Personallisten skal angi den bokføringspliktiges navn og organisasjonsnummer og gi en oversikt over personer som arbeider i virksomheten, herunder også ulønnet og innleid personale, jf. bokføringsforskriften § 8-5-6 første og annet ledd. Personallisten skal for hver arbeidsdag angi tidspunktet for arbeidsdagens begynnelse og slutt, og føres i umiddelbar tilknytning til at arbeidet påbegynnes og avsluttes, jf.§ 8-5-6 tredje ledd.

Den bokføringpliktige kan velge mellom manuell og elektronisk føring av personalliste.   Hvis listen føres manuelt, skal det benyttes en innbundet bok der sidene er forhåndsnummererte. En slik bok tilbys gratis fra Skatteetaten og kan bestilles. Personalliste som føres elektronisk skal umiddelbart kunne skrives ut på papir, jf. § 8-5-6 femte ledd.

1. Manuell føring av personalliste

Boken skal føres fortløpende, linje for linje

Personallisten skal benyttes som grunnlag for å kontrollere tilstedeværende personale opp mot registreringene i personallisten. Boken må derfor føres slik at den på en enkel måte gir oversikt over de ansatte som er på jobb de enkelte dagene. De ansatte må da føre seg inn på første ledige linje i personallisten, slik at alle registreringer foreligger i kronologisk orden. Det følger av dette at det ikke er anledning til å hoppe over sider i boken, eller opprette egne sider for hver enkelt ansatt. Kravet om at personallisten skal føres i umiddelbar tilknytning til arbeidsdagens begynnelse og slutt, medfører at det ikke er anledning til å forhåndsutfylle eller etterutfylle opplysningene i boken. Føringer i boken må foretas med penn.

Det skal foreligge en bok på hver lokasjon

Dersom det drives virksomhet fra forskjellige lokasjoner, skal det foreligge en personalliste på hver lokasjon. Dette gjør det enkelt å kontrollere de tilstedeværende opp mot registreringen i personallisten. Hvis all virksomhet drives fra samme sted, skal det som hovedregel benyttes kun én personalliste. Se imidlertid punkt 3 om anledning til å kombinere manuell føring av bok med elektronisk løsning.

2. Elektronisk ført personalliste

Hva menes med elektronisk ført personalliste?

Med elektronisk personalliste menes en liste som tilfredsstiller kravene til innhold i bokføringsforskriften, jf. omtale innledningsvis, og som gir en samlet oversikt over de som arbeider i virksomheten basert på opplysninger som er registrert i et elektronisk system. Løse stemplingskort anses ikke som en elektronisk løsning, og tilfredsstiller heller ikke kravet til manuell løsning. Det må benyttes et betryggende system for føring av personalliste, slik at opplysningene i listen ikke enkelt kan endres. Av den grunn kan det ikke benyttes tekstbehandlings- og regnearkprogrammer hvor det er mulig å endre eller slette direkte i de registrerte opplysningene.

Krav til utskrift av personalliste

Elektronisk personalliste skal umiddelbart kunne skrives ut på papir, jf. bokføringsforskriften § 8-5-6 femte ledd. I kontrollsammenheng aksepteres det likevel at den bokføringspliktige kan presentere listen på skjerm ("utskrift til skjerm"). Dersom denne løsningen velges må personallisten kunne overføres elektronisk til kontrolløren, for eksempel til en e-postadresse eller en minnepenn. Skattedirektoratet legger til grunn at systemet må være innrettet slik at den listen som skrives ut på papir eller til skjerm må være en fullstendig personalliste i datoorden, samt at listen må inneholde alle påkrevde opplysninger i bokføringsforskriften § 8-5-6. Systemløsninger som baserer seg på at man må søke på personer enkeltvis for å kunne ta utskrift er derfor ikke tilfredsstillende.

Avsnittet over er endret 13. september 2018:
Presisering av hva som kreves når listen presenteres på skjerm.

Det legges også til grunn at det ikke er noe i veien for at utskriften inneholder flere opplysninger enn det som kreves etter § 8-5-6, så fremt de påkrevde opplysningene i personallisten kan presenteres på en oversiktlig måte. Et eksempel på slike meropplysninger kan være fordeling av medgått tid på oppdrag, eller at utskriften viser personale som ikke er til stede den aktuelle dagen. Avgjørende for at slike system kan godtas er at tidspunktet for arbeidsdagens begynnelse og slutt kan skilles fra andre registreringer på en klar og entydig måte, slik at det går klart frem hvem som er på jobb til enhver tid. Dette er særlig viktig i virksomheter som har mange ansatte.

Dersom den bokføringspliktige også driver virksomhet som ikke omfattes av kravet til personalliste, og alle ansatte benytter samme tidsregistreringssystem, må utskriften av personallisten være innrettet slik at de som arbeider i virksomhet som er omfattet av kravet til å føre personalliste, presenteres adskilt fra det øvrige personalet.

3. Kombinasjon av systemer

Skattedirektoratet legger til grunn at det er anledning til å kombinere personalliste med andre systemløsninger, f.eks. systemene for dokumentasjon av medgått tid, jf. bokføringsforskriften § 5-14 og timebestilling, jf. § 5-15. Systemet må da være tilpasset slik at det tilfredsstiller alle krav som stilles til en personalliste, jf. omtale innledningsvis. Se også punktet ovenfor om krav til utskrift av personalliste.

Det er også tillatt å kombinere manuell føring av bok og et elektronisk tidsregistreringssystem. Et eksempel hvor dette kan være praktisk kan være et verksted som benytter et elektronisk system for å dokumentere medgått tid, hvor systemet også er tilpasset kravene til personalliste. De som arbeider på selve verkstedet og som skal dokumentere medgått tid, benytter dette systemet, mens annet personale, f.eks. de som jobber i kundemottaket, benytter en innbundet bok. Et annet eksempel kan være at det benyttes et elektronisk tidsregistreringssystem for de fast ansatte, mens det benyttes en innbundet bok for tilfeldig arbeidskraft, f.eks. for skoleelever som er utplassert i virksomheten.