Spørsmål og svar - Standardformat regnskap

SAF-T er et standardformat for utveksling av regnskapsmateriale. Standarden er utarbeidet i fellesskap av næringslivet, regnskapsbransjen og Skatteetaten, etter anbefaling fra OECD. Standarden angir hvilke regnskapsdata som skal utveksles og strukturen på dataene.

For bokføringspliktige blir det lettere å oversende regnskapsdata til offentlige myndigheter. Det vil også bli lettere å utføre interne kontroller i bedriftene, analysere data i spesialiserte systemer og dele data med andre. I tillegg blir det lettere å bytte regnskapssystem og å integrere ulike systemer. For Skatteetaten betyr den nye måten å innhente regnskapsdata på mer effektive kontroller og kortere saksbehandlingstid, gjennom automatisering og færre manuelle prosesser.

Kravet omfatter alle bokføringspliktige som benytter elektroniske regnskapssystem i bokføringen. Virksomheter med mindre enn 5 millioner kroner i omsetning  er unntatt fra kravet. Men dersom disse virksomhetene likevel har bokførte opplysninger elektronisk tilgjengelig, blir de omfattet av kravet.

Det er systemleverandørene som må tilpasse sine regnskapssystemer, slik at systemene kan levere den nye standarden på forespørsel. Bokføringspliktige som har færre enn 600 bilag i året og som bokfører i tekstbehandlings- eller regnearkprogrammer, er ikke omfattet av kravet da slike system regnes som manuelle løsninger og ikke som et elektronisk regnskapssystem, jf. NBS 6 punkt 4.

Nei, regnskapsopplysninger i dette formatet erstatter ikke rapportering av ligningsdata, men skal kunne oversendes til skattekontoret i forbindelse med bokettersyn etter forespørsel fra skatterevisor.

Standarden blir pliktig å følge fra bokføringsperiode som begynner 1. januar 2020 eller senere. Før dette tidspunkt vil rapportering på SAF-T formatet være frivillig.

Det er ikke en overgangsordning på samme måte som for kassasystemer.

Det blir ikke krav om gjengivelse av transaksjoner tilbake i tid. Regnskapssystemene vil høyst sannsynlig kunne generere SAF-T-filer for tidligere perioder hvis dataene ligger i samme database og i samme format som transaksjoner etter 1. januar 2020.

Dersom regnskapssystemet skal benyttes til å produsere filer på SAF-T format, er dette noe systemleverandørene må ivareta ved utviklingen av sine regnskapssystemer. Norske leverandører av regnskapssystemer har vært med i dialog fra høsten 2015 og noen av dem var også med på å utvikle selve standarden.

Imidlertid kan det være avvikende kontobruk eller avvikende mvakodebruk som medfører at regnskapsfører eller den bokføringspliktige selv må påse at mappingen blir fullstendig.

Den første versjonen av standarden ble klar i mars 2016 og er publisert på skatteetaten.no. Denne første versjonen er begrenset til kontospesifikasjon (hovedbok), og leverandør- og kundespesifikasjon (reskontro). Nødvendige faste data er også med.

Så lenge virksomheten oppbevarer regnskapet elektronisk, vil den være pliktig til å gjengi bokførte opplysninger i SAF-T format. Det betyr at banker er underlagt bruk av formatet på samme måte som andre bokføringspliktige virksomheter. Også offentlige virksomheter omfattes av kravet dersom de kan defineres som bokføringspliktige.

Den første versjonen av standarden har ikke felter for konsernregnskap. Det vil komme i senere versjoner.

Ja, i september 2016 ble det åpnet for at systemleverandører kan teste sine løsninger. Skatteetaten anbefaler alle systemleverandører å teste.

Opplastningen via Altinn vil være hovedmåten for bokføringspliktige å levere SAF-T-filen på. For de som har store filer på over 200 MB (opp til 2 GB i zip-filer) kan du ta kontakt med ansvarlig saksbehandler.

