffer) i EDI-meldingen eller via et API som anvist av transportørselskapet når du bestiller frakten.
6. Rapporter og betal merverdiavgift etter hvert kvartal
Du skal rapportere og betale merverdiavgiften du har oppkrevd hvert kvartal. Fristen er den 20. i måneden etter kvartalets utløp.
- 20. januar
- 20. april
- 20. juli
- 20. oktober
Hvis kunden blir fakturert merverdiavgift to ganger, må du refundere og korrigere
Hvis du ikke oppgir VOEC-nummeret digitalt etter 1. januar 2024, kan kunden din bli belastet med merverdiavgift en gang til når varen passerer grensen.
Da er du ansvarlig for å korrigere og refundere merverdiavgiften kunden betalte ved salget. Det er også ditt ansvar å dokumentere at merverdiavgiften er tilbakebetalt, og du kan da trekke fra beløpet du refunderer i neste kvartalsrapport.
Du må også innhente dokumentasjon fra kunden på at de har betalt merverdiavgift en gang til da varen passerte grensen.