De detaljerte kravene til kontospesifikasjon og kunde- og leverandørspesifikasjoner fremgår av bokføringsforskriften § 3-1 første ledd nr 2, 3 og 4. Herunder skal alle poster inngå i spesifikasjonene i ordnet rekkefølge, med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning. Kontospesifikasjon og kunde- og leverandørspesifikasjoner er omfattet av kravet til SAF-T. Det er tillatt å bruke totaler i kontospesifikasjonen dersom transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner fremkommer enkeltvis og oppsummert i underliggende spesifikasjon, og er kontrollerbare mot totalene, jf. bokføringsforskriften § 3-1 femte ledd. Dette gjelder likevel ikke poster i kunde- og leverandørspesifikasjoner.

Dersom bokførte opplysninger oppbevares i et forsystem, blir forsystemet en del av regnskapssystemet, og de bokførte opplysningene i forsystemet må holdes elektronisk tilgjengelig i 3,5 år etter regnskapsårets slutt. Et eksempel kan være at kundespesifikasjonen føres i faktureringssystemet, mens kontoen for kundefordringer i kontospesifikasjonen kun viser aggregerte tall (pr. mnd, ajourholdssperiode e.l.). Dokumentasjonsdato, dokumentasjonshenvisning, kundekode, beløp mv. for hver enkelt transaksjon finnes i slike tilfeller kun i faktureringssystemet som utgjør en underspesifikasjon til kontospesifikasjonen.

Underspesifikasjoner anses som en del av kontospesifikasjonen, og omfattes av kravet til SAF-T. Kunde- og leverandørspesifikasjoner som føres i et forsystem omfattes av kravet til SAF-T.

Bokføringsforskriften § 7-8 og kravet til å overføre sine bokførte opplysninger i SAF-T formatet kommer kun til anvendelse i en kontrollsituasjon. Angivelse av kundens navn, og adresse eller organisasjonsnummer er pliktig informasjon ved utarbeidelse av salgsdokumenter, jf. bokføringsforskriften §§ 5-1-1, jf. 5-1-2. I kundespesifikasjonen skal kundens kode og navn fremgå, jf. bokføringsforskriften § 3-1 første ledd nr. 3. Det vil si at SAF-T filen kan inneholde personopplysninger.

Skatteetaten behandler personopplysninger i forbindelse med gjennomføringen av lovpålagte oppgaver. Ved slik behandling er det rettslige grunnlaget forankret i Skatteetatens særlover, eksempelvis skatteforvaltningsloven § 10-2. Forordningens krav til behandlingsgrunnlag er dermed oppfylt.

Ved innsending av regnskapsopplysninger gjennom bruk av SAF-T er det stilt krav om entydig identifisering av de skattepliktige gjennom bruk av organisasjonsnummer, fødselsnummer, d-nummer eller annen tilgjengelig unik identifikator. Bruk av unik identifikator er nødvendig for å sikre korrekt kobling mellom innrapporterte opplysninger og den skattepliktige. Bruk av unik identifikator understøtter grunnleggende personvernhensyn, bidrar til økt datakvalitet og legger for øvrig til rette for en effektiv offentlig forvaltning.

For finansvirksomhet, forsikringsselskaper og pensjonsforetak som er underlagt konsesjonsplikt hos Finanstilsynet og som benytter særreglene i bokføringsforskriften §§ 8-13 og 8-14, kan kunde- og leverandørtransaksjoner som er knyttet til et kontoforhold fremkomme som totaler per regnskapsperiode i kontospesifikasjonen. Dvs. at det ikke er krav om at SAF-T filen skal inneholde hver enkelt transaksjon fra fagsystemet. Ved en eventuell kontroll vil kunde- og leverandørtransaksjoner knyttet til kontoforhold, måtte dokumenteres på annet vis etter avtale med Skatteetaten. Se side 28 i SAF-T dokumentasjonen.

Ordinære kunde- og leverandørtransaksjoner, som ikke er knyttet til kontoforhold for finansvirksomhetenes kjernevirksomhet, er ikke omfattet av unntaket og må inkluderes i SAF-T filen. Dette gjelder selv om ordinære kunde- og leverandørtransaksjoner er lagt inn i samme fagsystem som kunde- og leverandørtransaksjoner tilknyttet kontoforhold.

Plikten til å kunne gjengi elektronisk bokførte opplysninger i standardisert fra 1. januar 2020 fremgår av bokføringsforskriften § 7-8 og Skattedirektoratets standard for innhold og format ved gjengivelse av elektronisk bokførte opplysninger av 23. mars 2018 og er direkte knyttet til bokføringsplikten.

Bokføringsplikten følger av bokføringsloven § 2 første og annet ledd:

Enhver som har regnskapsplikt etter lov 17. juli 1998 nr. 56 om årsregnskap m.v. har bokføringsplikt etter denne loven.

Enhver som driver virksomhet og har plikt til å levere skattemelding for formues- og inntektsskatt mv. etter skatteforvaltningsloven § 8-2, har bokføringsplikt etter denne loven for den virksomhet som drives. Det samme gjelder enhver som har plikt til å levere skattemelding for merverdiavgift etter skatteforvaltningsloven § 8-3. Dette gjelder likevel ikke tilbydere av elektroniske tjenester som leverer skattemelding for merverdiavgift som nevnt i skatteforvaltningsloven § 8-3 første ledd bokstav e, og som er bokføringspliktig utelukkende på grunnlag av plikten til å levere skattemelding etter bestemmelsen her.

Skattepliktige NUF/filialer har regnskapsplikt etter regnskapsloven § 1-2 første ledd nr 13, og har dermed bokføringsplikt etter bokføringsloven § 2 første ledd. Ikke skattepliktige NUF/filialer kan likevel få bokføringsplikt dersom de er registrert i Merverdiavgiftsregistreret, jf. bokføringsloven § 2 annet ledd.

Det er ingen særskilte unntak for utenlandske filialer i forhold til kravet til SAF-T. Kravet gjelder imidlertid kun den bokføringspliktige enheten, dvs. den norske filialen.

Strukturen <CompanyStructure> som skal benyttes til utfylling av kunde- og leverandøropplysninger inneholder obligatoriske felter for <PostalCode> og <City>.

Dersom disse opplysningene ikke er tilgjengelig for kundene og leverandørene som inngår i kunde- og leverandørspesifikasjonene (reskontroene), er det tillatt å bruke "NotAvailable" eller kortformene "NA" eller "N/A" i disse feltene, uten søknad og godkjenning fra Skatteetaten som beskrevet på side 30 i den generelle dokumentasjonen.

Det presiseres imidlertid at dersom adressene er registrerert i systemet, så skal disse medtas i SAF-T filen. Det er verdt å merke seg at feltene for adresseopplysninger ikke må stå tomme, da dette vil medføre at filen ikke validerer ved innsending i Altinn.

 

Spørsmål/svar nr. 17 omhandler kravet til SAF-T for finansvirksomhet, forsikringsselskaper og pensjonsforetak. Det fremgår her det er virksomhet som er underlagt konsesjonsplikt av Finanstilsynet og som benytter særreglene i bokføringsforskriften delkapittel 8-13 og 8-14, som kan benytte seg av unntaket som fremkommer på side 28 i  SAF-T Dokumentasjonen. Internbanker som ikke er underlagt konsesjonsplikt faller utenfor virkeområdet for bokføringsforskriften delkapittel 8-13, og kan dermed ikke benytte seg av unntaket. Dette standpunktet er stadfestet av Finansdepartementet.

For de fleste bransjer hvor det kun benyttes noen få forskjellige prosentsatser ved beregning av forholdsmessig fradrag for mva, vil bruk av <BaseRate> løse denne problemstillingen. Det er imidlertid slik at enkelte bransjer, slik som eiendomsutvikling, ofte benytter et stort antall forskjellige prosentsatser gjennom året, hvilket medfører at <BaseRate> er lite egnet å benytte til dette formålet. SAF-T eksporten skal gjenspeile regnskapet, og det er ikke meningen at foretakene skal konstruere løsninger for å tilpasse seg en SAF-T eksport. Regnskapet skrives til SAF-T-filen slik forholdsmessig fradrag er behandlet i regnskapet. Det forutsettes at den metoden som benyttes i det enkelte foretak for registrering av forholdsmessig fradrag for mva i regnskapet, tilfredsstiller gjeldende lovkrav.